Control de inventarios: definición, importancia y sistemas

Por Johanna Rodriguez

Tal vez lo mejor de ver un almacén lleno es tener la certeza de saber qué guarda exactamente, cuáles de esos artículos ya se vendieron y a dónde van. Una administración adecuada genera un buen flujo de mercancía, el cual refleja las ganancias. 

No obstante, para conseguir realizar una gestión ordenada debemos hablar del tema alrededor del cual gira esta discusión: el control de inventarios.

¿Qué es el control de inventarios?

El control de inventarios es un sistema que permite que una empresa gestione las existencias que almacena. De esta forma, además de saber qué tiene, identifica cuáles productos debe mover más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es su rotación y en cuáles invierte más recursos para su correcto almacenaje.

El control de inventarios es un sistema que permite que una empresa gestione las existencias que almacena. De esta forma, además de saber qué tiene, identifica cuáles productos debe mover más rápido, cuáles son los que escasean, cómo es su rotación y en cuáles invierte más recursos para su correcto almacenaje.

La importancia del control de inventarios

El control de inventarios ayuda a mantener un balance en las existencias de un almacén y a estar al pendiente de los productos o artículos que tienen mayor demanda. Puede reducir costos porque refleja oportunamente lo que no tiene una rotación saludable y lo que debe surtirse lo más pronto posible, evitando retrasos en los pedidos o que se estropeen materias primas por un almacenamiento deficiente o prolongado.

Además, evita fraudes o malentendidos: se tiene lo que se necesita y lo que muestra el inventario, sin errores.

Sin importar el tipo de sistema de control de inventarios, o la empresa que lo utilice, existen algunos elementos clave que aparecen en todos, que ayudan a que sean eficientes y a que se sigan al pie de la letra.

4 componentes del proceso de control de inventarios

1. Objetivos

Estos objetivos están relacionados con la función del inventario. Es habitual que se definan teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran, con el fin de tomar una decisión sobre qué hacer con ellos, contar con el personal y sistemas necesarios para proteger el inventario, entre otros.

Por otro lado, también es importante que estos objetivos se definan considerando el comportamiento del mercado, ya que es posible que sea necesario hacer ajustes cuando una materia prima deje de existir, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma empresa se expande. Así que los objetivos no son estáticos, sino que responden a las exigencias del contexto.

2. Políticas

Este elemento ayuda a establecer medidas, anticipándose a escenarios posibles. Las políticas son las que dictan las acciones a realizar a nivel operacional y en la estrategia comercial de la empresa. Se tienen en cuenta aspectos como la cantidad de almacenes y sus locaciones, qué hacer en caso de que haya escasez de materiales o un aumento en los precios que dan los proveedores. 

3. Planes y normas

Si ya están establecidas las políticas, entonces ya es posible armar planes y normas que las respalden. Son acciones a corto, mediano y largo plazo; normas para el costo de almacenamiento o mantenimiento de las existencias; planes para la ocupación de personal para las temporadas de mayor y menor venta, etc.

Es importante también crear planes de contingencia con etapas bien explicadas, así como normas que serán obligatorias. Esto permite que se cumpla con procedimientos que aseguran el cuidado de las mercancías, así como un buen flujo de ventas, gestión y prevención.

4. Sistemas y procedimientos

Todo lo anterior favorece que se elijan los sistemas y procedimientos que mejor se adaptan a las exigencias del inventario de cada empresa para gestionar máximos y mínimos, tener un control de entradas y salidas, además de crear estadísticas que permitan calcular las existencias en el futuro con el apoyo de análisis y registros de rendimiento.

Dicho esto, es momento de hablar de los distintos tipos de control de inventarios.

6 tipos de sistemas de control de inventarios

1. Método ABC.
2. Método PEPS.
3. Método EOQ.
4. Método UEPS.
5. Conteo cíclico.
6. Método del precio ponderado.

1. Método ABC

Este método consiste en calificar tus mercancías según la cantidad y el valor que representan, con una de estas categorías:

• Artículos A: representan el 20 % del inventario y, aunque tiene una baja frecuencia de ventas, son el 80 % de su valor. 
• Artículos B: son el 40 % del total y representan el 15 % del valor, mientras que su frecuencia de ventas es moderada.
• Artículos C: son parte del resto del 40 % y también los menos costosos del inventario, con apenas el 5 % de su valor. Además, es la mercancía que más se vende.

Gracias al método ABC es sencillo identificar los artículos con mayor impacto financiero, para así poner la atención que merecen. Por su puesto, los porcentajes no siempre funcionan de esa manera, ya que cada empresa tendrá un inventario con diferentes jerarquías.

2. Método PEPS

También conocido como el método PEPS, funciona al identificar los primeros artículos que ingresan al inventario para que sean los primeros en venderse. Es ideal cuando existe mercancía perecedera, para evitar que se arruine al permitir que tengan una rotación constante.

3. Método EOQ

Se llama EOQ por las siglas en inglés que en español significan cantidad económica de pedido; se encarga de encontrar el monto de pedido que reduzca los gastos de inventario en una cantidad importante. Debería basarse en que la demanda es constante y conocida, el uso del inventario es frecuente y los pedidos llegan en cuanto el inventario se agota. La idea es que siempre se mantenga el mismo nivel de inventario al hacer el pedido oportuno de la cantidad económica de pedido.

