Haz reuniones efectivas de trabajo y ¡olvídate de las juntas improductivas!

¿Sabías que solo el 50 % del tiempo de una reunión de trabajo se utiliza de manera efectiva? (podemos escucharte asentir hasta aquí.) De hecho, las reuniones remotas han acentuado más esta estadística. ¡Pero siempre hay una solución para todo! Si te preguntas cómo hacer reuniones efectivas de trabajo que no reduzcan la productividad de tus colaboradores, incluso después de que termine la junta de trabajo, ¡aquí encontrarás la respuesta para lograrlo!

Y es que, a veces, no conocemos las técnicas para liderar reuniones de trabajo altamente efectivas, ¡no te preocupes! Te enseñaremos cómo hacerlo de manera correcta, ya sea que tu equipo esté en la oficina, en casa, o labore en un modelo híbrido.

Si piensas convertirte en CEO, será aún más necesario conocer las mejores herramientas para reuniones efectivas y entender la importancia de una planificación previa. Sigue leyendo esta nota porque te daremos los mejores tips para reuniones efectivas de trabajo que te ayudarán a aprovechar el valioso tiempo de colaboración con tu team. 💪

Pero antes, descubre cómo los líderes famosos gestionan sus reuniones virtuales. Ahora sí, ¡empecemos!

¿Qué son las reuniones efectivas de trabajo y por qué son tan importantes?

Las reuniones de trabajo son una forma en la que los miembros de un equipo deliberan asuntos, ya sea para tomar decisiones o resolver problemas específicos. Y te preguntarás: ¿A qué se denomina una reunión efectiva de trabajo?

Se trata cuando los colaboradores salen de una reunión sintiéndose llenos de productividad, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de que se han logrado avances. Además, las reuniones efectivas de trabajo te permiten generar ideas, planificar acciones y mantener a tu equipo activo e informado. ¡Todo de manera óptima!

En sí, las reuniones efectivas de trabajo están destinadas a impulsar el logro de los objetivos. Cuando todos están en la misma página y son conscientes de lo que se debe hacer, se pueden completar incluso las tareas más desafiantes.

Pero ¿cuántos de nosotros hemos tenido alguna vez una reunión que parecía que iba a durar toda la eternidad y en la que nunca se llegaba a un acuerdo? Estamos seguros que también te ha pasado.😞

Desafortunadamente, cuando las juntas de trabajo están mal gestionadas hacen que el tiempo se extienda, dejando a todos emocionalmente agotados. De hecho, un artículo reciente en MIT Sloan Management Review detalla algo llamado “Síndrome de recuperación de reuniones”, en el que los participantes pierden tiempo de trabajo mientras se recuperan mentalmente de una mala reunión.

Por eso es importante hacerlas lo más útiles y constructivas posible, de manera que se logre el propósito principal de la reunión. Siguiendo algunas técnicas de reuniones efectivas de trabajo que te contaremos a continuación podrás lograrlo.😉

¿Cuáles son los beneficios de tener reuniones efectivas de trabajo?

Veamos cuáles son las ventajas de hacer reuniones efectivas de trabajo:

✅ Comunicación efectiva.

✅ Incremento de la motivación y la productividad.

✅ Brainstorming o generación de ideas. ¡Conoce cómo hacer una lluvia de ideas de manera remota!

✅ Planificación de estrategias viables.

✅ Mayor trabajo en equipo.

Esto sucede con más frecuencia cuando…

• La reunión se planifica con una agenda desarrollada de manera estructurada. Por cierto, descubre cómo hacer una agenda de trabajo en Excel para organizar tu día a día.
• El objetivo de la junta de trabajo es claro.
• El tiempo se usa de manera eficiente.
• Hacer un seguimiento después que termina la reunión.

Imagen: Pexels

¿Cómo hacer reuniones efectivas de trabajo?

Todos hemos estado atrapados en una mala reunión. Llegas a tiempo y la junta de trabajo comienza con 10 minutos de retraso. ¿La agenda? Poco clara. ¿La persona a cargo? No dirigía como debía ser. Algunas personas comienzan a ofrecer ideas, otras las rechazan. Nada está realmente decidido y la reunión concluye, mientras lamentas en silencio la hora perdida.😞

De hecho, las reuniones mal organizadas no solo pueden ser una pérdida de tiempo, sino también son una pérdida de dinero. Un estudio sobre la administración del tiempo descubrió que una sola reunión semanal de gerentes le cuesta a una organización casi 15 millones de dólares al año. ¿Increíble no?

