Delegación exitosa: crea tu equipo de confianza

Por José María Garrido

El sector Agroalimentario español goza de buena salud. Supone el 8% del PIB nacional y genera más de 2 millones de puestos de trabajo.

La internacionalización ya es una realidad que representa 38.000 millones de € (el 17% de nuestro comercio exterior) y hacen de España el 7º país del mundo en exportaciones agroalimentarias.

Suministra productos muy bien valorados en términos de calidad, su seguridad alimentaria está homologada al máximo nivel, y sus precios son adecuados. Todo ello supone, en la mayoría de las ocasiones, ventajas competitivas reales en los mercados exteriores.

Estamos ante un sector con un potencial enorme.

Pero al igual que el resto del tejido empresarial español, esta oportunidad se sustenta en un 96% de empresas de menos de 50 trabajadores, un 80% de ellas con menos de 10. Un tejido PYME.

La realidad anterior genera una gigantesca paradoja: mientras que las características de los productos provocan satisfacción de los clientes y surgen nuevas oportunidades de negocio,

• las estructuras internas y las formas de hacer de las empresas dificultan su aprovechamiento, y
• cuando se abordan nuevos proyectos, éstos recaen directamente sobre las espaldas de los propios empresarios, que son quienes tienen que ocuparse de llevarlos adelante, en ocasiones hasta en el último detalle.

Con todo ello, el esfuerzo, el coraje y la fuerza del empresario se desgasta en actividades operativas que, además, se impulsan sin las herramientas de gestión adecuadas. La consecuencia es doble:

1. el empresario no dedica el tiempo y el esfuerzo necesario a los factores clave para los que su empresa lo necesita (clientes, empleados y futuro), y
2. su vida no sale de un bucle continuo, mantenido año tras año, que empieza con trabajo y termina con sólo trabajo, con la consecuente mala calidad de vida para él y para su familia.

El resultado es, por un lado, que las oportunidades de negocio no se aprovechan con la efectividad deseable (y consecuentemente, se desperdician muchas de ellas) y, por otro, el empresario no para de trabajar como un mulo, sin tiempo para nada más. Y todo eso a pesar de llevar ¿5, 10, 20 años? gestionando su empresa…. en solitario.

En ocasiones esta situación es vista y aceptada por el propio empresario como algo normal, connatural con las características de la ocupación que ha elegido: “Como soy el propietario, tengo que trabajar mucho siempre: ¡así es la vida!”. Esta afirmación, si bien es cierta en su esencia (el hecho de ser empresario hace que deba trabajar duro, sin duda), la naturaleza del trabajo que está asumiendo (operativa, de poco valor añadido) no es la adecuada. Y, además, trabajar bien no significa, ni mucho menos, estar de sol a sol, todos los días, durante años.

Debes trabajar bien, con buena productividad y en tareas de valor para tu empresa

Además se puede cometer el error de afirmar algo así como “Yo no necesito crecer: estoy bien como estoy”. Casi por definición, y más en el mundo de hoy, la empresa que no crece inicia su propio declive inevitable.

Si tu empresa no crece, está iniciando su declive

Para romper estas dinámicas, aprovechar las oportunidades, crecer y desarrollarse, y al mismo tiempo vivir mejor, son necesarias dos actuaciones más,que el empresario agroalimentario debe añadir a sus decisiones, ya tomadas y asumidas, de internacionalización y de inversión en infraestructuras:

1. La creación de un equipo eficaz y de confianza.
2. La implantación de herramientas de gestión modernas.

En esta entrada vamos a sumergirnos en el arte de la DELEGACIÓN EXITOSA. Te voy a explicar los pasos que debes seguir para crear tu equipo de confianza.

Etapas para una delegación exitosa

Autoconocimiento y Estrategia

No voy a extenderme en la importancia del Autoconocimiento, que tienes explicado en esta entrada anterior.

Aparte de otras ventajas, este ejercicio te proporcionará dos pistas esenciales para iniciar el proceso de delegación exitosa:

1. Hacia dónde quieres ir con tu proyecto.
2. Cuáles son tus puntos fuertes y tus competencias menos sólidas, para poder determinar las necesidades y prioridades de delegación.

También podrás extraer la esencia de tu estrategia, es decir, los proyectos que tienes en mente a medio plazo.

Con todo lo anterior ya deberías estar en disposición de saber qué compañeros de viaje necesitas, y en qué orden.