4. Método UEPS

A diferencia del PEPS, en este método se venden primero los artículos más recientes, o últimos, en ingresar. Es perfecto para empresas que no tienen un inventario muy grande ni artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos que se vendan reflejarán un costo más reciente.

5. Conteo cíclico

Este método implica hacer un conteo regular de una parte de las existencias y se puede completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo distinta. Mejora la exactitud del control del inventario, ya que puede encontrar inconsistencias a tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez.

6. Método del precio ponderado

Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar su fecha de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el número de unidades que existen a ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide entre la suma del total de unidades. Eso se repite con cada lote.

Además de seleccionar el sistema de control de inventario que mejor se adapte a las necesidades, es importante seguir algunos consejos para que no se convierta en una tarea desordenada o con un seguimiento deficiente. 

Cómo implementar un sistema de control de inventarios: 6 tips

1. Clasifica los inventarios

Sin importar cuál elijas, es importante que tengas un método que te permita organizar tu inventario y sus existencias de una forma ágil, que atienda a las necesidades de tu empresa y que sea escalable en caso de que tu almacén crezca.

2. Elige la frecuencia de revisión de inventario

Esto te permite estar al tanto de las mercancías dañadas o que necesitan moverse para no generar pérdidas, como es el caso de los productos perecederos. A nivel general, existen dos métodos para este proceso:

• Inventario perpetuo, que exige una revisión diaria.
• Inventario periódico, que define una frecuencia para hacer la revisión. Puede ser semanal, quincenal o mensual. 

3. Define mínimos y máximos

Los datos históricos te ayudarán a establecer estos números. Al basarte en esa información puedes prevenir la duración promedio de ciertos artículos y, así, saber cuántos debe haber en existencia para cumplir con la demanda.

4. Haz seguimiento a las ventas

A lo que nos referimos es que compares, regularmente, lo que vendes con lo que tienes en tu almacén. Si lo haces de manera regular, tu sistema de control de inventario funcionará mejor porque podrás identificar rápidamente oportunidades de precios especiales o lo que cuesta más mover entre tus clientes. Te ayuda a tomar mejores decisiones de compra, de contratación de proveedores o de innovación de productos.

5. Asegúrate de que la información de tu inventario está actualizada

Por eso es importante que cuentes con una herramienta que te permita automatizar ciertos procesos y que te dé información actualizada, cada vez que lo requieras. Un software, como alguno de los que mencionaremos más adelante en este artículo, se convertirá en tu gran aliado en este ámbito.

6. Recuerda los picos de demanda

Tu sistema de control de inventario debería ayudarte en esto también: que tengas en tus planes y estrategias de venta las fechas en que tus productos serán más buscados. No solamente durante fin de año, sino también teniendo en cuenta el comportamiento del mercado. El seguimiento a tu inventario te arrojará algunos patrones interesantes que te avisarán si es momento de volver a surtir o agilizar ventas.

Ahora es momento de hablar de esos software que ya te habíamos prometido.

5 software de control de inventarios para pymes y grandes empresas

1. Odoo.
2. Dynamics365.
3. Cin7.
4. Unleashed.
5. Orderhive.

1. Odoo

El sistema de Odoo es de doble entrada, es decir, no toma en cuenta entradas, salidas o existencias, sino que todas las operaciones «se consideran movimientos de stock entre ubicaciones». Te permite hacer triangulación de envíos y dar seguimiento a varios almacenes simultáneamente. Además, puedes hacer reportes personalizados. No es gratuito, pero te permite pedir una prueba sin costo para que lo conozcas mejor.

2. Dynamics 365

Este producto de Microsoft es en realidad una suite que conecta distintos aspectos de la empresa en una sola herramienta. Incluye soluciones para la gestión financiera, los procesos de ventas, la interacción con los proveedores y, claro está, la organización de los almacenes. Puedes solicitar una demostración para apreciar mejor sus ventajas.

3. Cin7

Cin7 puede ser una buena opción para aquellos negocios minoristas, porque además de encargarse de tener una gestión efectiva del inventario (flujos de trabajo, stock, almacenes, pedidos, etc.), permite que se realicen ventas en distintos canales en línea, al mayoreo o al menudeo y se integra con otras herramientas como Amazon, Shopify, PayPal y demás.

4. Unleasehd

Este software tiene opciones que pueden atraer a minoristas, mayoristas y fabricantes con un control de inventario perpetuo, para que el conteo de existencias esté actualizado al minuto. Permite generar órdenes de ventas, dar seguimiento a almacenes en cualquier parte del mundo y vender en distintas monedas. Genera hasta 20 diferentes tipos de reportes que muestran el desempeño de las operaciones. A los fabricantes les gustará que se puede hacer seguimiento del número de serie y el número de lote de los artículos producidos.

5. Orderhive

Orderhive se anuncia como un software sencillo de usar y con funcionalidades para pequeñas o grandes empresas. Sin importar el tamaño del inventario, o la cantidad de almacenes, es posible gestionarlo desde una sola plataforma en línea con opciones para agregar diferentes precios para distintos mercados del mismo producto, generar e imprimir códigos de barras, etiquetado y categorización inteligente, sincronización con inventario en línea y fuera de línea. Ofrece integración a otras plataformas como Amazon, Ebay, Etsy, Fedex y Shopify. Para conocerlo mejor, pide una prueba gratuita.

Esperamos que con estos consejos encuentres formas de gestionar tu inventario con mejores resultados y que ya no sea una de tus preocupaciones.

Fuente: https://blog.hubspot.es/sales/que-es-control-de-inventarios