Business Intelligence: guía práctica para la inteligencia de negocios

Por Shelley Pursell

Para que una empresa prospere y tenga un crecimiento sostenido, sus líderes deben mantener su habilidad para tomar decisiones de forma rápida y precisa. Además, tienen que trabajar de la mano con un plan estratégico conformado por las claves y objetivos a cumplir. Cuando esto se logra, es más probable que se mantengan adaptados y bien equilibrados en un mercado cada día más cambiante. 

Sin embargo, conforme una empresa va creciendo, los retos también. Esto puede provocar que los líderes pierdan un poco el control del timón y llegue un momento en el que no sepan hacia dónde dirigirse. No saber cuál es el camino correcto puede traer consigo grandes problemas para el futuro de la empresa. Por fortuna, el análisis de datos empresariales es la respuesta que muchas compañías estaban buscando. 

El uso de datos no es algo nuevo, incluso 98.6% de las empresas aspiran a tener una cultura basada en datos. Es por ello que las aplicaciones actuales son cada vez más innovadoras y brindan conocimientos que pueden hacer que una compañía sea más competitiva. 

El mercado de business intelligence está creciendo aceleradamente y se espera que entre 2020 y 2025, aumente en un 7,5% anual. Esto significa que muchas más empresas estarán invirtiendo en analíticas y métricas para la obtención y aprovechamiento de los datos que generan. Sin embargo, sigue existiendo mucha incertidumbre en su obtención y buena gestión. 

Algo es un hecho: la inteligencia de negocios se ha vuelto imprescindible para las empresas. Por eso, en este artículo te vamos a hablar acerca del business intelligence, su importancia, relevancia, funcionamiento y te daremos algunos ejemplos para que puedas comprobar cuáles son algunas de las mejores formas de sacarle provecho a tus datos. 

¿Qué es Business Intelligence o inteligencia de negocios?

Business intelligence o inteligencia de negocios se refiere a las tecnologías, aplicaciones y prácticas para la recopilación, integración, análisis y presentación de datos empresariales. Su objetivo principal es respaldar las decisiones de negocio basada en datos.

Entre sus características básicas se encuentran la accesibilidad a la información, el apoyo a la toma de decisiones y orientación al usuario final. A través de herramientas inteligentes es posible analizar datos, crear informes, mapas gráficos y resúmenes para proporcionar información de valor en tiempo real.

La inteligencia de negocios puede ser de gran utilidad en diferentes áreas de una empresa, como: 

• Marketing: logra una mejor segmentación de mercado y tiene un mejor análisis de tendencias y clientes. 
• Ventas: es capaz de proporcionar un análisis de los clientes y su rentabilidad, así como hacer proyecciones y pronósticos. 
• Finanzas: permite crear reportes más detallados de gastos e ingresos. 
• Producción: brinda una vista integral de todo lo que sucede en el área de producción como los inventarios, entregas, llegada de productos, etc. 

Además, su utilización no solo se limita al sector privado empresarial, ya que también puede ser aprovechada por cualquier tipo de compañía u organización que genere datos. No importa si se trata de un organismo o una institución pública. Sea cual sea el caso, la inteligencia de negocios ayuda a que las decisiones sean más rentables y correctas. 

¿Para qué sirve la inteligencia de negocios? 

La inteligencia de negocios no solo le da ventaja competitiva a tu empresa, sino también unifica todos los datos que genera y les da sentido. Esto vuelve a la información en un gran tesoro de oportunidades que, además de beneficiarte en el presente, te permite aprender del pasado de tu compañía para darle un mejor futuro. 