Descripción del puesto deseado

¿Estás buscando un refuerzo en el área Comercial? ¿Quizás en Producción? ¿Son las Compras la actividad que deberías delegar cuanto antes?

Tienes que describir qué necesitas, siempre desde tres puntos de vista:

1. Las responsabilidades que debe asumir el nuevo colaborador: cuál va a ser su trabajo, de manera lo más detallada posible.
2. Las características técnicas (formación, experiencia, habilidades) que debe cumplir.
3. Las competencias personales requeridas: ¿comunicación?, ¿liderazgo?, ¿trabajo en equipo?, etc., de forma que los candidatos se adecúen a la cultura de la empresa y a las necesidades del puesto.

Una recogida fiel de todo lo anterior facilitará mucho las cosas y mejorará la eficacia de la fase siguiente.

Captación y Selección

El siguiente paso será la difusión de la oferta y la Selección del mejor candidato . ¿Existe alguien en la organización con el perfil idóneo para el puesto? ¿Es necesario buscar a un candidato en el exterior?

No es objeto de este artículo entrar en el detalle de cómo debe realizarse un buen proceso de selección para que dé los resultados apetecidos, pero es evidente que este es un paso muy importante del proceso. Dependiendo de las posibilidades de la organización, posiblemente habrá que encargar la captación y primera selección a una entidad externa, pero es esencial que tú estés pendiente de la evolución del proceso y de los pasos que se estén dando, si quieres conseguir una buena correlación entre lo que realmente estás buscando y lo que la empresa de selección está haciendo.

¡No traspases toda la responsabilidad a la empresa de selección externa, porque no tratarán tu proceso con el cariño que mereces! Y, por supuesto, tú debes ser quien decida personalmente quién se incorporará definitivamente al puesto.

Incorporación

Una vez cerrados los trámites legales con el nuevo colaborador (contrato, nómina, etc), se entra en la etapa de la Incorporación.

Un buen diseño de esta fase ahorrará muchas, muchísimas pérdidas de tiempo.

Aquí podemos distinguir, a su vez, 3 fases:

Acogida general. El objetivo es que el nuevo empleado conozca con detalle las características de la empresa a la que se ha incorporado: misión, objetivos generales, productos, mercados, clientes, organización, actividades, personas, etc. Se trata de que aprenda dónde está, qué se hace, por qué se hace, y quién es quién en la empresa. Para ello, además de que tú le dediques el tiempo necesario, puede estar también con aquellas personas más adecuadas para obtener la información objetivo.

Este Plan de Acogida general debería ser impartido de forma similar a cualquiera que se incorpore a la empresa, independientemente de la función que vaya a desempeñar. Dependiendo de la organización, esta fase no debería extenderse más allá de unos pocos días si todo está bien planificado.

Formación en el puesto. Se trata, ahora sí, de darle la formación adecuada en las responsabilidades y técnicas que necesite en relación al puesto a ocupar. Y esto es tan importante, que deberás ser tú quien personalmente le dedique el tiempo y la energía necesarias. Ten en cuenta que estamos hablando de un colaborador de confianza, que debe convertirse en algo así como una extensión de ti mismo. Debes tratar con él los contenidos necesarios para que esto sea así. Te estás jugando una descarga importante de trabajo que quieres que se realice como a ti te gusta, y es una magnífica oportunidad para que ambos os conozcáis mejor.

No pienses que porque sea un profesional con experiencia va a saber hacer las cosas como a ti te gustan. El puede poner la técnica, pero tu conoces la cultura de tu empresa ¡Dedícale tiempo y cariño: es la mejor inversión que puedes hacer!

Tutorización y seguimiento. Se trata de que tu nuevo colaborador se ponga a trabajar de manera efectiva en sus responsabilidades, pero con un seguimiento cercano y toda la ayuda por tu parte. Dependiendo de su experiencia, puedes ir asignándole actividades poco a poco, y fijar citas frecuentes para supervisar sus avances y revolver sus dudas. Estás a punto de tener el colaborador con que soñabas hace mucho tiempo. ¡No lo malogres precisamente ahora, tan cerca del final!

Dedica tiempo y cariño a la formación del nuevo colaborador. Es la mejor inversión que puedes hacer

Qué actividades delegar

Por supuesto, esto dependerá de tu situación, de la de la empresa y de las necesidades. Pero es cierto que lo habitual en el sector agroalimentario suele ser lo siguiente.