¡Pero existe una manera de solucionarlo! A continuación, te diremos cuáles son las reglas esenciales para llevar a cabo reuniones efectivas de trabajo y aprender cómo hacerlas tanto útiles como agradables para todos los participantes.

Bien, veamos por cada etapa:

Antes de la reunión

Para asegurarte de que tus reuniones sean efectivas, deberás hacer lo siguiente:

Define el propósito de la reunión

¿La reunión se llevará a cabo para generar nuevas ideas, recopilar información o tomar decisiones? ¿O quizás es una combinación de lo anterior?

Si no estás seguro de lo que quieres lograr, es posible que todos se pierdan en el camino. El factor número uno para una reunión efectiva de trabajo es tener un objetivo claro.

Desarrolla una agenda

Una vez que tengas definido el objetivo de la reunión, el siguiente paso es elaborar una agenda que cumpla con ese propósito establecido. El acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la junta de trabajo.

La agenda de una reunión efectiva de trabajo debe incluir:

• Lista de temas a cubrir.
• Breve descripción de los objetivos de la reunión.
• Lista de personas que asistirán a la reunión.
• Nombre de las personas que abordarán cada tema.
• La hora y el lugar de la reunión.
• Cualquier otra información que los participantes necesitan saber.

Te recomendamos poner los puntos más urgentes e importantes al principio de la agenda y los menos importantes al final (en caso de que se te acabe el tiempo).

Selecciona los participantes idóneos para la reunión

Pregúntate: ¿Todos los trabajadores realmente necesitan asistir a la reunión? La mayoría de las veces, un breve resumen por correo electrónico o por otra aplicación de mensajería como Slack funcionará igual de bien. ¡Aprovecha todas las herramientas digitales que tienes a tu alcance!

Recuerda que uno de los propósitos de las juntas de trabajo es tomar decisiones, no simplemente compartir información. Es fácil ver la reunión como una pérdida de tiempo cuando los asistentes no sienten que el tema discutido sea relevante para ellos.

Si puedes reducir la lista de asistentes a una reunión, pues ¡en buena hora! ese es tiempo productivo devuelto a la empresa.😉

Por ejemplo, Jeff Bezos, CEO de Amazon, sigue la regla de las dos pizzas: consiste en que una reunión no debe exceder la cantidad de personas de las que se puedan alimentar con un par de pizzas de pepperoni. Esto no solo permite tener reuniones efectivas de trabajo, también sirve para que los miembros del equipo generen ideas sin la interferencia del pensamiento grupal, el mayor motivo de preocupación de los ejecutivos de Amazon.

Cuantas más personas haya en la reunión, más difícil será tomar una decisión o tener una discusión constructiva. Al planificar los participantes en tus reuniones efectivas de trabajo, considera en cuál de las siguientes tres categorías encajan:

• Asistentes prioritarios: participantes de la reunión que se espera que asistan y participen en la reunión.
• Asistentes opcionales: personas que pueden estar interesadas en los resultados de la reunión, pero que no están absolutamente obligadas a asistir para que la junta de trabajo cumpla sus objetivos.
• Invitados: personas que están invitadas a una reunión con un propósito específico, pueden asistir a la totalidad o parte de la reunión.

Durante la reunión

¿Qué hacer durante la reunión? Como líder, es tu responsabilidad que la reunión sea una experiencia positiva para todos los involucrados. Sigue estos tips para reuniones efectivas de trabajo:

Empieza a tiempo y finaliza a tiempo

De acuerdo a una reciente encuesta al equipo de Crehana, el 72% de colaboradores  considera que la mayoría de sus reuniones no empiezan a tiempo. ¡Eso puede conllevar a que las reuniones no sean productivas!

Tan importante como comenzar a tiempo es terminar a tiempo. Una hora de finalización definitiva ayudará a garantizar que se cumpla con lo que está en la agenda y que las personas vuelvan a sus actividades de inmediato.

Por ello, nuestro COO y Co-founder de Crehana, Rodolfo Dañino, más conocido como “Fico”, manifiesta que para tener reuniones efectivas de trabajo es esencial que haya puntualidad.