Es altamente útil en tu empresa, pues tener una visualización completa de lo que sucede en tu organización permite hacer más claro el camino que debes seguir. Si te preguntas para qué sirve específicamente la inteligencia de negocios te damos unas ideas concretas: 

• Recopila conocimientos prácticos: no más datos sin utilizar en tu organización. La inteligencia de negocios proporciona un análisis integral de los datos que genera tu empresa para identificar puntos débiles o áreas de oportunidad que te ayuden a desarrollar estrategias óptimas y centradas en objetivos. 
• Aumenta la productividad de la empresa: gracias a las herramientas de business intelligence puedes automatizar tareas rutinarias y perfeccionar tus procesos. Esto le brinda a tus equipos de trabajo mayor organización y una mejor priorización de actividades. 
• Genera mayor retorno de inversión (ROI): una gestión eficiente trae consigo un retorno de inversión más acelerado. Además, contar con información acerca del comportamiento de compra de tus consumidores, sus experiencias y necesidades le da a tu empresa una gran ventaja competitiva, pues sabrá cómo aprovechar la información que tiene en las manos. 
• Anticipa comportamientos y predice tendencias: los datos que se generan a través de los sistemas de business intelligence permiten crear perfiles de clientes en función de sus interacciones durante todo su recorrido de comprador. Esta información es de gran valor, pues te proporciona detalles sobre su comportamiento y las tendencias hacia las que se dirigen. Esto ayuda a mejorar tus estrategias de marketing, ventas, servicios y el crecimiento general de tu compañía. 
• Brinda comprensión profunda de tu organización: es difícil saber cómo mejorar tus procesos internos si no conoces a la perfección los componentes de tu empresa. La business intelligence te ayuda a organizar e identificar cada detalle que requiere atención para realizar las mejoras correspondientes. 

Además, también goza de estas ventajas: 

• Almacenamiento de datos para disposición inmediata
• Monitoreo continuo de objetivos y procesos
• Mejoramiento de procesos y estrategias a través del aprendizaje de errores pasados
• Facilitación de una mejor visualización de tu empresa
• Agilización de procesos comerciales

Su evolución ha permitido incluir más procesos y actividades como la minería de datos, creación de informes, valores de referencia, métricas y rendimiento, análisis descriptivo, generación de consultas, análisis estadístico, visualización de datos y preparación de datos. 

Relevancia de la inteligencia de negocios en la planeación estratégica 

La inteligencia de negocios, como ya lo hemos mencionado, ayuda a proporcionar puntos de referencia de rendimiento de tu empresa y de tus competidores. De esta forma, tus procesos y organización pueden fluir de manera más eficiente. Su importancia en la planeación estratégica de tu compañía radica en la oportunidad de detectar fácilmente las tendencias de mercado actuales para aumentar tus ventas o ingresos. 

Entre las ventajas que te da incorporar inteligencia de negocios en tu empresa se encuentran: 

• Análisis de comportamiento del cliente
• Optimización de operaciones
• Predecir el éxito de tus estrategias o sus posibles fallas
• Descubrimiento oportuno de inconvenientes o problemas

Cuando tienes todo el control de tu organización en un solo lugar, su gestión se vuelve mucho más fácil y predecible. Es por ello que, antes de empezar a crear una nueva planeación estratégica para tu compañía, asegúrate de contar con las herramientas y funciones más actuales de business intelligence para tener el mejor aprovechamiento posible de los datos que genera tu empresa. 

¿Cómo funciona la business intelligence? 

Antes de adentrarte en su proceso y funcionamiento, es importante que conozcas cuáles son los componentes de la business intelligence:

• Multidimensionalidad: la información proviene de diferentes fuentes, como hojas de cálculo o bases de datos, para que la herramienta pueda reunir información completa de bases sólidas y actualizadas. 
• Minería de datos: para una adecuada clasificación de acuerdo con las actividades que le competen a tu empresa. Además, permite observar tendencias nuevas como comportamientos o cambios relevantes. 
• Agentes: los softwares analizan los datos y necesidades de los usuarios y están programados para interpretar esa información. 
• Date Warehouse: ayuda a centralizar la información para aquellos que se encargan de la toma de decisiones. 

