Sistemas de información en las empresas: importancia, tipos y tips para tu negocio

por Daniella Terreros

Un negocio maneja grandes volúmenes de información de todo tipo, y si esta no se gestiona la empresa estará perdiendo competitividad. De ahí la importancia de que cuentes con sistemas de información que permitan el control, visibilidad, orden, disposición y vinculación de todo ese movimiento de datos.

Sin importar el tamaño o el nivel de operación, siempre será necesario implementar diferentes sistemas de información en las empresas. La transformación digital ha contribuido a contar cada vez con más y mejores programas o plataformas que ayudan a los negocios a ser más eficientes, realizar tareas más rápido, tener procesos óptimos y una mayor visualización de las operaciones.

Los datos que una empresa genera, entre sus áreas o por ciertos procesos, se van integrando en un sistema que vincula la información. Así las personas dentro de esa organización tienen en una sola plataforma datos de alto valor para su actividad, que pueden revisar en tiempo real o en cualquier momento que lo necesiten.

Estos sistemas realizan una serie de acciones, principalmente de captación y recolección de datos, almacenamiento, manejo y análisis, así como diseminación de datos.

La importancia de los sistemas de información en las empresas

El avance tecnológico ha dado un nuevo rostro a los sistemas de información en las empresas, ya que cada vez son más intuitivos, con mayor capacidad para contener datos, gestionarlos e interpretarlos. Es así que se han vuelto plataformas imprescindibles dentro de las organizaciones.

Actualmente hay una relación directa entre los resultados exitosos de una compañía y el uso de sistemas de información. Sin embargo, no se trata de que un negocio se llene de sistemas y software, sino de que haya un análisis de las necesidades de la empresa y de la operación que tiene, y decidir una implementación estratégica de estas plataformas para que realmente contribuyan a cumplir los objetivos de una empresa.

Entre las ventajas de los sistemas de información para empresas destacan:

• Integración: la integración y centralización de información representan una gran ventaja para tu empresa, en tanto que permiten una vinculación efectiva entre sus áreas. Así podrán hacer una mejor planeación y operar como un bloque sólido.
• Tiempo: muchos procesos y tareas se automatizan por lo que los colaboradores tienen más tiempo de operar en otras actividades.
• Procesos: una organización también obtendrá beneficios al optimizar sus procesos, disminuir errores, tener diagnósticos de problemas y ser eficiente integralmente gracias a la concentración de información valiosa.
• Gestión: estos sistemas son importantes porque brindan un mayor control de procesos, operaciones y actividades, lo cual permite una mejoría constante. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se traduce en ganancias para una empresa.
• Disponibilidad: tener la información disponible y acceso a grandes volúmenes de datos ayuda a la estrategia, planificación y operación efectiva dentro de un negocio.
• Costos: cuando tienes ese nivel de información disponible, procesos eficientes, mayor control, colaboradores enfocados en actividades que son más rentables para la empresa y que no pierden tiempo en procesos repetitivos o mecánicos, el resultado es ahorro en costos administrativos, de recursos humanos y operativos.
• Seguridad: la evolución de los sistemas de información en las empresas ha llegado a un nivel tal que garantizan la seguridad de los datos.

10 características generales de los sistemas de información en las empresas

Existen muchos tipos de sistemas de información para empresas, pero en general comparten ciertas características que los definen, ya que la esencia de estas plataformas o software es que tengan la capacidad para integrar datos, ordenarlos, vincularlos y hacerlos visibles.

Estas son las 10 características más relevantes de los sistemas de información empresarial:

