Guía completa para la planeación estratégica de tu empresa

Por Diego Santos

La planeación estratégica ayuda a las organizaciones a establecer objetivos claros a través de un plan que les ayudará a alcanzarlos con éxito. La planeación conlleva un análisis del estado actual de la empresa que la impulsará a encontrar el camino correcto para lograr los objetivos. En la planeación estratégica se visualizan las acciones que llevarán al éxito de manera efectiva.

Cuando realizas la planeación estratégica en tu empresa es importante involucrar a los empleados, ya que estás estableciendo la dirección que tomará tu negocio (y ellos son clave para lograrlo). Establecer la misión y los valores te ayudará a marcar un objetivo en común con ellos y un mismo punto de partida para completarlo.

Después de todo, no es casualidad que hasta un 84% del personal de una organización con planeación estratégica conocen las prioridades principales de la empresa. Esto, además, es algo que les permitirá estar centrados y caminar hacia la misma dirección de manera productiva. Si tus empleados no conocen cuál es la estrategia de tu empresa, es imposible que sepan de qué manera pueden contribuir al cumplimiento de los objetivos con su trabajo diario.

De hecho, una buena planeación te ayudará a establecer prioridades que permitirán enfocar todos tus recursos y energía para fortalecer las operaciones y trabajar en conjunto con tus empleados hacia una meta en común. Se trata de un esfuerzo que reúne acciones fundamentales para guiar a tu organización con un enfoque a futuro.

Toda compañía lleva a cabo una planificación estratégica y aunque el proceso es diferente en una empresa u otra, todas tienen un plan de acción detallado que especifica los objetivos a cumplir en cierto periodo. No existe un sistema de planificación estratégica universal, pero la plantilla gratuita de HubSpot puede ayudarte a diseñar y desarrollar el plan estratégico perfecto para tu empresa de manera simple y eficaz. 

Si además te ayudas con esta guía de planeación estratégica para tu empresa, podrás articular hacia dónde se dirige tu organización con el planteamiento de las acciones necesarias en el momento adecuado. Comencemos con los conceptos básicos de la planeación estratégica para que más adelante podamos explicarte el proceso que debe seguir tu empresa.

¿Qué es la planeación estratégica?

Es el documento que reúne los objetivos de la organización y las acciones necesarias para lograrlos. Incluye también una evaluación para visualizar en qué situación se encuentra tu negocio y las oportunidades que tiene para alcanzar el éxito. La planeación estratégica debe contener tu misión, visión y objetivos.

El objetivo principal de una planeación estratégica es que tú y tus empleados puedan responder del mejor modo ante los desafíos y oportunidades que se presenten, así como avanzar juntos hacia una misma meta gracias a las acciones adecuadas.

La importancia de la planeación estratégica

Ahora bien, la creación de un plan estratégico es importante, ya que es una pieza clave para el crecimiento de tu empresa: te ayuda a tener una visión realista del futuro de tu negocio y a enfocar todos tus esfuerzos para cumplir los objetivos de mediano y largo plazo (que te llevarán a expandir tus estrategias comerciales).

Aunque en todo momento es importante preguntarse si el negocio está rumbo a la dirección correcta, es necesario que al detenerse y analizar qué se está haciendo para llegar a la meta se haga del modo adecuado y esto solo se logra gracias a la planeación estratégica.

Independientemente del tiempo que tenga tu empresa, tómate el tiempo de identificar exactamente hacia dónde quieres llevar tu negocio y lo que necesitas para lograrlo con una buena planeación estratégica; verás que te ayudará a lograr mayor productividad y eficacia en todos tus departamentos.

Además es fundamental contar con un documento que te señale la ruta a seguir para alinear las actividades de tu organización y establecer tus objetivos si quieres que tu negocio crezca. Viendo algunas estadísticas, podrás observar la importancia de la planeación estratégica para que una empresa supere el primer año de vida y aún más para adaptarse a los cambios que el mercado pueda requerirle.