1. Administración/financiero. Suele ser una de las primeras actividades que se delegan, bien a asesorías externas bien a personal propio. Contabilidad, balance, tesorería, aspectos legales, contratación, nóminas…
2. Comercial. Dependiendo de las características del empresario, el delegar la actividad comercial más rutinaria también suele ser frecuente en etapas tempranas del desarrollo de la empresa. Aunque la evolución de los clientes y tu trato personal con los más importantes es parte de tu trabajo, siempre.
3. Producción. De una manera alternativa a la primera, cuando el propio empresario continúa utilizando gran parte de su tiempo en actividades de atención a clientes, suele ser la responsabilidad de llevar adelante la producción una de las actividades que antes suelen delegarse, tanto en su responsabilidad general, como el apoyo con encargados de turno o responsable/es de mantenimiento.
4. Calidad. Los aspectos de Calidad y Seguridad Alimentaria y sus correspondientes Certificaciones son una necesidad prácticamente obligatoria en el sector Agroalimentario. Si bien es frecuente comenzar con servicios externos para estas actividades, con rapidez se suelen internalizar con personal propio.
5. Compras. El Arte de la Compra, sobre todo de las materias primas, es esencial en nuestro sector, ya que en ella se juega mucho de la esencia del negocio: la calidad y características del producto terminado, la relación/negociación con los proveedores, el precio, la tesorería… Pero sin duda ésta también es una responsabilidad delegable llegado el momento. Una buena interrelación con Administración facilita frecuentemente el proceso.
6. I+D. Ninguna empresa que pretenda tener presencia efectiva en el mercado actual puede desentenderse de generar nuevas ideas y nuevos productos, hacerlo en coherencia con las necesidades de sus clientes, y desarrollar procesos de industrialización y lanzamiento eficaces y eficientes. Disponer de un colaborador adecuado como responsable de estas actividades puede ser clave para tu supervivencia como empresario.
7. Personas. Desafortunadamente suele ser poco habitual tener a alguien cualificado y con la relevancia necesaria (al máximo nivel) que se ocupe seria y profesionalmente de los empleados.

Los trabajadores son actores clave de tu proyecto empresarial desde el primer momento. Pueden ser vistos desde tres puntos de vista:

1. Son mano de obra necesaria para realizar los trabajos. Es el punto de vista habitual de Producción.
2. Tienen necesidades administrativas que hay que cubrir: contratos, nóminas, turnos, vacaciones, etc. Suele ser el punto de vista de Administración.
3. Y… son Personas: con necesidades de formación, inquietudes, ideas, propuestas, sentimientos, dificultades, competencias, habilidades, afán de superación, …. Hablaremos de forma más detallada en artículos venideros sobre este tema, pero mi recomendación es que, a partir de los 20 empleados, exista en la organización una figura que se ocupe, aunque sea a tiempo parcial, del Factor Humano de tu proyecto.

Generar el ambiente adecuado para la motivación y el compromiso de los empleados (de todos los empleados) es la herramienta más poderosa que puedes poner en marcha para asegurar el futuro de tu empresa

Además, ya sabes que yo defiendo que las Personas, junto a los Clientes y el Futuro, son actividades inherentes a la figura del empresario…

Espero que todas las indicaciones anteriores te sean de utilidad a la hora de afrontar un proceso de delegación exitosa. Pero no quiero terminar este artículo sin advertirte de un par de aspectos de suma importancia:

El verdadero secreto de una delegación exitosa está en tu propio liderazgo. Debes ser muy consciente de que las personas a tu cargo cometen errores porque:

1. NO SABEN cómo hacerlo bien, y formarles adecuadamente depende de ti.
2. NO PUEDEN hacerlo bien, y sólo tú eres responsable de poner los medios necesarios para que desempeñen su trabajo correctamente, o
3. NO QUIEREN hacerlo bien. En este caso, también tú eres responsable de:
   • darles la motivación necesaria, o
   • si todo lo anterior está debidamente cumplido, que sigan o no permaneciendo en tu organización.

Y, en segundo lugar:

Se delega la actividad, pero nunca la responsabilidad final

Fuente: https://www.garridofreshmentoring.com/delegacion-exitosa-crea-tu-equipo-de-confianza/