Cómo crear un reporte de ventas

por Daniel Palacios

Día a día, los equipos de ventas se enfrentan a diferentes desafíos: desde la relación con los clientes hasta buscar la forma efectiva y clara de transmitir los objetivos que se han cumplido en un periodo determinado. Además, deben medir los resultados de los vendedores, evaluar las estrategias que están funcionando o simplemente contar en tiempo real con los datos de la empresa para tomar una decisión o cuando un alto directivo así lo solicite.

Muchas veces el área de ventas invierte su tiempo en solo llamar e intentar vender a los contactos, pero ¿qué pasa cuando es momento de realizar un cambio de estrategia? El profesional de ventas no conoce el proceso de su equipo o sus logros, ni tampoco tiene claro si realmente están funcionando las acciones emprendidas. 

Los representantes de ventas pueden pasar 80 % de su tiempo en tareas que no tienen que ver propiamente con vender, ya que otras tareas administrativas consumen sus horas de trabajo. Esto provoca que no se destine un tiempo específico a la realización de tácticas o análisis de ventas, lo cual puede generar que los datos no sean acertados y no reflejen la situación real de la organización al momento de presentar la información semanal, mensual o anual.

Para que todas las estrategias aplicadas a la empresa arrojen los resultados esperados es necesario trabajar con la información correcta en el momento preciso. Para ello, los equipos de ventas requieren un indicador constante con el cual puedan verificar el avance o crecimiento de la organización, con el propósito de tomar las decisiones a tiempo y aprovechar las oportunidades.

El indicador perfecto son los reportes de venta, de los cuales queremos hablarte en este artículo. Ellos se convertirán en tus aliados a la hora de analizar resultados en las actividades de tu empresa.

Es una de las herramientas más importantes para quienes toman las decisiones en una empresa, a fin de que puedan hacer más eficientes las operaciones.

¿Para qué sirve un reporte de ventas?

Un reporte de ventas ayuda a encontrar nuevas oportunidades de mercado donde podrás mejorar tus resultados. Permite que los tomadores de decisiones de una empresa planifiquen las estrategias de ventas más efectivas, vigilen al equipo de trabajo y mantengan o reduzcan la duración del ciclo de ventas. De igual forma, da claridad sobre el progreso de actividades y el alcance de los objetivos establecidos.

Los reportes de ventas son muy importantes para los directores de ventas. Con la ayuda de estos análisis, pueden determinar si las estrategias implementadas han sido las correctas o si es tiempo de hacer cambios y buscar nuevos procesos de ventas para evitar impactos negativos.

Crearlos requiere mucha atención y una conjunción de elementos que deben cumplirse para que sean acertados. Al tratarse de temas financieros, no debe haber cabida a errores, ya que una mala percepción de la situación actual de la empresa puede desencadenar una mala gestión de inversiones o una acelerada toma de decisiones.

Si tienes que preparar un reporte de ventas para exponerlo en una reunión, pero no te encuentras tan seguro de cómo realizarlo o dudas acerca de si estás cumpliendo o no con todos los requerimientos, descuida, porque en este artículo te diremos detalladamente cómo hacerlo.

¿Qué debe incluir un reporte de ventas?

Existen diferentes tipos de reportes de ventas y los elementos que incluyen dependerán de lo que desees informar. Cada apartado permite a los gerentes o directores hacer ajustes en el proceso de ventas, además de que sirve como una presentación a otros miembros del equipo para que vean el crecimiento de la empresa.

Cada reporte de venta es diferente, por ejemplo:

• Resumen de ventas: sirve para visualizar el crecimiento y progreso de las ventas. Los elementos a destacar son los niveles de ventas alcanzadas, el crecimiento mensual y el porcentaje de crecimiento alcanzado.
• Informe de ganancias y pérdidas: funciona para medir a los clientes ganados y los perdidos. Los elementos relevantes son las cotizaciones realizadas, los objetivos buscados y la tasa de cierre anual.
• Informe de contactos: este análisis es muy útil cuando una empresa desea conocer sus nuevas oportunidades. Aquí se presentan los nombres de los contactos, su industria, las fechas de contacto y otros datos que sirven como referencia para acercarse a ellos.

1. Reporte de ventas diarias

Un reporte de ventas diarias te brinda la información acerca del desempeño y la cantidad de actividades llevadas a cabo por parte de tu equipo de ventas con tus prospectos y clientes potenciales en las últimas 24 horas.

Monitorizar la actividad diaria de los equipos de venta es sumamente importante para la posterior toma de decisiones. Saber cuántas llamadas o correos electrónicos están enviando todos los integrantes de la fuerza de venta es información vital para los y las gerentes, y les ayudará con las gestiones necesarias para mantener el buen nivel de productividad de su área.

Un reporte de ventas diarias permite conocer de primera mano si existe alguna falla en alguno de los KPI del proceso de ventas de tu empresa. Así sabrás si alguno de tus vendedores está teniendo dificultades o si tu proceso en general requiere una revisión para hacerlo más saludable y evitar así que tu fuerza de ventas sufra o se desempeñe por debajo del nivel esperado.

2. Reporte de ventas semanales

Un reporte de ventas semanal es especialmente útil para conocer todas aquellas situaciones que deban corregirse de manera inmediata con tu proceso de ventas o con tu equipo. Esto te ayudará a evitar que los prospectos en tu pipeline de ventas se conviertan en clientes perdidos.