1. Escalabilidad: adaptan su funcionamiento a la operación específica de un negocio y pueden ir escalando conforme las empresas se hagan más complejas.
2. Administración: hacen una gestión de los datos acumulada para tener un orden de la información y ponerla a la mano de los colaboradores.
3. Automatización de procesos: los procesos internos de un negocio pueden ser automatizados de forma integral mediante estos sistemas, con el fin de realizar algunas actividades o para ciertas áreas o departamentos.
4. Centralización: integra y unifica la información de una compañía para facilitar el uso y vinculación de los datos entre áreas.
5. Flexibilidad: son sistemas que alojan todo tipo de empresas, con herramientas o apartados versátiles enfocados en optimizar ciertos aspectos de un negocio, como la administración, recursos humanos, contabilidad, ventas, etc.
6. Especificidad: generalmente suelen centrarse en una solución específica para las empresas. Se concentran en una actividad dentro de la estructura de la organización.
7. Uso intuitivo: son fáciles de usar, ya que están diseñados y configurados para facilitar las tareas, así que se implementan de forma muy sencilla y los colaboradores aprenden rápidamente a utilizarlos.
8. Visibilidad: estos sistemas están visibles en una empresa, ya sea como una base de datos, un software o un hardware. Hacen que los datos también sean visibles y disponibles para su uso.
9. Capacidad de actualización: los software suelen tener la capacidad para actualizarse en versiones mejoradas.
10. Relevancia: son plataformas que generan valor para los negocios porque su operación es relevante. Es ágil, en tiempo real y contribuye a la mejora de procesos y actividades.

Ahora conocerás cuáles son los tipos de sistemas de información más útiles para las organizaciones.

1. Sistemas de Información Gerencial (SIG)

Los Sistemas de Información Gerencial se enfocan en brindar información relevante para gerentes de algunas áreas o de un departamento en específico, con la cual podrán detectar directrices del rumbo de sus equipos y las acciones para cumplir objetivos.

2. Gestión de las Relaciones con Clientes (CRM)

Un Sistema de Gestión de las Relaciones con Clientes (Customer Relationship Management) es una plataforma que automatiza las actividades o procesos relacionados con el contacto con clientes; es muy funcional para áreas como las de marketing y ventas.

Por ejemplo, el CRM gratuito de HubSpot ayuda a las empresas a tener una mejor organización, planificación y estrategia para la gestión de leads. Facilita el trabajo operativo general porque integra herramientas para marketing, ventas, gestión de contenido, servicio de atención y operaciones.

3. Sistemas de Información Administrativa (MIS)

Los Sistemas de Información Administrativa, o Management Information Systems, brindan un panorama general sobre el negocio con base en los datos concentrados en el software, que se encarga de controlar, administrar e interpretar la información registrada sobre las operaciones de la organización.

4. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones, o Transaction Processing Systems, almacenan y procesan información cotidiana o de rutina de algunas transacciones comerciales en una empresa.

5. Sistema de Información de Marketing (SIM)

Este tipo de sistemas se enfoca en recopilar los datos alrededor de un producto o promoción, vinculando al personal humano, las máquinas y los procedimientos para optimizar los flujos de información.

Un SIM ayuda a las áreas de marketing a generar sus estrategias y campañas de forma eficiente, dar seguimiento y tener mejor control.

6. Sistemas de Control de Procesos (BMP)

Los Sistemas de Control de Procesos, o Business Process Management, tienen la tarea de monitorear, controlar y automatizar procesos industriales; por lo tanto, se trata de equipos y software bastante robustos que tienen un impacto directo en la parte física de una operación.

A través de un BPM, se pueden modificar formas de trabajo, mejorar procesos y facilitar la colaboración entre equipos o entre la empresa y los clientes.

7. Sistemas de Ventas

Como su nombre lo indica, este tipo de sistemas se enfoca en facilitar y mejorar el área de ventas, ya sea en sus procesos, su interacción o su atención y contacto con los clientes. Representan una buen instrumento para que una organización logre la alineación de su equipo de ventas y una operación más metódica.

Gracias a estas plataformas también se puede hacer un monitoreo del desempeño de los equipos de ventas, así como un diagnóstico de cómo están las metas y las acciones que se pueden llevar a cabo para mejorar.

8. Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, o Enterprise Resource Planning, son de los más comunes dentro de los negocios, ya que ayudan a la gestión de negocios al centralizar la información de todas las áreas administrativas y operativas. Con esto se obtiene un panorama general de la organización y permite que todo esté vinculado y fluyendo.

También se conocen como Sistemas de Colaboración Empresarial, ya que brindan un soporte para colaboradores de diferentes áreas, a quienes les facilita muchas tareas que son rutinarias o repetitivas, gracias a que automatizan procesos y se tiene un mejor control de los recursos.

9. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (EIS)

Los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos o Sistemas de Información Ejecutiva ayudan a las organizaciones a tener la información relevante para el rumbo de la empresa con el propósito de que logre sus objetivos de negocio.

De esta forma, se tiene un acceso rápido a la información interna y externa, con datos visibles e interpretados que ayudan a la toma de decisiones; por tal, son muy usados para puestos directivos que requieren un amplio panorama para identificar las directrices u oportunidades de la organización.

10. Sistemas para la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Los Sistemas para la Toma de Decisiones en Grupo, o Group Decision Support Systems, se enfocan en compartir información para los integrantes de un área o equipo; sobre todo aquellos datos necesarios para que puedan trabajar como un equipo integrado y sólido.

Se trata de sistemas que ayudan a la solución de problemas de forma colaborativa.

11. Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS)

Los Sistemas de Soporte de Decisiones (Decision Support Systems) son una herramienta que contribuye a la toma de decisiones. Consisten en la combinación y estudio de datos que aportan información de valor para ayudar a resolver aspectos concretos.

12. Sistemas Expertos de Soportes a la Toma de Decisiones (EDSS)

Este tipo de sistemas concentra información de un tipo de conocimiento en concreto. Su acción es como la de un consultor que brinda datos importantes para la toma de decisiones.

La tecnología actual ha generado estos sistemas con inteligencia artificial que va nutriendo una base de conocimiento. Puede agregar la experiencia adquirida y permite además brindar un panorama con escenarios distintos, según la decisión tomada.

13. Sistema de Administración de la Cadena de Suministro (SCM)

Estos sistemas permiten la gestión adecuada y eficiente de bienes, datos y finanzas relacionados con un producto o servicio, desde la adquisición de las materias primas hasta la entrega del producto en su destino final.

Los SCM se utilizan mucho en áreas de almacenamiento, centros de distribución y áreas de logística; toda la información que recopilan se orienta a la configuración de procesos óptimos para una cadena de suministro.

14. Sistema de Información Contable (SIC)

Un Sistema de Información Contable es un software específico para las actividades contables en una empresa; la apoyan para que estas actividades sean más rápidas, que no tengan errores y automatizan muchos procesos.

Un SIC recopila, organiza y analiza los datos contables, económicos y financieros de una organización, con lo cual brinda un panorama contable útil para que los directores o gerentes responsables de estas áreas tomen las mejores decisiones.

15. Sistemas de Información Estratégicos (SIE)

Los SIE buscan que las empresas tengan ventajas competitivas frente a otras empresas en un mercado específico. Recopilan información relevante que tendrá un impacto en la evolución del negocio, ya sea por el cumplimiento de metas, flujo de operaciones, productos, servicios o relaciones con el entorno.

8 consejos para implementar un sistema de información en tu negocio

Las ventajas de los sistemas de información en empresas son diversas, pero obtener los mejores resultados, aprovecharlos al máximo y tener un retorno de inversión rápido dependerá de que hagas una implementación estratégica.

Adquirir un sistema porque es el de moda tal vez no sea lo mejor para tu negocio; y mucho menos que te llenes de sistemas en busca de optimizar todo, pero sin saber realmente en qué te van a ayudar.

Como sucede con toda tecnología que sumarás a tu negocio, lo mejor es que hagas un examen y una reflexión profunda de qué buscas. Impulsar un sistema de información implicará cambios organizativos y estructurales en tu negocio. Por eso te damos algunos consejos para que implementes un sistema de información en tu organización.

1. Analiza las condiciones de tu empresa

Antes que nada debes hacer un balance de cómo está tu empresa; identifica en qué áreas puedes implementar un sistema de información de negocios. Debes tener muy claro por qué lo requieres y establece objetivos SMART de lo que buscas al invertir en un nuevo sistema.

2. Verifica los flujos y procesos

Vinculado al punto anterior, debes ver cómo es la operación de tu empresa, qué tan compleja es y verificar los procesos que tienes: si son fluidos, si puedes corregir las fallas o debes reconfigurar algún mecanismo. Esto facilitará detectar qué tipo de sistema requieres.