“Exijamos puntualidad para no afectar a los demás. Luego, durante la reunión, expliquemos cómo será la agenda de la reunión, cuáles son las expectativas, y de la manera más sintetizada posible, iniciemos. Busquemos no irnos por las ramas. Si alguien está explayándose mucho o discutiendo de algo no relevante, cortémoslo y sigamos. En lugar de ser mal visto, se entenderá el drive hacia la eficiencia. Seamos directos”.

Deja espacio para la creatividad

Las reuniones breves y constructivas son ideales, pero invitemos a que los participantes dejen volar su creatividad. Una reunión efectiva de trabajo debe sumergirse en la generación de ideas, de esta manera, permite que los colaboradores participen activamente y no solo asistan pasivamente.

Sin duda, las sesiones de lluvia de ideas son una práctica común para fortalecer el pensamiento creativo de los participantes.

Haz que la reunión sea breve

Es muy probable que a los 30 minutos de la reunión, la atención de tu equipo no sea tan rápida como al principio. Cuanto más larga sea la junta de trabajo, más esfuerzo se necesitará para mantener la energía y la discusión.

Tener reuniones breves es un componente esencial para mejorar la eficiencia de tu equipo y, por supuesto, lograr una reunión efectiva de trabajo.

Incluye una ronda de preguntas al final

Para garantizar una reunión efectiva de trabajo, considera extender la sesión de preguntas y respuestas para que coincida con la duración de la reunión. Incluso podrías considerar cambiar el formato general con una breve introducción a la reunión, seguida de una sesión de preguntas y respuestas más larga. ¡Esto podría ayudar a formar un equipo entusiasta!

Termina con un plan de acción

Deja los últimos minutos de cada reunión para discutir los próximos pasos que se llevarán a cabo. Esto incluye decidir quién es responsable de cada acción y cuáles son los plazos para cada tarea. De lo contrario, todo el tiempo que dedicó a la reunión será en vano.

Después de la reunión

Dependiendo del propósito de la reunión, se podrá establecer cuánto habrá por hacer después de la junta de trabajo.

Seguimiento

Es bastante común que las personas salgan de la misma reunión con interpretaciones muy diferentes de lo que sucedió. Lo ideal es que redactes un status de la reunión, haciendo hincapié en las responsabilidades y los plazos asignados. De esa manera, todo el team estará alineado y, sin duda, habrá sido una reunión efectiva de trabajo.

Por ejemplo, puedes tomar notas en un calendario de equipo compartido o en una app de administración de tareas y, así, continuar con el seguimiento hasta completar cada acción.

¿Quieres planear las actividades de todas tus reuniones de trabajo de manera eficiente? Si la respuesta es sí, entonces te recomendamos inscribirte en nuestro curso online de Gestión de proyectos y tareas.

Imagen: Pexels

¿Qué no se debe hacer en una reunión de trabajo?

Para que haya una reunión efectiva de trabajo, será necesario evitar algunas acciones que puedan afectar tu marca personal. Veamos cuáles son “los malos hábitos”:

Presentarte sin estar preparad@

Simplemente improvisar puede parecer una buena gestión del tiempo, pero no te ayudará a dejar una huella en los demás. Si quieres prepararte para una reunión efectiva de trabajo con tu marca personal en mente, plantéate estas preguntas:

• ¿Cuál es el mensaje clave que quiero transmitir?
• ¿Quiénes asisten y qué quiero que piensen, sientan o realicen?
• ¿Cuál es la contribución más valiosa que puedo hacer?
• ¿A quién me gustaría reconocer o apoyar?

Llegar tarde

Como te mencionamos líneas arriba, la puntualidad es clave para que se lleve a cabo una reunión efectiva de trabajo. Recuerda que el tiempo es un activo importante y aprovecharlo al máximo es esencial para el crecimiento de la empresa.

De hecho, llegar tarde puede proyectar a los demás que la reunión no es tan importante para ti. Así que, llega a tiempo y causa un gran impacto.😉

Utilizar el dispositivo móvil y no prestar atención a lo que dicen los demás

No es necesario repetirte que es de mala educación usar tu smartphone o responder mensajes mientras otro participante de la reunión está hablando. Sí, la gente también puede verte usándolo debajo de la mesa de conferencias.

Si es demasiado tentador, guárdalo en tu bolsillo, o mejor aún, apágalo. Eso hará que sea más probable que estés concentrado e involucrado durante toda la reunión. ¡Evita esto y tendrás una reunión efectiva de trabajo!