Por si no fuera suficiente, una buena planeación estratégica puedes anticipar ciertos escenarios antes de que sucedan y esto te ayudará a tomar las precauciones necesarias y actuar de la mejor manera ante cualquier acontecimiento. Además, con un plan estratégico y sólido estarás actualizado frente a las tendencias del mercado y podrás adelantar acciones para estar un paso adelante de tu competencia. 

Dicho de una manera más concreta, los beneficios que te trae el realizar una planeación estratégica son:

• Te ayuda a definir la dirección que debes seguir para lograr los objetivos planteados. 
• Permite que tu toma de decisiones sea más eficiente y alinea tus actividades a la visión y misión trazadas de tu empresa. 
• Facilita que dirijas de manera eficaz tus esfuerzos de ventas y marketing para obtener mejores resultados.
• Describe metas y objetivos medibles que hacen más sencillo evaluar el progreso de tu negocio.

Ahora que conoces la importancia de la planeación estratégica y los beneficios que trae a tu negocio, vamos a conocer diferentes escenarios de la planeación estratégica gracias a la prospectiva, una técnica que permite visualizar con el objetivo de clarificar la toma de decisiones y acciones con base en las diferentes variables que pueden suceder. 

Tipos de escenarios de la planeación estratégica 

Cuando hablamos de una planeación estratégica para tu empresa, es necesario proyectar diferentes escenarios que te ayuden a clarificar la toma de decisiones y acciones conforme a lo que pueda ocurrir en el futuro. Es importante reflexionar sobre las acciones a seguir que te ayudarán a prevenir cualquier dificultad emergente. 

Los escenarios son una herramienta de la planeación estratégica que buscan establecer con anticipación planes de acción que garanticen ser eficientes en todo momento; permiten identificar retos posibles, tendencias y oportunidades de mercado para tu negocio. 

Aunque el futuro es incierto, los escenarios te permitirán prever situaciones y anticiparte a tomar las mejores decisiones en beneficio de tu negocio. La planificación de escenarios es una herramienta que te permitirá examinar lo que puede ocurrir y así identificar los problemas fundamentales y las maneras que existen de resolverlos. 

Este método busca otorgar consistencia a los procesos en la toma de decisiones estratégicas mediante dinámicas de simulación basadas en la combinación deliberada de futuros hipotéticos y hechos posibles. Existen diferentes tipos de escenarios como: 

Escenario probable

También conocido como escenario factible, se refiere a todos los sucesos que puedan acontecer; en este escenario hay que considerar factores causales. 

Escenario posible

Son aquellos que aparentemente son válidos o factibles que sucedan, sin importar si su probabilidad es alta o baja. 

Escenario deseable

Son los escenarios a donde buscas llegar. Sin duda, se trata del lugar conveniente para tu empresa. Forman parte de los escenarios posibles, ya que pueden suceder o no suceder. 

Una vez que conoces los tipos de escenarios, podemos pasar a hablarte de las matrices de planeación.

Tipos de matrices de planeación estratégica

Las matrices de la planeación estratégica son herramientas que te permiten seleccionar el plan estratégico adecuado para tus productos o servicios. Te ayudan a facilitar el trabajo cuando estableces las metas y los objetivos, ya que indican la posición de tus productos o servicios respecto a la competencia (y así podrás aprovechar mejor las oportunidades que se te presenten). A continuación mencionamos algunas de las matrices para que las uses como herramientas adicionales en la planeación estratégica de tu empresa. Te pueden proporcionar información útil para tomar las mejores decisiones. 

Matriz de factores externos (EFE)

Esta herramienta te permite evaluar los factores que determines como amenazas y oportunidades; facilita las oportunidades y minimiza los peligros externos. Para realizar esta matriz deberás elaborar una lista de los 10 factores externos más importantes que impactan en el éxito de tu marca. Entre los más comunes se encuentran factores económicos, sociales, culturales políticos, legales, tecnológicos y las marcas que son competencia. 

Asigna un puntaje que vaya de lo menos importante a lo más importante y determina el valor ponderado. Involucra a las personas adecuadas en este análisis para que lo enriquezcan a través de sus opiniones y experiencia profesional. 

