Cómo gestionar con éxito si faltan recursos

por Florencia Borrilli

“Hacer con muchos recursos siempre es más fácil. Lo difícil es hacerlo en un marco de escasez, lo cual nos obliga a pensar y planificar mejor cómo encarar la gestión”, asegura Guillermo Willi, director de la Maestría en Recursos Humanos de UADE Business School. En esto de saber qué hacer y ejecutarlo, existe la oportunidad de ser más creativos e integrales, y ahí está el desafío. Willi comparte la experiencia de Bill Gates que tenía una política famosa en Microsoft, la “N-1” que significaba que si para una tarea o proyecto en concreto se definía que se necesitarían -por ejemplo- 10 personas, la empresa autorizaba a tener 9, ya que consideraba que las personas talentosas le iban a encontrar la vuelta a este desafío y eso las ayudaría a tener un mejor desarrollo profesional, saliendo de su zona de confort.

Eduardo Kaplan, mentor empresarial, está convencido de que “gestionar con pocos recursos es mejor que gestionar con muchos. Siempre se trata de maximizar lo producido desde la escasez. La creatividad nace y se motoriza por ella”. La realidad suele presentarse en contextos de escasez de recursos, lo cual demanda una gestión que permita mejorar constantemente la productividad de los procesos en cualquier tipo de entorno, con más o menos recursos. Según Gastón Cosma, fundador y director de Wezen, “la creatividad debe estar enfocada en las personas que hay en el equipo, en cómo atender lo que necesiten para sacar lo mejor de sí; aun cuando no se den cuenta de lo que están necesitando. Somos los mismos humanos, atravesados por distintas necesidades, cambiantes, dispuestos a aportar valor en lo que hacemos”. El especialista considera que “la presión ordena realidades y es en estos momentos donde todo se juega en esa pulgada de margen”.

Los especialistas aconsejan implementar un programa integral de control de gestión que permita cuantificar cómo se usan los recursos disponibles en la organización con el respectivo análisis de costos y productividad a detalle. “Muchas veces los gerentes se quejan por la falta de recursos, pero en paralelo se desperdician recursos por no tener las mejores prácticas en la gestión y la información sobre el uso de los que sí están disponibles”, destaca el experto de UADE. También sugiere “llevar adelante un management que priorice el análisis integral de la gestión, sobre todo en un contexto de falta de recursos, como una obligación permanente de cualquier equipo gerencial, en cualquier circunstancia”. Una empresa no debería resignar la mejora continua y la búsqueda permanente del aumento de la productividad global.

Oscar Faranda, coordinador del programa de Alta Dirección para Pymes y Empresas Familiares del ITBA, sostiene que “si la escasez apunta a los recursos humanos, hay que efectuar una labor con los funcionarios actuales, invertir en su capacitación, adquirir nuevos talentos y alentar un plan de sucesión; y si la escasez es tecnológica, es necesario elegir la tecnología adecuada, la capacitación, el mirar hacia afuera, el no encerrarse, el hacer benchmarking”.

Otra problemática asociada a los recursos puede ser financiera. Y una vez más, el diagnóstico es vital. Esto quiere decir revisar el capital y el activo fijo. Apuntar a un just in time y bajar la financiación a clientes, dándole prioridad a las operaciones más liquidas, aunque se sacrifique margen, revisando permanentemente la relación precios-costos. Asimismo, deshacerse de activos fijos que no son drivers de ingresos. Faranda aconseja hacerse la siguiente pregunta: “¿Qué activos fijos y en qué negocios estoy que no generan ingresos suficientes, distraen recursos y no son sostén del resto de los productos?”

Encontrar respuesta a esta pregunta es fundamental para liberar recursos y apostar a la sustentabilidad del proceso operativo, o financiar parte del desarrollo. “Cuando el objetivo es crecer, la cuestión central es no desordenar los procesos. No solo la escasez exige priorizar, exige además no repartir tareas entre distintos actores de manera tal que se pierda un principio organizador”, explica Kaplan. Por su parte, Willi remarca que “las empresas tienen procesos de planificación en los cuales se debería discutir con qué recursos van a contar y, en general, debería haber un alineamiento”. En esas discusiones es importante que estén presentes todas las áreas, que puedan poner sobre la mesa dónde están las áreas de ajustes y acordar mecanismos de comunicación y decisión cuando surgen los conflictos.

Experiencias útiles

Cosma, director de una empresa en crecimiento, propone la siguiente reflexión: “Ser determinado y priorizar lo que te trajo hasta acá, pero tener en claro que no será lo mismo lo que te llevará más adelante“. Y entre algunas de sus claves, reconoce la necesidad de establecer un presupuesto claro y de calidad, una visión de mediano plazo con respaldo económico y financiero, priorizar a las personas y poner foco en la selección de las que deban ingresar, e innovar a largo plazo, garantizando la calidad. Por su parte, Diego Asturiz, director general de AVC, agencia presente en varios países, menciona la importancia de las reuniones para revisar proyecto por proyecto y la implementación de un CRM para definir estatus, responsables, comentarios, seguimiento de clientes y prospectos, bajo una misma plataforma. “Cuando hay un equipo chico tiene que estar unido y a gusto para rendir al 100 por ciento. Si no están motivadas, eso repercute en el resultado final”, aclara. Y añade: “Es importante elegir el perfil de esa persona. Tiene que ser autónoma, con mentalidad emprendedora dentro de la agencia y que se sienta parte”.

En general, el crecimiento viene acompañado de una intención de ir hacia determinado lugar. Y en este sentido, las acciones son consecuencia del análisis de gestión y, en cada empresa, la cantidad de un mismo recurso puede ser diferente de otra empresa que opera en la misma o en otra industria. “El cliente es quien debería demandar más recursos. Caso contrario la empresa está trabajando para sí misma y sin objetivos claros. El management es liderar un equipo”, asegura Kaplan. Faranda aclara que “hay que detectar al líder que cumpla con expertise de liderazgo y conocimientos de esa área específica y que esté capacitado para formar un equipo interdisciplinario que afronte el futuro”.

En definitiva, y como propone Kaplan, “escasez de recursos no equivale a escasez de ideas. Esa segunda escasez es hacer lecturas lineales del tipo “si A, entonces B”. Allí es donde se produce la escasez crítica porque no se detectan las oportunidades”.

Fuente https://www.cronista.com/apertura-negocio/empresas/como-gestionar-con-exito-si-faltan-recursos