Cómo delegar

Delegar significa pasar tareas, competencias para tomar decisiones y responsabilidad para actuar a un colaborador. Una de las metas de delegar las es quitarle trabajo al líder para que gane más tiempo para las “verdaderas” tareas de liderazgo como planeación y estrategia. La otra es fomentar la motivación entre los colaboradores, pues se les da la oportunidad para actuar y decidir independientemente y así pueden desarrollar competencias adicionales.

¿Cómo delegar correctamente?

Reglas básicas

• Dar descripción clara de la tarea o meta.
• Tomar responsabilidad para la realización y resultado.
• Tener las competencias necesarias para tomar decisiones.
• Proporcionar los recursos necesarios.
• Acordar de cómo revisar el cumplimiento.

Frenos personales

• No parece probable que otra persona puede realizar la tarea.
• Parece amenaza: ¡Tal vez los resultados del compañero son mejores!
• Se teme que ya no haya trabajo importante para líder.
• Proceso de delegar parece demasiado difícil (“Mejor lo hago yo”).
• No se “encuentra” ningún compañero que podría realizar la tarea.

Bases para delegar correctamente

• Pasar responsabilidad y poder.
• Asegurar importancia del trabajo / tarea.
• Definir claramente responsabilidades.
• No “meterse” a la tarea / responsabilidad delegada.
• Planear tiempos para pláticas / retroalimentación.
• Informar a otros miembros sobre delegación.
• Acordar y realizar formas de control adecuadas.

Preguntas para la auto-reflexión

• ¿Qué tanto trabajo tengo? ¿Cuánto puedo hacer sin exagerarme demasiado?
• ¿Cuál compañero podría realizar cuál tarea y bajo qué condiciones? ¿Cuáles calificaciones le faltan todavía?
• ¿De que consisten mis tareas cómo líder de mi equipo y a qué me quiero enfocar?

Checklist: proceso delegar

Antes de que vayas a delegar algo, hazte estas preguntas:

1. ¿Hago muchas cosas yo mismo, las cuales podría también delegar? ¿Por qué?
2. ¿Tiendo a malgastar fuerzas?
3. ¿Qué quiero delegar (contenido)? (aclarar prioridad con análisis ABC: A = importante, B = menos prioridad, C = puede esperar)
4. Motivación : ¿Por qué debo delagar algo? ¿Qué quiero lograr?
5. ¿Quién debe tomar la responsabilidad? (Persona)
6. ¿Por qué justamente esta persona? (Calificación)
7. ¿Cuáles recursos y que ayuda necesita?
8. ¿Hasta cuando debe terminar? (Fechas)
9. ¿Qué competencias (y recursos) necesita para poder realizar la tarea?
10. ¿Como me debe informar sobre el avance? (Control del proceso)
11. ¿Cuándo y como voy a evaluar los resultados? (Control del resultado)

Checklist: obstáculos

Aclara con esta lista con tigo o con tu compañero los puntos críticos relacionados con la delegación de tareas.

Obstáculos para la persona la cual delega

• Demasiado entusiasmo (“Yo quiero hacer todo yo mismo.”)
• Perfeccionismo (“Solo yo se como hacerlo correctamente.”)
• Omnipotencia (“Solo puedo hacer todo mejor y más rápido.”)
• Falta de experiencia de cómo delegar
• Falta de confianza en el compañero
• Miedo de fomentar una competencia potencial
• Miedo de perder poder

Obstáculos para la persona la cual recibe delegación

• Falta de experiencia y competencia
• Miedo de tomar responsabilidad (Tendencia para retro-delegar)
• Demasiado trabajo
• Falta de autoestima
• Miedo de ser criticado cuando toma propias decisiones

Resumen

Saber delegar responsabilidades y tareas es una habilidad de liderazgo extremadamente importante. Trabajo en equipo efectivo no sería posible sin ella. La distribución de tareas, la comunicación clara con metas esperadas y tiempos de entrega son factores indispensables para resolver problemas en equipo. Además aumenta significativamente la motivación entre los mienbros del equipo, pues sus metas y tareas son claras.

Fuente: https://www.different.com.mx/como-delegar/