Matriz de factores internos (EFI)

Esta herramienta sirve para analizar lo que influye de manera negativa y positiva en la empresa. Te ayuda a comprender tus fortalezas y debilidades a través de una auditoría interna y es recomendable hacerla antes de que crees la planeación estratégica. La matriz de factores internos también es conocida como MEFI y detalla las fortalezas y debilidades de tu empresa que muchas veces suelen pasar desapercibidas; te permite hacer una reflexión de la situación actual de tu negocio. 

Matriz (IE)

Está herramienta está diseñada para la toma de decisiones estratégicas de carteras de negocios. Se basa en los totales ponderados de la matriz EFI y los totales ponderados de la matriz EFE.

Matriz de posición competitiva (MPC)

Esta herramienta te permite hacer un comparativo con tu competencia, detalla los factores clave para el éxito y define lo que se quiere analizar. En virtud de que tu empresa tiene una fuerte influencia en el comportamiento de los demás competidores, es importante tomar en cuenta los factores internos de las empresas a analizar y comparar los resultados, con el propósito de definir la posición competitiva entre ellas. 

Matriz FODA

Esta es una herramienta de análisis que te permite determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que podrían ayudarte a llegar a los objetivos de tu empresa. Te permitirá tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual y futura de tu negocio. Los factores externos e internos cambian con el paso del tiempo, por eso te aconsejamos realizar análisis sucesivos de esta matriz tomando como referencia la primera matriz de este tipo que hagas. 

Los resultados que arroje este análisis te permitirá utilizar las fortalezas y aprovechar las oportunidades de tu negocio con el fin de definir la planeación estratégica que más le convenga a tu empresa. 

Matriz de la gran estrategia

Esta herramienta sirve para formular diferentes alternativas a las estrategias a partir de la posición de tu empresa y de sus cuatro cuadrantes (como crecimiento de mercado y posición competitiva). Además indica si una estrategia debe ser agresiva, conservadora, defensiva o competitiva con base en los factores internos y externos. 

Dentro de los factores internos a considerar se encuentran la fortaleza financiera y la ventaja competitiva; en los factores externos, la estabilidad del macro ambiente que rodea a tu empresa y la fortaleza de la industria. 

Matriz cuantitativa MPCE

Esta herramienta te permite evaluar las estrategias alternativas de forma objetiva. Te ayuda a clasificar las estrategias para obtener una lista de prioridades y te indica cuáles son las mejores estrategias alternativas para tu empresa.

La matriz cuantitativa te permite evaluar con base en factores críticos internos y externos, series de estrategias en secuencia o de forma simultánea; así podrías evaluar las estrategias a nivel corporativo, después de divisiones y por último de funciones.

La cantidad de estrategias que se pueden evaluar con la matriz MPCE no tiene límites. Se puede aplicar a cualquier tipo de organización, ya que permite considerar muchos factores clave y estrategias al mismo tiempo.

Matriz de Ansoff

Es una de las principales herramientas de la estrategia empresarial. Fue creada por Igor Ansoff en 1957 y te ayuda a determinar la dirección estratégica de crecimiento de tu empresa. Es una guía que te servirá si tu objetivo es crecer en tu mercado actual o en otros mercados. Su objetivo principal es identificar oportunidades de crecimiento y consiste en relacionar productos y mercados de acuerdo con su relevancia. A través de esta matriz se pueden rastrear posibles escenarios y hacer proyecciones. 

La matriz de Ansoff puede interpretarse como una derivación del análisis FODA, que implica un análisis de las oportunidades empresariales. Utiliza esta información junto con la de tu empresa y la del mercado para comparar estos resultados y explotar mejor el potencial de tu negocio. 

Matriz de crecimiento BCG

La matriz de crecimiento es una herramienta que te ayuda a determinar la función de los productos en cuanto a la rentabilidad a futuro. Se encarga de analizar el crecimiento y la cuota de los productos y proporciona una visión estratégica de tu negocio en su conjunto. Esta matriz fue desarrollada por el Grupo Boston Consulting Group en la década de 1970 y aún es vigente.

