Automatización de procesos: todo lo que debes saber para aplicarla

Por David Zarate

Hoy en día, la automatización es una herramienta que puede ayudar a los especialistas de marketing a hacer su trabajo de manera más eficiente.

De hecho, 75% de los especialistas en marketing afirman utilizar al menos un tipo de herramienta de automatización de marketing. Y en los próximos años, 21% de los líderes de marketing ya planean usar una plataforma de automatización de marketing.

Este crecimiento tan acelerado es totalmente comprensible, pues cuando se utiliza la automatización de procesos comerciales, se pueden dejar un poco de lado las tareas rutinarias y manuales y tener más tiempo para las actividades creativas o de alto nivel.  

A continuación, te hablaremos acerca de todo lo que necesitas saber sobre la automatización empresarial. Esto abarca desde su concepto básico hasta sus principales beneficios y algunos ejemplos de cómo usarla y las herramientas óptimas para implementarla.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos de negocio se da cuando una empresa utiliza tecnología para completar tareas manuales en el día a día. Entre sus ventajas, logra procesos comerciales rentables, eficientes y aumenta el nivel de productividad de los empleados para tareas más complejas. 

La automatización de procesos es muy útil para diferentes departamentos dentro de tu empresa, como marketing, recursos humanos, ventas y servicio al cliente.

Por ejemplo, los chatbots son una herramienta de automatización de procesos de negocio para el área de marketing. Y de este mismo modo, puedes automatizar la gestión de contratos de ventas.

Son muchas las tareas que puedes automatizar, siempre y cuando su proceso sea repetitivo. Además, necesita estar libre de errores humanos y requiere consistencia para que la automatización pueda efectuarse con éxito. Pero te hablaremos de esto más adelante. Ahora concentrémonos en por qué es importante que la uses. 

6 beneficios de la automatización de procesos comerciales

La automatización de procesos comerciales puede ayudar a mejorar las relaciones con los clientes, crear paneles de informes y estandarizar tus procesos. Y esto tiene como consecuencia positiva los siguientes beneficios.

1. Ahorra tiempo

Todas las tareas dentro de una empresa son importantes y no pueden omitirse. Sin embargo, no todas tienen que ser forzosamente realizadas por un humano.

La automatización de procesos de negocio ahorra el tiempo de tus empleados para completar tareas menores o rutinarias; por ejemplo, el ingreso de contactos a una base de datos.

Con esta herramienta, las tareas que antes les tomaban gran parte de su día laboral, se ejecutan por automático para que puedan concentrarse en actividades más relevantes o importantes para su área.

2. Reduce el error humano

Es común que al hablar las personas puedan confundir palabras. Incluso al dar un número telefónico, se pueden mezclar los dígitos y dar un dato erróneo. Esto es completamente normal, somos humanos. No obstante, si estos errores ocurren en el momento de dar un número de guía de envío o de factura, pueden causar grandes problemas a una empresa.

Con la automatización de procesos no tienes que preocuparte por estos errores humanos. Puedes procesar toda tu documentación, transferir datos y recopilar firmas de forma inmediata.

Además, las herramientas también pueden enviar recordatorios en caso de que tus empleados olviden completar alguna tarea.

3. Hace feliz a los empleados

Si les preguntas a algunos empleados en tu empresa cuáles son las tareas que más odian hacer, seguramente te mencionarán aquellas manuales o rutinarias que les llevan más tiempo del que ellos quisieran. A las personas no les gustan los trabajos rutinarios por más necesarios que sean. 

Con la automatización de procesos tus empleados podrán olvidarse de estas actividades y ellos te lo agradecerán. Si deseas colaboradores más felices y productivos, esta es la herramienta ideal a implementar.

4. Agiliza la información

La automatización de procesos agiliza todos tus datos y tareas. Por ejemplo, al ocupar un software de esta índole puedes tener acceso a un proceso documentado e integral y tu equipo puede tener disponible los pasos para un proyecto en específico.  

5. Mejora la satisfacción del cliente

Cuando gozas de procesos automatizados, por consecuencia tus campañas de marketing son más exitosas y responden a las necesidades de tus clientes de forma más rápida y ágil.

Y cuando las expectativas de los clientes son superadas, ellos son felices. Las herramientas de automatización de procesos te ayuda a cumplir hasta con los estándares más altos de exigencias.  

