El papel clave del Consejo de Familia

Durante mi práctica como consultora de Empresa Familiar cada vez soy más consciente del papel clave del Consejo de Familia para garantizar la continuidad del negocio.

Para garantizar la evolución de la Empresa Familiar o determinar su involución casi siempre miramos al Consejo de Administración y para mí, es el Consejo de Familia es que tiene el poder de asegurarla.

La estructura de una Empresa Familiar resulta de la combinación de tres sistemas:

1. Familia
2. Empresa o Negocio
3. Propiedad

Esta tríada de sistemas tiene diversidad de reglamentaciones. Cada uno de los sistemas tiene un desarrollo que depende del otro. Los inputs que se emiten son tanto positivos como negativos y es por esto que es necesario tener las competencias necesarias para liderar estos retos de una forma integradora y no parcial.

Cada sistema tiene sus propias dinámicas y normas. El primer paso es entenderlas para poder alinearnos y poder reforzar así cada uno de estos sistemas.

Para que podamos entender la importancia, el Consejo de Familia es, para mí, el corazón. Si el corazón falla, el resto de sistemas morirán.

¿Qué es el Consejo de Familia?

El Consejo de Familia es el máximo órgano de gobierno en los asuntos de familia. Su principal función es generar la confianza necesaria para que los sistemas puedan funcionar y garantizar el sentimiento de pertenencia de los miembros en relación con la propia familia.

El Consejo de Familia es el responsable de:

• definir la implicación de la familia con la empresa
• generar compromiso con los valores familiares
• preparar a los miembros familiares para desenvolverse y actuar en el sistema de gobierno de la organización de una forma adecuada y constructiva
• facilitar la transparencia de información en el seno de la familia sobre los aspectos más relevantes.

El papel central del Consejo de Familia

El Consejo de Familia juega un papel fundamental en todos los negocios familiares. Sus principales funciones son:

• Garantizar que existe una visión común sobre el legado familiar.
• Crear un consenso sobre políticas y objetivos familiares en la empresa. En cada Consejo de Familia se define el plan estratégico familiar.
• Preparar a los miembros familiares para evolucionar y adaptarse, creando un programa para incorporar a las nuevas generaciones y articulando un plan de carrera para los más jóvenes.
• Establecer las “reglas del juego” de todos los miembros, definir cuál es el código de conducta que debe regir las relaciones familiares y empresariales, la política de dividendos y el perfil de los miembros de la familia que pueden acceder a posiciones directivas.
• Defender los derechos de todos los miembros de la familia (fondos de solidaridad).
• Definir la implicación y el compromiso de la familia con la empresa.
• Favorecer la transparencia de la información en el seno de la familia acerca de los aspectos clave y decisiones relevantes del negocio.
• Definir cómo se realizará el proceso de sucesión en el liderazgo, en la propiedad y en todos los elementos clave.
• Establecer qué contribución a la comunidad quiere realizar la familia a través de la empresa.
• Determinar qué método se utilizará para la resolución de conflictos familiares.

Esto supone que se tendrá un espacio separado para tratar específicamente las cuestiones familiares. La presencia del Consejo de Familia evitará que se de la típica intromisión del Consejo de Administración y de la Dirección de la empresa en estas cuestiones.

Debemos pensar en la cantidad de problemas que evitaríamos si fuésemos capaces de poner orden y tratar los temas específicos de cada sistema de familia, negocio y propiedad en sus órganos de gobierno correspondientes.

Los problemas de familia pueden penalizar la actividad, la continuidad y la rentabilidad del proyecto empresarial.

Son muchas las ventajas de disponer de un órgano en el que las conversaciones realmente importantes se puedan dar. El impacto de las decisiones que se toman y las posteriores acciones que se lleven a cabo determinaran, en gran medida, la capacidad de evolucionar de la Empresa Familiar.

Sin embargo y por mi experiencia, solemos entender la necesidad de crear un Consejo de Familia cuando los conflictos entre generaciones o miembros de la misma generación ya están sobre la mesa. Entonces nos podemos dar cuenta que con un protocolo familiar como instrumento para resolver los conflictos sin haber estructurado un órgano de gobierno no será suficiente.

¿Qué es necesario para que funcione efectivamente?

Primero debemos entender que la diferencia entre el Consejo de Familia y la Junta de Accionistas. En el Consejo de Familia se habla, debate y consensua, en la Junta de Accionistas, se vota.

Para que realmente sea efectivo uno de los primeros requisitos es que la familia este preparada culturalmente.

Una vez partimos de esta base, establecer una forma de trabajar y debatir sobre los asuntos nos permitirá ser más eficientes. Cuestiones como la forma de alcanzar los acuerdos, en momentos de desacuerdo, cómo lo mostramos, cómo hablamos o cómo organizaremos las reuniones, deben quedar estructuradas. La posición de un experto externo, resultará muy útil cuando nos permita avanzar más y más rápido de lo que avanzaríamos sin esta figura.

Otras claves que pueden ayudarnos al correcto funcionamiento:

• Comunicación: establecer un ámbito de comunicación formal, abierta, transparente y constructiva.
• Pensar en los cargos que pueden ser necesarios para dirigir este órgano. Podemos establecer la figura del CEO Familiar, el Chief Family Officer. Este perfil debe tener una gran habilidad para la gestión relacional y resolución de conflictos. La figura del externo también puede resultar útil para configurar esta posición y ofrecerle las herramientas que pueda necesitar.
• Gestionar el correcto funcionamiento de la sucesión.
• Asegurar la adecuada coordinación entre el Consejo de Administración y el Consejo de Familia.

Mi aprendizaje de la experiencia:

A menudo, cuando comentamos estos temas y pregunto al respecto, me responden que ya tienen protocolos de familia en marcha. Y a continuación, les pregunto, ¿y qué hay de la estrategia para evolucionar el principal órgano de gobierno de la familia?

Los instrumentos que queramos emplear deben ir siempre a continuación de una estrategia. Y la estrategia únicamente la podemos articular tras profundas conversaciones y un proceso donde se incluyan las voces familiares.

A continuación os destaco los aspectos donde poner más atención:

• Es importante buscar la cohesión familiar, entendida como el modo en que la familia se articula en torno a un proyecto y sus valores.
• Es indispensable separar los asuntos de negocio de los asuntos de la familia.
• A partir de la segunda generación con voluntad de continuidad hay que dotar de significado y estructura a este órgano.
• Es importante decidir quien conformará el Consejo y el perfil del “Chief Family Officer”
• Es clave que conversemos sobre cómo estamos favoreciendo la evolución del legado familiar
• Debemos alinear los intereses y articular las estrategias mediante conversaciones de profundidad.
• La empresa y los miembros tienen que prepararse para poder abordar esta evolución. Podemos sentirnos incómodos o no, pero esto no puede frenarnos.
• Es importantísimo generar una adecuada coordinación con el Consejo de Administración y el CEO.

Y vosotros, ¿tenéis Consejo de Familia?, ¿cómo está funcionando?, ¿habéis diseñado o revisado el Plan Estratégico familiar?, ¿tenéis mecanismos de seguimiento y mejora continua?

Fuente: https://liderazgo3d.com/el-papel-clave-del-consejo-de-familia/