Consiste en analizar el portafolio de la compañía basado en dos factores: la tasa de crecimiento de mercado y la participación del mercado. Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones con distintos enfoques para que tengas una mejor perspectiva sobre en qué áreas debes invertir o dejar de hacerlo. 

¿Cómo hacer una planeación estratégica en 4 pasos?

1. Analiza y evalúa tu empresa
2. Formula una estrategia
3. Ejecuta la estrategia
4. Evalúa la estrategia

Para aprovechar al máximo la planeación estratégica de tu empresa, es necesario que pienses bien cuáles son los objetivos estratégicos que quieres alcanzar y debes respaldarlos con puntos de referencia cuantificables que te ayuden a evaluar los resultados. Para que no te pierdas en el proceso de hacer una planeación estratégica, sigue los pasos a continuación y utiliza la plantilla de planeación estratégica gratuita de HubSpot. 

1. Analiza y evalúa tu empresa

En este paso es importante comprender lo que sucede tanto dentro como fuera de tu empresa para reconocer qué es lo que podría afectar a tu organización e identificar las oportunidades y amenazas. Para ello te recomendamos examinar a través de una matriz FODA lo que sucede. Esto significa que analizarás tus fortalezas y debilidades para que puedas encontrar mejores oportunidades. 

Uno de los elementos fundamentales en la planeación estratégica es la visión de tu empresa. Esta declaración indica hacia dónde se dirige tu negocio a largo plazo, responde a la pregunta: «¿Qué queremos llegar a ser?». En lo que respecta a la misión, esta responde a la pregunta: «¿Cuál es nuestra razón de ser?»

Ambos elementos son parte de la identidad de tu empresa y reflejan valores y cualidades positivas a tu empresa. En este primer paso se trata de hacer una reflexión interna a partir de la cual podrás detallar los objetivos que definirán el rumbo de tu negocio y aquellos que deben plantearse a largo plazo. Los objetivos deben ser viables y tendrán que tomar en cuenta los recursos físicos y humanos de tu empresa, así como el entorno. En esta etapa evaluarás los recursos con los que cuentas y así podrás trazar la ruta más adecuada que te llevará a cumplir tus metas. No te olvides de involucrar a los equipos necesarios para alinear la información pertinente.

2. Formula una estrategia

Ahora que tienes claro en dónde estás parado es importante que formules la estrategia que te ayudará a determinar el rumbo para llegar a tus objetivos. La estrategia contempla diferentes aspectos de tu organización y deberá incluir los detalles de los productos o servicios que proporciona tu empresa, los recursos que necesitas para fabricarlos y distribuirlos y tu sistema de entrega. Esto te ayudará a desarrollar una estrategia de alto nivel que esté bien documentada. 

Centra tu estrategia en los objetivos a largo plazo que quieres alcanzar y recopila los datos cuantitativos que han influido en el rumbo de tu negocio, tanto internos como externos, para que puedas formular la mejor estrategia. Te recomendamos explorar ideas y clasificarlas por su valor y con base en la dirección que quieres tomar. 

3. Ejecuta la estrategia

Una vez que hayas seleccionado aquellas ideas que te llevarán a alcanzar el éxito y las hayas convertido en estrategias, es momento de ejecutarlas en las áreas correspondientes mediante las actividades propuestas. Para ello es necesario que los empleados estén motivados. Este paso necesita una planificación más operativa, en la que la acción se realiza con base en los elementos reunidos en las etapas anteriores. 

Las estrategias pueden fracasar si no se ejecutan de la manera correcta, por lo que es tarea de los líderes acompañar a los empleados durante la ejecución para realizar de manera eficaz cada uno de los pasos contemplados. 