6. Promueve el cumplimiento

Muchos procesos de una campaña de marketing deben ser integrales y compatibles. Es decir, tus correos electrónicos deben seguir las normas del GDPR o la CAN-SPAM.

Con las herramientas de automatización de procesos comerciales garantizas que tus campañas cumplan con los requisitos necesarios y actualizados. Puedes configurar sistemas que verifiquen este cumplimiento, por lo que solo tienes que implementar la información una vez.

Ahora que ya comprendes los beneficios de la automatización de procesos, destacaremos las formas principales en que puedes utilizarla en tu negocio.  

Ejemplos de automatización de procesos de negocio

La automatización de procesos comerciales puede utilizarse en varios departamentos, como marketing, servicio al cliente, recursos humanos y ventas. Analicemos un poco más con algunos ejemplos de cada categoría.

1. Gestión de proyectos

Seguro que como especialista en marketing una de tus grandes labores es administrar varias campañas y proyectos de forma simultánea. Con la automatización de procesos puedes digitalizar tus flujos de trabajo y automatizar toda la parte logísitca de una campaña.

Por ejemplo, las herramientas de administración de tareas pueden indicarte quién está haciendo qué y cuándo debe hacerlo.  

Cuando un empleado termina con una tarea, el sistema puede notificar de forma automática a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo para que empiece a trabajar en la parte que le corresponde.

Además, los gerentes pueden ver paneles sobre los empleados para verificar qué y cómo lo están haciendo. Si alguien se retrasa con una fecha límite, los superiores son notificados instantáneamente para hacer algo al respecto.

2. Servicio al cliente

El servicio al cliente es uno de los departamentos con mayores oportunidades para automatizar procesos. Aquí, tu equipo comercial puede automatizar respuestas a correos electrónicos o chatbots si se detectan ciertas palabras clave.

Además, si existe una lista de preguntas frecuentes, se pueden crear respuestas automáticas en chatbots de redes sociales o sitio web.

Otra herramienta de automatización puede ser el análisis, clasificación o asignación de tickets de soporte al departamento y miembro de equipo adecuado.

3. Redes sociales

Publicar todo el día en diversas redes sociales y de forma simultánea puede llegar a ser una tarea muy agotadora. Además, toma más tiempo del que desearías.

Con las herramientas de automatización de redes sociales puedes programar publicaciones con anticipación. Así puedes olvidarte de cargar manualmente tus contenidos todos los días.

Otro recurso de automatización es la curación de contenido para agilizar el proceso de tu idea.  

4. Aprobaciones

Si tu empresa requiere pedidos de cualquier tipo (como la mayoría de las compañías), el software de automatización de procesos activa el proceso de aprobación.

Sabemos que administrar las solicitudes que llegan al día puede ser complejo. Afortunadamente, con un recurso de automatización no es necesario localizar a cinco miembros del equipo para obtener una aprobación. Puedes enviar notificaciones a cada colaborador para que lo hagan donde se encuentren.

5. Incorporación

Si bien este proceso es de baja categoría, hay documentación que debe firmarse, completarse o recopilar.

Con las herramientas de automatización de procesos tu equipo de recursos humanos y de contratación no necesitan administrar estas labores de forma manual. Pueden enviar estas solicitudes en línea y mirar el software para comprobar qué se ha completo y qué no.

6. Gestión de la relación con el cliente

En el departamento de marketing la gestión de la relaciones con los clientes es una de las actividades más importantes. Seguramente no deseas enviar el mismo correo electrónico a un cliente potencial dos veces. Por ello, con un software como HubSpot puedes ver el compromiso de tu contacto con tu empresa en un solo lugar.

Además, estos programas de administración te ayudan a nutrir clientes potenciales y flujos de trabajo. También identificar cuándo un cliente potencial pasa de un lead calificado por marketinga un lead calificado por ventas, a través del lead scoring.

7. Ventas

Una tarea fundamental para los representantes de ventas es la creación y seguimiento de facturas. Con un software de automatización de procesos, estas tareas pueden configurarse para ahorrar más tiempo.

De igual forma, con Sales Hub de HubSpot puedes administrar contratos, crear secuencias de correo electrónico y automatizar tareas diarias.

