Implantar un ERP y el cubo de hielo

Por Hugo Gonzalez

El éxito de un proyecto de implantación de ERP, parte del acertado conocimiento acerca de lo que significa para la organización: un proceso de cambio. El cambio en las organizaciones puede asemejarse a la siguiente metáfora: si alguien desea convertir un cubo de hielo en un cilindro tiene, al menos, dos posibilidades. La primera es tallar las aristas del cubo. De esta forma desperdicia hielo y el cilindro nunca llega a ser perfecto. La otra opción es descongelar el cubo, introducir el agua en un molde cilíndrico y volver a congelar. Así el nuevo hielo es mayor que el conseguido por el primer método y tiene una mejor forma. ¿Y con la implementación de un ERP?  

Tal como menciona la División Consultoría de Evaluando ERP en otro artículo aquí publicado, el proceso de Implementar (implantar) un ERP es un tema de cambios en el negocio, que comprende mucho más que una mera decisión destinada a cambiar programas o sistemas.

La miopía respecto de esta situación implica perder de vista también los aspectos fundamentales que están presentes en todo proceso de cambio, que tocan a las personas y a su cultura, y que consiste en crear una nueva realidad organizacional al modificar su esencia, y no simplemente aplicar un maquillaje.

Este proceso de cambio debe entenderse como una intervención decidida de la Dirección de la empresa orientada a crear y desarrollar nuevas ideas, como un esfuerzo deliberado para mejorar el sistema de trabajo, que permita generar nuevas posibilidades de acción, sobre la base de nuevos conceptos para los patrones de funcionamiento de la organización.

Etapas del cambio organizacional – El cubo de hielo

Considerando un modelo que pone énfasis en el modo en que las organizaciones ven y responden al cambio, éste requiere cambiar comportamientos colectivos, al nivel de grupos, lo que conforma un proceso complejo y que demanda suficiente tiempo para su consolidación.

De acuerdo a las teorías tradicionales enunciadas en la década de 1950 por Kurt Lewin, y siguiendo su metáfora ejemplificadora, si alguien desea convertir un cubo de hielo en un cilindro de hielo tiene, al menos, dos posibilidades: tallar las aristas del cubo (con lo que desperdicia hielo y el cilindro nunca llega a ser perfecto) o descongelar el cubo, introducir el agua en un molde cilíndrico y volver a congelar (el nuevo hielo es mayor que el conseguido por el primer método y tiene una mejor forma).

Análogamente con el proceso de cambio en las organizaciones, pueden identificarse 3 etapas:

Descongelamiento
Nuevo comportamiento
Nuevo congelamiento

Durante el Descongelamiento se debe motivar y preparar a los individuos o grupos para cambiar, haciéndoles ver la necesidad de tal cosa, mediante la toma de conciencia de la existencia de una oportunidad, una necesidad o un problema en la organización, que produce una percepción de que es necesario hacer algo, fomentando un esfuerzo orientado a debilitar y romper las fuerzas que actúan de forma tradicional en la organización.

Esta etapa puede tener lugar de forma natural, debido al desarrollo de la organización o puede ser fruto de una decisión consciente y meditada para progresar en una determinada dirección.

El Nuevo comportamiento es la etapa durante la cual se lleva a cabo la incorporación de las innovaciones necesarias en los procedimientos, las relaciones y la tecnología, implica el aprendizaje de los nuevos comportamientos, y produce confianza en el cambio, de acuerdo al mayor conocimiento que se tiene de las circunstancias y los resultados que se obtienen. Se han adoptado medidas de cambio y se han aceptado las transformaciones observadas.

El Nuevo congelamiento se produce cuando todos los que están relacionados con la situación de cambio aceptan las innovaciones que se han producido y demuestran nuevas actitudes y comportamientos que se constituyen como verdaderos hábitos de trabajo renovados. La aceptación definitiva se demuestra cuando todos los trabajadores realizan la tarea (o utilizan la tecnología o se mueven en un entorno físico) introduciendo el cambio en sus procesos habituales: el nuevo comportamiento pasa a ser parte de la personalidad del individuo o de los grupos.

Para consolidar esta etapa se requieren acciones de refuerzo, por lo que resulta clave que la organización realice una adecuada gestión de sus RRHH, en cuanto a aspectos relacionados con su competencia, toma de conciencia y formación.

Cómo cambiar exitosamente: la planificación

Para llevar adelante en forma exitosa todas las etapas del proceso de cambio, resulta conveniente identificar las tareas a desarrollar, relacionarlas con los recursos necesarios, y darle un formato de proyecto.

De todos modos, aún antes de pensar en las tareas que conformarán el Proyecto de Implantación del ERP, es muy importante reflexionar en lo siguiente:

¿Cómo se estructura correctamente el Proyecto de Implementación del ERP?

Para estructurar correctamente un proyecto de esta naturaleza, y así crear cimientos fuertes para el trabajo posterior, es aconsejable analizar cuidadosamente una serie de recomendaciones que he recopilado a partir de mi actuación en procesos de cambio de organizaciones.