4. Evalúa la estrategia

Aunque un 80% de los líderes considera que su empresa es buena creando una planeación estratégica, solo el 44% piensan que su ejecución es efectiva. Por eso el seguimiento de la implementación de la estrategia es importante: así podrás descubrir si las actividades propuestas en el plan estratégico fueron las adecuadas y mejorar. Te recomendamos observar los resultados de las acciones que llevaste a cabo en la estrategia y descubrir si se están cumpliendo los objetivos planteados en un principio; si no es así, corrige los procedimientos y las actividades para que logres alcanzar tus metas.

Cómo usar la plantilla de planeación estratégica de HubSpot

Como lo mencionamos anteriormente no existe un procedimiento universal para crear una planeación estratégica porque todas las empresas son distintas. Sin embargo, hay recursos gratuitos que pueden ayudarte a simplificar el proceso y ordenar la información. De esta manera lograrás trazar la ruta a seguir que te permitirá alcanzar los objetivos que tienes en mente. 

Nuestra plantilla está hecha para que la adaptes a tus necesidades y la complementes con tu información. Se encuentra en formato PDF, Word y Google docs, para que puedas modificarla de acuerdo con tus necesidades. Se trata de una guía que contiene los puntos relevantes para hacer la planeación estratégica de tu empresa de manera fácil. Lo único que tienes que hacer es reunir toda la información que este documento solicita y poner en marcha los pasos que te mencionamos hace unos párrafos. 

Ejemplo práctico de una planeación estratégica

Imaginemos que tu empresa tiene un plan estratégico que está llegando a su fin y es momento de crear una nueva estrategia para el siguiente año. Para ello vamos a descargar la plantilla de HubSpot en su versión editable y comenzaremos a recopilar los datos que contendrá nuestro plan. 

1. Elabora un resumen general

En la primera etapa es importante generar un resumen de la empresa, como la misión y visión que estableciste, así como los objetivos que quieres alcanzar con este plan estratégico. Es importante involucrar a los gerentes, jefes de departamento o socios que estarán llenando este documento con información valiosa. 

2. Describe los servicios, productos y procesos de tu empresa

Después detalla el tipo de servicios y productos de tu empresa, profundiza en tus procesos internos (aquellos que te impulsan a orientar tus esfuerzos de ventas o de distribución) y otros aspectos que consideres te ayuden a lograr una posición más fuerte en el mercado.

3. Evalúa tu mercado

Para evaluar el mercado deberás tomar como punto de partida la misión de tu empresa y determinar los factores estratégicos que puedan tener un impacto relevante y significativo para tu negocio (todo esto con base en tus productos o servicios). Dichos factores pueden estar relacionados con el aspecto económico, la tecnología, la distribución, los productos o servicios, las actividades de comercialización, la situación demográfica y social, etc. 

La finalidad de este paso es disponer de información relevante que te ayude a definir acciones para aprovechar las oportunidades y reconocer tus limitaciones. Esta etapa debe contener los siguientes datos:

4. Determina las metas de marketing

A continuación en la planeación estratégica de tu negocio deberás determinar la meta del marketing, ya sea para posicionar un producto o destacarlo por encima de la competencia. En esta etapa es importante detallar los esfuerzos a realizar para posicionar tu marca; deben corresponder con tus objetivos. Al diseñar una estrategia, enfócate en incluir los siguientes aspectos:

5. Realiza el análisis con la matriz FODA

Por último realiza el análisis del FODA para describir tanto la situación interna de tu empresa como el papel que ejerce sobre ella el ambiente externo. Recopila los datos que te ayuden a conocer el perfil de operaciones de tu empresa. Este análisis es una herramienta importante en la planeación estratégica que involucra factores políticos y sociales, así como el estudio de la competencia. 

Ahora que conoces todo lo que necesitas, recuerda que cuanta mayor comunicación exista en todas las etapas del proceso, la planeación estratégica de tu empresa será más fuerte y te acercará más al éxito. 

Fuente: https://blog.hubspot.es/marketing/guia-planificacion-estrategica?utm_campaign=SPANISH%20-%20Weekly%20Newsletter%202020&utm_medium=email&utm_content=111852867&utm_source=hs_email