3. Conoce las opciones

Date un tiempo para conocer todas las opciones en el mercado, los tipos de sistemas que te pueden ayudar, sus características específicas, lo que te ofrecen, las herramientas que utilizan y si puedes vincular otros sistemas con los que ya cuentas.

Puedes hacer una comisión integrada por los colaboradores que van a utilizar el sistema para que se encarguen de evaluar distintas opciones. Verifica que el proveedor sea un experto y que estará contigo en la asesoría, la implementación y el soporte.

4. Aprende de la tecnología

Tienes que conocer a fondo el sistema que elijas para obtener el mayor provecho. Muchas veces adquirimos tecnologías que usamos a un 50% porque no conocemos qué más pueden hacer. Investiga y apóyate en tu proveedor para saber más.

5. Realiza una implementación documentada

Cuando ya inicies con la implementación es recomendable que documentes este proceso para que desde el origen tengas el registro de lo que se está haciendo y cómo va operando.

6. Difunde y capacita a los involucrados

Difunde el uso de tu nuevo sistema entre los integrantes de tu negocio y realiza una campaña efectiva de capacitación. Incluye a las personas que estarán vinculadas a esta tecnología y aquellos que la usarán para que todo marche en orden.

7. Monitorea y evalúa el funcionamiento del sistema

Posterior a la implementación viene el monitoreo del sistema para que constates que está funcionando tal y como se había pensado. Mide y evalúa los resultados, pues así sabrás si hay áreas de mejora.

8. Escala la tecnología y plantea nuevos objetivos

Si el sistema ha funcionado bien, seguramente tu negocio crecerá y tu operación tendrá nuevos requerimientos. Así que puedes escalar la acción de esta tecnología para que evolucione junto con tu organización, por lo que tendrás que establecer nuevos objetivos.

6 ejemplos de empresas con sistemas de información

1. Kubo Financiero

Kubo Financiero es una empresa que ofrece préstamos personales en línea. Gracias al uso del CRM de HubSpot que utilizaron de forma integral sus equipos de ventas y marketing lograron multiplicar sus leads por 7.

La plataforma ayudó a la organización a tener un control de las personas que están en contacto con la marca y a gestionar su acercamiento con los clientes. Lo hizo al tener concentrada la información sobre esos contactos en el CRM, desde donde parten todas las acciones de promoción y venta.

2. Cinépolis

Esta cadena de salas cinematográficas ha diversificado sus servicios para ofrecer distintos mecanismos con los que fideliza a sus clientes. Utiliza distintos sistemas de información de planificación y tecnologías para eliminar las filas con su sistema de preasignación de lugares, para ser más eficientes en sus procesos.

3. Totto

Se trata de un ecommerce con presencia en diversos países que se ha valido de sistemas de información para la planificación y administración. Estos le han permitido un mayor control de la producción y de los inventarios que manejan.

El resultado ha sido ahorro en tiempos y costos, recursos que ha aplicado en su proceso de expansión.

4. Homecenter Colombia

La marca utiliza un sistema de administración para su cadena de suministro con la que logró aumentar la precisión en todos sus procesos, tanto de abastecimiento como de distribución y control de inventarios.

5. SURA

Esta compañía cuenta con diferentes soluciones de seguros, con amplia presencia en la región latinoamericana. Entre sus retos tenía que unificar los esfuerzos de cada una de las empresas del grupo y para ello utilizó un sistema de información robusto que integra diferentes herramientas.

Con esto logró ventajas competitivas para el negocio a través de TI y alcanzó los objetivos de negocio planteados, gracias a la implementación del sistema de información empresarial.

6. Grupo Agroveco

Agroveco es una empresa española que brinda servicios y productos para los agricultores. Para tener una actividad nacional e internacional, la empresa ha sumado distintas tecnologías, entre estas, un ERP. Con él pudieron optimizar procesos, automatizar actividades, digitalizar sus procesos internos y concentrar la información en un solo punto, la cual siempre está disponible para su mejor uso.

Ahora sabes por qué tener un sistema de información será clave para tu empresa. Comienza a ponerlo en marcha y logra que las operaciones sean más eficientes.

Fuente https://blog.hubspot.es/marketing/sistemas-de-informacion-empresas