Una vez que hayas decidido qué quieres automatizar puedes comenzar a buscar las mejores herramientas. A continuación listamos las más útiles.

11 herramientas de automatización de procesos de negocio

Decidir qué herramientas de automatización requieres depende del proceso que deseas automatizar. Antes de comprar un nuevo software debes comprender las tareas involucradas en tu proceso a automatizar, tener un objetivo claro y asegurarte de tener tiempo para capacitar a los empleados y se familiaricen con la nueva herramienta.

De igual forma, tendrás que asignar a un líder de equipo que sea el responsable de ayudar a tu equipo durante este periodo de ajuste. Es importante que no te limites a comprar un software nuevo y dejar que tu equipo decida cómo implementarlo. Es necesario que exista un plan sobre cómo se utilizará y quién será el responsable de asignar ciertas tareas.

Una vez mencionado esto, te mostramos algunas herramientas de automatización que pueden ser muy útiles para tu equipo:

1. HubSpot Marketing Hub 

Con la herramienta de marketing de HubSpot puedes crear contenido más relevante para atraer la atención de tus prospectos, convertirlos y crear informes analíticos para personalizar próximas campañas. 

Entre las tareas que puedes monitorizar se encuentran: 

• Gestión de redes sociales: monitoriza y da prioridad a interacciones con tus usuarios. Publica los contenidos de tus campañas de marketing en diversas redes sociales de manera simultánea. 
• Gestión y monitorización de anuncios: puedes gestionar tus anuncios en varias redes sociales y Google desde HubSpot y detectar cuáles son los prospectos con mayor probabilidad de convertirse en clientes. 
• Chat en directo: tal como lo mencionamos, puedes automatizar las conversaciones con tus visitantes en redes sociales y sitio web y responder a sus preguntas más frecuentes de forma inmediata. Además, la herramienta califica y prioriza a los leads para concentrarte en las conversaciones más relevantes. 

Esta es una excelente herramienta para que tu equipo de marketing pueda concentrarse en labores más importantes y dejar que las tareas manuales se automaticen y no pierdan el control. 

2. HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales de HubSpot es la herramienta que la mayoría de los representantes de ventas ama por su facilidad de uso y múltiples herramientas de automatización. Con este software los vendedores pueden concentrarse en tareas importantes, como vender, y dejar de lado las actividades manuales que consumen más de la mitad de su tiempo laboral. 

Con esta herramienta el equipo comercial puede iniciar conversaciones, reforzarlas y gestionar el pipeline; todo desde el lugar en el que se encuentren. Entre las tareas que pueden automatizarse se encuentran: 

• Seguimiento de correos electrónicos: conoce el momento exacto en que un lead abre tu mensaje para darle un seguimiento preciso. 
• Seguimiento y grabación de llamadas: la herramienta te permite priorizar las llamadas de ventas más importantes del día, grabarlas y registrarlas automáticamente en el CRM. 

Una gran ventaja es que este software puede escalar según las necesidades de tu equipo, para siempre dar el sostén necesario que tu área comercial necesita. 

3. HubSpot Service Hub

 Esta herramienta de automatización te permite ampliar la capacidad de tu área de asistencia al cliente: mejora la asistencia, unifica a tus equipos y canales y potencia el servicio activo. 

Entre las funciones de automatización principales podrás encontrar: 

• Automatización de tickets y centro de ayuda: tu equipo no tendrá que dedicar más tiempo a la interminable introducción de datos. De esta forma tendrá más tiempo para brindar ayuda a los clientes. Además, con la automatización de tickets puedes dar prioridad a los problemas que deben atenderse con mayor urgencia. 
• Chat en directo: el chatbot dentro de tu sitio web no solo te ayuda a generar oportunidades de ventas. También es una fuente de soporte en tiempo real para apoyar a tus clientes y usuarios en el que momento en que lo necesiten. 

Si bien los empleados no pueden estar disponibles las 24 horas del día, los clientes sí requieren atención y soporte a cualquier hora y día. Dáselos con este software de automatización y aumenta la satisfacción del cliente. 

4. MailChimp 

Entre todas las funciones de MailChimp su herramienta de automatización te permite enviar mensajes a tus clientes en función de quiénes son y la forma en que interactúan con tu negocio. De esta forma, podrás dar prioridad a aquellos que tienen más posibilidad de convertirse o hasta fidelizarse. 

