¿Gestionas bien tu tiempo? La asignatura pendiente y la clave para superarla

En este mundo de inmediatez somos muchos los que nos preguntamos si estamos aprovechando nuestro tiempo, cuando nos descubrimos atraídos por los miles de puntos de atención que nos rodean y que nos roban ese preciado tesoro. Ahora que apreciamos el valor de un abrazo o el simple estrechar de las manos al principio de una reunión, debemos ser aún más conscientes de que un uso “extensivo” del tiempo tiene consecuencias directas en nuestras vidas.

Gestionar nuestro tiempo es fundamental para mejorar nuestra vida, empezando por aprovechar mejor el que dedicamos cada día al trabajo. Porque si este se gestiona de forma eficaz, nos permitirá mantener un nivel alto de satisfacción personal que repercutirá de forma inmediata y directa en nuestra vida personal, nuestras relaciones y nuestra salud.

No merece la pena desperdiciar nuestro tiempo en tareas que se alargan sin sentido o que no es necesario hacer porque nadie les prestará atención, reuniones interminables que no se materializan en conclusiones o calentando sillas en las oficinas porque esa es la “cultura de la empresa”. Hay cosas más importantes que hacer, siempre, una de ellas es sin duda dedicar más tiempo a ti y los tuyos.

“El tiempo que requiere una tarea se incrementa cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos. ”1ª ley de Acosta (Jose María Acosta, ingeniero español y escritor.)

Pero para que eso sea posible debemos ser capaces de responder de forma afirmativa y sin rodeos a esta pregunta ¿Somos capaces de aprovechar nuestro tiempo en el trabajo? O Eres de los que cuando termina la jornada de trabajo se hacen la pregunta ¿Qué he hecho hoy? Pero no con el ánimo de repasar una jornada productiva, recoger la mesa y salir con una sonrisa de satisfacción. Más bien, porque el cansancio y la desorientación han hecho mella en tu memoria y no recuerdas nada de ese día.

Aquí aparece esa sensación de desazón, que nos induce a pensar que hemos tirado el día por la borda. No somos capaces de recordar nada que nos permita dar sentido a las horas invertidas en el trabajo, lo cierto es que estamos intentando buscar una “tarea productiva” finalizada, pero desgraciadamente en ese día no hubo ninguna.

No se trata de obsesionarse con aprovechar hasta el último minuto de nuestro día de trabajo, más bien lo contrario. Consiste en ser consciente del tiempo que empleamos en hacer nuestras tareas y que el trabajo nos proporcione la satisfacción de estar consiguiendo aquello que nos hemos propuesto.

“El valor de una tarea no crece en proporción al tiempo que se le dedica. Por tanto, lo perfecto rara vez resulta rentable.” 3ª ley de Acosta (Jose María Acosta, ingeniero español y escritor.)

No hay nada más motivador, en el plano profesional, que finalizar tus tareas y ver los resultados. Pero aún más, si las haces en el tiempo adecuado y sin la presión de las urgencias. Sentir el control de tu trabajo y ver los resultados es una posición que sirve de palanca para plantear nuevos retos.

¿Somos conscientes de cómo invertimos nuestro tiempo profesional?

Si respondemos con sinceridad a esta pregunta muchos de nosotros deberíamos formular un rotundo no. En realidad, tenemos una falsa sensación de que controlamos la duración de nuestras tareas, sus prioridades, las urgencias y las distracciones. Aunque el día a día es muy diferente y en ocasiones nos vemos inmersos en un cierto caos temporal.

Los hábitos que cada uno de nosotros hemos desarrollado a lo largo de nuestra vida y los que tomamos prestados de la empresa en la que trabajamos, marcan de forma significativa nuestra gestión del tiempo. Por ejemplo, si trabajamos en un entorno abierto donde son frecuentes las interrupciones de los campañeros/as, al final terminaremos por acostumbrarnos y lo interiorizaremos como un parte de nuestro trabajo diario.

¿Cómo podemos mejorar la gestión de nuestro tiempo profesional?

Debemos empezar por lo básico, que no es más que ser conscientes de cuales son las verdaderas protagonistas de nuestro tiempo: Las tareas o unidad mínima de actividad.

El primer error que comentemos es pretender controlar el tiempo.  

No es la unidad de tiempo la tiene que definir nuestra gestión diaria, tal como hacemos cada uno de nosotros. La unidad de control es la “tarea” o unidad mínima de actividad en la que podemos dividir nuestro espacio de trabajo temporal. Si partimos de este principio básico algunas cosas que hacemos, bueno más bien que no hacemos, empezaran a tener sentido de forma inmediata.

Por ejemplo ¿Por qué mi calendario semanal programado está ya destrozado a media mañana del lunes? Muy sencillo, porque lo hemos programado en función de los tiempos que vamos a “usar” para hacer determinadas tareas, reuniones, llamadas, etc. Qué nunca se cumplen y que pueden verse interrumpidas por las famosas “urgencias”.

“Todo trabajo se dilata indefinidamente en el tiempo disponible para su completa realización.” La Ley de Parkinson, enunciada por el historiador británico Cyril Northcote Parkinson (1909-1993) en 1957.

Una buena gestión de nuestro tiempo pasa por empezar a pensar en tareas, qué tipos hay y cómo puedo gestionarlas para que el tiempo empiece a tener sentido. Recuerda que podemos hacer una simple clasificación de las tareas:

1. Tareas que comportan la realización de una actividad. Sostenidas en el tiempo y con fecha de finalización.
2. Tareas que comportan un resultado. Requieren de un resultado para su finalización y suelen ser mucho más largas y complejas.

“Para una tarea corta, siempre se encuentra tiempo. Para una larga, resulta más difícil encontrar el tiempo necesario.” 3ª ley de Acosta (Jose María Acosta, ingeniero español y escritor.)

A partir de esta clasificación vamos a construir nuestra gestión del tiempo eficaz teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Necesitaremos tener en cuenta cómo definir las tareas.
• Realizaremos listas de tareas y deberemos gestionarlas y priorizarlas.
• Deberemos empezar a cambiar hábitos de comportamiento en el trabajo.
• Aprenderemos a gestionar las famosas “urgencias”.
• Usaremos de forma eficaz los calendarios.
• Nos aliaremos con la tecnología para que algunas herramientas pasen a ser parte de nuestra gestión de las tareas.
• Cambiaremos nuestra forma de comunicarnos con nuestro ecosistema, en la medida que nos ayude a mejorar la concreción y claridad de nuestro mensaje.

Estas son algunos de los movimientos que debemos hacer para mejorar nuestra gestión del tiempo, sin necesidad de implantar grandes cambios en nuestros trabajos, pero si teniendo en cuenta que se trata de un proceso progresivo que puede tener resultados a corto plazo y que solo se consolidan si somos capaces de seguir un proceso de aprendizaje y cambio continuo.

Es posible mejorar nuestra gestión del tiempo y ser más eficaces en el desempeño de cada día. Solo necesitas reconocer esa posibilidad de mejora e iniciar el camino. El resultado te dará como recompensa una mayor satisfacción por el trabajo terminado cada jornada y un tiempo extra para ser más feliz.

Fuente: https://ximosalas.com/2021/05/09/gestionas-bien-tu-tiempo-la-asignatura-pendiente-y-la-clave-para-superarla/