El proceso de la business intelligence puede dividirse en diferentes fases: 

1. Dirigir y planear: en primer lugar, debes definir los requerimientos de la empresa. Para ello se solicita a un grupo de analistas formular preguntas e hipótesis que ayuden a alcanzar los objetivos y necesidades de la compañía, de acuerdo con un plan estratégico o plan operativo anual.
2. Recolectar información: esta se debe almacenar en bases de datos, sin importar de qué fuente provengan. Esto tiene la finalidad de obtener los resultados esperados. 
3. Procesar datos: los datos recolectados deben integrarse en un mismo formato para que puedan ser analizados. 
4. Analizar y producir: en esta fase se crean reportes personalizados para saber cuáles son las opciones o acciones a seguir. En este mismo paso, podrán obtenerse indicadores relevantes para la toma de decisiones. 
5. Difundir información: se generan los reportes de los datos analizados y procesados para que puedan ser interpretados. Una vez culminada dicha interpretación, se trazan las acciones a seguir y empiezan a llevarse a cabo. 

La inteligencia de negocios debe ser vista como un proceso lineal en el que, con base en los objetivos de la empresa, las preguntas sean respondidas a través de las acciones u opciones a seguir considerando los datos que se vayan obteniendo. 

4 diferencias entre business intelligence y big data 

No causa sorpresa que el tema de la inteligencia de negocios, a pesar de su creciente popularidad, aún genere dudas y confusiones. Si bien la business intelligence y big data tienen ciertas similitudes, como el análisis de datos para su aprovechamiento, también cuentan con diferencias relacionadas con la función y almacenamiento. 

Te lo explicamos de forma sencilla a continuación: 

1. ¿Qué datos analiza? La business intelligence analiza datos ya estructurados, orientados hacia el pasado; mientras que la big data puede hacer este mismo análisis, pero también de aquellos datos que no han sido estructurados. 
2. ¿Dónde almacena los datos? La business intelligence almacena los datos recolectados en un servidor central; la big data en diferentes ficheros distribuidos. 
3. ¿Qué hace con los datos que recolecta? La business intelligence estudia las estadísticas internas de una organización y corrige errores operativos; la big data únicamente captura y procesa información. 
4. ¿Quién trabaja con los datos analizados? En el caso de los datos recolectados por la business intelligence, estos son trabajados directamente por el director de la empresa o líderes de proyectos y estrategias, como economistas o técnicos; la big data es atendida por matemáticos o ingenieros. 

En pocas palabras, la business intelligence ayuda directamente a la toma de decisiones y el big data para la identificación de patrones de los datos. 

¿Qué hace un analista de business intelligence? 9 funciones

Este experto tiene la capacidad de analizar datos de forma más eficiente y rápida para que los directivos o líderes de una empresa puedan tomar mejores decisiones. De igual forma, ofrece pruebas comparativas de rendimiento para que las compañías puedan operar de manera más ágil y eficiente. 

Debes saber que este perfil es imprescindible para llevar un control exacto de la información más importante de tu empresa. Entre sus funciones principales se encuentran: 

1. Supervisar el almacenamiento de datos
2. Identificar los conjuntos de datos
3. Adquirir, obtener, preparar y explorar los datos
4. Elaborar análisis de datos
5. Actualizar los sistemas de recopilación y procesamiento de datos
6. Implementar nuevas metodologías para el análisis de datos
7. Comunicar los resultados de los análisis
8. Aplicar los resultados obtenidos
9. Monitorear los resultados de los análisis y métricas

Un analista de business intelligence tiene una tarea muy importante: ser un experto en el uso de tecnología de análisis para depurar y preparar los datos de distintas fuentes para que estén listos en el momento en que puedan requerirse. 

Además, al momento de hacer la gestión de datos, puede aportar ideas para mejorar los procesos de negocio o prever acontecimientos futuros. A su vez, tiene un papel clave para la planificación de nuevas líneas de negocio, optimización de costes y apoyar el crecimiento de la organización. 