Entre las tareas principales a automatizar se encuentran: 

• Customer journey
• Mensajes con base en comportamientos 
• Correos electrónicos transaccionales
• RSS al correo electrónico

También, a través de sus análisis de datos, el sistema te notifica sobre cuál puede ser el mejor momento para contactar a un prospecto y cuál es mejor mensaje para él o ella. 

5. Constant Contact

Con esta herramienta de automatización podrás recopilar clientes potenciales y mantenerte en contacto con ellos. De esta manera, tu relación se refuerza y puedes asegurar tu presencia justo en el momento en que lo necesitan.

Para Constant Contact no importa el tamaño de tu empresa, pues todas sus funciones puedan ayudar a tu organización a desarrollar un email marketing estratégico. 

6. Hootsuite

Hootsuite es una grandiosa plataforma para administrar y automatizar diversas tareas de marketing. Cuenta con funciones para crear y programar publicaciones en redes sociales, gestionar todos tus canales para supervisar tus publicaciones y mensajes. También puedes planificar tus campañas futuras. Entre otros beneficios, puedes interactuar con usuarios desde diferentes redes en una misma columna.

7. Buffer

Buffer es una herramienta que además de automatizar tareas también te permite hacer un análisis de tu audiencia para conocer el contenido que tiene más éxito e interacción.

Con su función de automatización puedes planificar, colaborar y publicar todo tu contenido en diversos canales y redes sociales.

De igual forma, recibe recordatorios de planificación de publicaciones, y en caso de tener que hacer una publicación de forma nativa, la plataforma te notificará con tiempo.

8. Salesforce 

Salesforce cuenta con una herramienta de automatización de marketing en conjunto con Pardot, donde tanto tu sector publicitario como el comercial pueden trabajar en equipo para manejar de forma óptima las interacciones de tus leads y gestionar campañas centralizadas con un mismo enfoque.

Gracias a sus funciones de automatización tu negocio puede:

• Generar leads de alta calidad
• Crear correos electrónicos personalizados y dirigirlos
• Acelerar el proceso de ventas
• Seguir a los mejores leads
• Calcular el rendimiento de tu inversión de marketing

9. Basecamp

Al utilizar la herramienta de automatización de Basecamp empezarás a notar cómo tu negocio se organiza en una misma plataforma. Sin embargo, cada proyecto podrá estar dividido y contendrá todo lo necesario para funcionar, por ejemplo: colaboradores, responsables, archivos, fechas, entre otros.

Dentro de su plataforma podrás tener el control de tu calendario, mensajes, lista de actividades por hacer, documentos y chats internos.

10. Asana 

Asana es una plataforma de automatización y gestión de procesos integral que te ayuda a integrar toda tu empresa en un solo lugar: desde la planificación y seguimiento de tus campañas de marketing, la creación de procesos personalizadas ajustados a las necesidades de tu negocio hasta el cierre de ventas más oportuno.

Además, como un complemento para mejorar la productividad de tus equipos, Asana cuenta con funciones muy sencillas de usar donde puedes mantener una lista de pendientes y plantillas para ahorrar tiempo.

11. Monday.com

Si lo que buscas es una herramienta para mejorar la productividad en todos los departamentos de tu empresa, Monday.com es la opción ideal. 

Con sus herramienta de automatización podrás mantener el control de:

• Gestión de proyectos
• Campañas de marketing
• Flujos de trabajo
• Trabajo remoto
• Optimización de solicitudes
• Operaciones de TI
• Estructura de procesos de Recursos Humanos

Además, con el uso de plantillas podrás configurar cada uno de tus proyectos de la manera en que más le convenga a tus departamentos. Y como un beneficio mayor, tiene integraciones con diferentes herramienta como Google Drive, Dropbox, Slack, Zoom, Gmail, entre otras.

En conclusión: la automatización de procesos de negocio te facilitará la vida. Puedes completar tareas recurrentes que deben estar libres de errores humanos. Además, liberará tiempo para actividades importantes de alto nivel y ayudará a que tu empresa crezca de forma más sostenible.

Fuente: https://blog.hubspot.es/sales/automatizacion-procesos-empresa?