Interrumpir a otra persona mientras habla

Durante una reunión, el enfoque de todos los participantes debe estar en el asunto que se está discutiendo. Por lo tanto, si otro miembro del equipo está explicando alguna estadística o un tema, se deben evitar las interrupciones, como un timbre repentino de algún teléfono o realizar otras actividades que no sean prioritarias en ese momento.

Anota esta lista para tu próxima junta de trabajo.✍ ️ ¡Créenos, podrás lograr mejores reuniones efectivas de trabajo!

Ejercicios para concentrarte mejor

Vivimos un momento en el que la era digital, con sus innumerables distracciones, nos dificulta el enfoque; para combatir la distracción existen una serie de recomendaciones y ejercicios muy sencillos.

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Tips para reuniones efectivas de trabajo en tiempos de pandemia

Con tantas reuniones virtuales durante el día, es posible que te hayas olvidado de cómo llevar a cabo una de manera productiva. Por ello, te brindaremos algunos consejos sobre cómo fortalecer las reuniones efectivas de trabajo a distancia:

Entra a la reunión virtual temprano

Es probable que ahora que estés en casa tengas más tiempo para hacer otras actividades, pero no descuides la puntualidad. ¡Eso dice mucho de ti! Asegúrate, con anticipación, de que el programa de videoconferencia funcione correctamente.

¡No hay excusas! Todos los participantes deben llegar temprano. Esto es doblemente importante si estás dirigiendo la reunión. Llegar a tiempo significa que estás ahí para recibir a tu equipo, lo cual demuestra tu interés y respeto hacia los demás. ¡Desarrolla una gran reunión efectiva de trabajo a distancia!

Activa tu cámara y muestra tu mejor sonrisa

Otro tip esencial que nos comparte nuestro COO y Co-founder de Crehana, Rodolfo Dañino, es que siempre actives tu cámara. A pesar de que estemos en casa, no significa que perdamos la “comunicación cara a cara”.

“Esto reforzará el mindset de que por más que estemos en nuestras casas, estamos trabajando, y a la vez podrás transmitir de manera más eficiente tus mensajes”.

Si eres quien lidera la junta de trabajo virtual, da el primer paso, enciende tu cámara, conversa con los demás y ¡muéstrales tu mejor sonrisa! 😁 A propósito, conoce cómo poner filtros en Zoom para hacer reuniones divertidas. 🤪

Cuida los detalles de tu espacio de trabajo

Si te has visto obligad@ a convertir tu habitación en una oficina temporal (como la mayoría de trabajadores🤭), asegúrate de eliminar las distracciones en segundo plano. O usa la función de fondo virtual que está disponible en muchas aplicaciones de videollamadas para mantener en privado tu fondo desordenado.

Ten en cuenta que los fondos virtuales funcionan mejor contra una pared en blanco. Si tienes un espacio de tu casa para laborar, excelente. Esto, sin duda, te ayudará a tener una reunión efectiva de trabajo.

Escucha y pregunta a los demás

Para que se preparen antes de iniciar la reunión, puedes empezar preguntando a tu team cómo ha estado su día. Esta es una buena forma de romper el hielo y hacer que la gente se sienta cómoda hablando.

¿Recuerdas nuestro consejo anterior de que las personas pueden ser pasivas en las reuniones? Minimiza esto pidiendo la opinión de los miembros de tu equipo durante la junta de trabajo virtual. De hecho, “Fico” te recomienda lo siguiente:

“Para garantizar que todos estén atentos, pregúntale a alguien: “¿y tú qué opinas?”, por más que pueda sonar molesto, estás haciendo que las personas estén más enfocadas en la reunión”.

Otro punto muy importante de una reunión efectiva de trabajo es saber escuchar. Con frecuencia, en las reuniones remotas ocurren interrupciones, debido a los delays por el Internet. “Fico” agrega:

“Si otra persona está hablando, pídele que termine su idea, y luego continúa. No hagas otras cosas mientras estás en la videollamada, espera para responder ese chat o email para después, ya que podrías mostrar desinterés”.

Imagen: Pexels

Ahora ya sabes que la clave de las reuniones efectivas en el trabajo radica en la planificación y la comunicación.💪 Recuerda tener claro los objetivos y potenciar tus habilidades de trabajo en equipo.

Fuente https://www.crehana.com/ar/blog/negocios/reuniones-efectivas-de-trabajo/