Por lo tanto, un analista de business intelligence sí debe cumplir con un perfil profesional en el que cuente con cualidades específicas. Algunas de ellas son: 

• Capacidad de síntesis de datos: para saber elegir y extraer la información más relevante de tu empresa. Esto es posible mediante el conocimiento de los objetivos de tu compañía y el comportamiento de tu sector o industria. Con una buena extracción de datos, un analista será capaz de detectar problemas y resolverlos. 
• Fluidez en la comunicación: sobre todo con los directores o gerentes, pues son los encargados de hacer uso de sus predicciones para una mejor toma de decisiones. Un buen analista de business intelligence debe saber cómo explicarte los resultados de forma sencilla y sin tantos tecnicismos. 
• Lenguaje de programación: un analista de business intelligence debe tener conocimientos en informática y programación. Además, tiene que dominar las matemáticas para un desarrollo adecuado y extraer conclusiones críticas y objetivas. 

A la par de estas cualidades, un analista de business intelligence también puede contar con una visión de negocio y una obligada experiencia en sistemas de almacenamiento. 

¿Qué hace un CRM en la inteligencia de negocios?

Como ya lo mencionamos, la inteligencia de negocios es bastante útil para diferentes áreas de una empresa. Algunas de ellas son marketing, ventas y servicios. Por lo tanto, las herramientas de business intelligence pueden ser aprovechadas para que estos departamentos trabajen en conjunto y hagan más grandes sus esfuerzos. Una de estas soluciones son los CRM. 

Con un CRM tu empresa puede segmentar contactos y clientes para ofrecer una experiencia satisfactoria a cada uno en sus diferentes etapas. Por ejemplo, el CRM de HubSpot es una herramienta que te permite mantener todas tus necesidades en un solo lugar. Además, puedes combinar esfuerzos de tus diferentes departamentos comerciales para crear diversos informes para cada cliente o cuenta de forma personalizada. 

Al igual que un sistema de business intelligence, un CRM analiza información para que la uses en favor de tu empresa y tengas una mejor toma de decisiones en cuanto a tus áreas comerciales. De igual forma, establece indicadores de negocio para alcanzar de forma más rápida y sencilla tus objetivos empresariales. 

6 software de business intelligence

Los software de business intelligence dan visualizaciones históricas, actuales y predictivas de las operaciones comerciales de una empresa. En su mayoría, utilizan datos recopilados en un data warehouse o data mart. Con estos, pueden realizar informes, hacer análisis, extraer datos, entre más funciones. 

Actualmente existen muchas opciones en el mercado. Por ello, te compartimos una lista con las mejores herramientas de inteligencia de negocios. Si estás en la búsqueda de una que se adecue a las necesidades de tu empresa, seguro podrás optar por alguna de nuestras sugerencias. 

1. Software de marketing analytics de HubSpot

Si lo que buscas es una herramienta integral del comportamiento de tus clientes, desde su primera visita hasta cada una de las etapas de su recorrido del comprador, el software de HubSpot te ayudará a tener una visión integral.

Así podrás optimizar tus interacciones, así como analizar el rendimiento de tu sitio web por medio de las métricas clave y obtener informes de manera automática acerca de tus canales de marketing. Es ideal para las pymes y para grandes empresas, en tanto que se adapta a su volumen y necesidades específicas, y da información precisa para tomar decisiones.

2. Oracle 

Esta plataforma de inteligencia de negocios cuenta con tecnología y aplicaciones innovadoras para el análisis de datos. Además, podrás encontrar funciones de gestión de rendimiento financiero, operativas y almacenamiento de datos. 

3. SAP 

La suite de business intelligence de SAP te brinda el soporte que necesita tu empresa en crecimiento. Con ella podrás tener una visualización integral de todo lo que pasa dentro de tu organización. Crea informes centralizados y toma mejores decisiones estratégicas en tiempo real. 

4. Qlik View

Qlik View es un software más simple pero con funciones de búsqueda de datos muy funcional. Permite desarrollar y entregar rápidamente aplicaciones y paneles interactivos. Además, brinda la oportunidad de crear y seguir tu propio camino para la indagación e investigación de datos. 

5. Microsoft Power BI

Entre las cualidades más importantes de este software de business intelligence se encuentra el análisis a escala empresarial, herramientas inteligentes y protección de análisis de datos. Si actualmente es todo un reto tomar decisiones estratégicas en tu empresa, Microsoft Power BI te da la claridad y rapidez que necesitas. 

6. Tableau

Esta plataforma de inteligencia de negocios cuenta con funciones para analistas individuales, equipos y organizaciones. Con sus soluciones podrás conseguir un gran aprovechamiento de todos los datos que tu empresa genera y darles un uso que te ayuden a crecer sostenidamente. 

3 ejemplos del uso de inteligencia de negocios

Ya que cuentas con la información general del funcionamiento del business intelligence en tu compañía, así como los mejores softwares que puedes utilizar, te hicimos una lista con algunos ejemplos para que puedas ver la inteligencia de negocio en acción. 

1. Cloud Technology Solutions

CTS es una compañía que maneja más de 6 millones de clientes. A pesar de su historia de éxito como partner de Google a nivel global, llegó a un punto donde necesitaba fortalecer sus procesos y tomar decisiones estratégicas. Tras adoptar el Software de marketing analytics de HubSpot, vio un aumento de 33% en el flujo de leads, 83% del tráfico de su sitio web y 11% en la tasa de conversión. 

Las funciones clave que destaca Gary Bennion, Director Digital y de Productos, son las herramientas de analíticas y creación de informes. Junto con la metodología inbound, encontró una alternativa que ayudará a CTS a crecer mejor y continuar escalando sus procesos de atracción y conversión.

2. Aeroméxico

La aerolínea mexicana Aeroméxico manejaba varias fuentes y formatos y gran parte de sus análisis se llevaban a cabo en hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, esto representaba una gran limitación y desaprovechamiento de los datos que la empresa estaba generando.

Después de la incorporación de un software de inteligencia de negocios, Aeroméxico pudo crear tableros dinámicos para la gestión de grandes cantidades de datos, de forma más rápida y sencilla. 

Además, lograron realizar con éxito tareas como: consolidación de datos de varios sistemas en una sola plataforma, mejoramiento de procesos gracias a la identificación rápida de errores y visualizaciones dinámicas para identificar tendencias que pudieran ayudarlos con sus estrategias de negocio. 

3. Coca-Cola Bottling

La compañía de Coca-Cola Bottling tenía constantemente una pregunta interna que los inquietaba: ¿estamos entregando nuestro producto en el momento en que acordamos? 

En años anteriores, el equipo de esta compañía se dedicaba en gran parte a la generación de informes. Esto consumía no solo horas, sino día enteros de trabajo, pues tenía que trabajar hasta con 200 millones líneas de datos provenientes de 100 sistemas diferentes. Una locura. 

Por ello, esta empresa decidió invertir en un sistema de business intelligence que los ayudara a optimizar esta parte de su proceso diario. Gracias a él consiguieron reportes actualizados y automáticos cada mañana, que los tomadores de decisiones podían visualizar de una forma más sencilla. 

La inteligencia de negocios irá evolucionando a paso acelerado. Cada día las empresas y usuarios tienen mayor número de necesidades que esperan sean resueltas en menor tiempo. Y conforme las exigencias vayan creciendo, más serán las empresas que se sumen al análisis de datos para orientar eficazmente el camino de sus compañías. Y si algo será esencial para el éxito de tu empresa es la visualización integral en un mismo sistema. 

Fuente: https://blog.hubspot.es/marketing/business-intelligence