Un reporte semanal es la manera más ideal la productividad de tu equipo, y normalmente tus juntas semanales giren en torno a estos resultados. Tener informes o reportes de ventas semanales con información precisa te mostrará las dificultades a las que pueda estar enfrentándose cualquier miembro de tu equipo. Así podrás saber quién requiere más apoyo de tu parte para alcanzar los objetivos.

Si bien tener juntas semanales con tu equipo de ventas puede resultar complicado, pues muchos integrantes de tu equipo pueden estar atendiendo un prospecto en ese momento, generar la cultura de crear un reporte de ventas semanal es una gran manera de tener a todos los miembros de la fuerza de ventas alineados.

3. Reporte de ventas mensuales

El reporte de ventas mensual, a diferencia de los reportes de ventas diarias y semanales, no busca descubrir situaciones que estén afectando tu proceso de ventas o al negocio. Este reporte busca brindar una visión general sobre el desempeño de tu equipo de ventas en función de los objetivos a largo plazo.

Un reporte de ventas mensual te ayuda a determinar si estás alcanzando la tasa de conversión deseada, conocer el estado de tu pipeline de ventas, y saber si tu equipo se está desempeñando de acuerdo a lo que se espera.

Teniendo esto en cuenta, es momento de pasar a la realización del reporte de ventas. Ten en cuenta que los siguientes pasos te servirán para crear no solo reportes de ventas diarias, sino también reportes de ventas semanales o mensuales, o cualquier otro tipo de reporte de ventas con la periodicidad que decidas.

1. Reúne todos los datos de ventas

Vamos a enseñarte cómo realizar un reporte de ventas de manera muy sencilla en la que podrás mostrar a tus directores los resultados semanales, mensuales o incluso anuales de la empresa. Lo único que necesitarás es tener el programa Excel en tu computadora.

El ejemplo que nosotros usaremos es el de un reporte de ventas que refleja el crecimiento en ganancias y porcentajes de una empresa. La información puede ser semanal, bimestral o anual. Esta dependerá de los datos que busques reflejar.

2. Crea una tabla con la información requerida

Realiza una tabla dinámica con las casillas en Excel, en donde indiques el nombre del informe que vas a presentar, los datos y los elementos en cada una de las casillas, como se muestra en el ejemplo.

3. Utiliza la fórmula para calcular el crecimiento de las ventas

Para conocer el crecimiento en costos de las ventas logradas cada mes, utiliza la fórmula: = (ventas del mes) – (ventas del mes anterior). En el ejemplo, la fórmula queda de la siguiente manera: =B3-B2.

Copia y pega la fórmula en las demás celdas para que se arrojen los resultados en todas las casillas correspondientes.

4. Calcula el porcentaje

Para calcular la misma información de los costos, pero en porcentaje, ocupa la fórmula: =(crecimiento del mes) / (venta del mes). En el ejemplo aplicaría: =C3/B3 como aparece en la imagen.

Al igual que en el paso anterior, copia y pega en las otras celdas para que se arrojen los resultados de los demás costos.

En caso de que los resultados no aparezcan como porcentaje, basta con que cambies el formato antes de aplicar la fórmula, dando clic en el apartado de Porcentaje (%), que se encuentra en el grupo de Número.

5. Suma los totales de cada elemento

Para hacerlo dirígete a la celda de Total y Ventas. Al dar clic sobre ella, aparecerán unas flechas que despliegan un menú. Selecciona el apartado Suma.

Haz lo mismo en las demás celdas y así obtendrás los resultados totales de los apartados de Crecimiento y Porcentaje frente al mes anterior.

6. Crea un diagrama circular para mostrar los resultados

Selecciona el rango Mes y Ventas, dirígete a Charts o Gráficos y selecciona Pie o Pastel. En caso de que estés realizando en reporte en una computadora con Microsoft, la instrucción es Insertar, Insertar gráfico circular y selecciona el que más te agrade.

Después de hacer clic, aparecerá el gráfico circular en una ventana nueva sobre tu tabla de datos.

7. Dale el estilo que más se adapte a la imagen de la empresa

Ubícalo en el espacio y en el tamaño que desees; en los estilos de gráfico puedes modificar los colores y el formato. En este caso hemos elegido que los meses aparezcan junto con su porcentaje de ventas. Usa lo que creas más presentable e inteligible para tu reporte.

Te recomendamos hacer uso de diferentes colores para que sea más fácil comprender los datos que presentas.

8. Inserta un diagrama de columnas

Selecciona los rangos Mes y Ventas nuevamente y selecciona la opción Column o Columnas en el mismo menú de Charts o Gráficos; elige el que más te agrade. En Microsoft puedes hacer lo mismo que en el paso anterior: en el menú Insertar selecciona la opción Gráfico de Columnas.

Nuevamente aparecerá una ventana nueva con el gráfico de columna.

9. Da la presentación que quieras

Al igual que con el gráfico circular, posiciona el gráfico de columnas en el sitio en que desees presentarlo. También puedes cambiar los colores y estilo para que, además de visualizarse los meses y las cantidades generales, se vea el número exacto de ventas en cada columna.

10. Haz una revisión final

Siempre recomendamos que, antes de presentar o enviar algún archivo, es importante verificar que todos los datos sean correctos. Revisa a detalle y asegúrate de que el reporte se vea presentable y sea fácil de comprender.

Como puedes ver, con estos 3 elementos estás brindando una información completa: en ella se encuentran los datos totales de ventas anuales, el porcentaje de ventas por mes y el crecimiento de las ventas en costos.

Ejemplos de reportes de ventas

1. Ejemplo de reporte de ventas semanales por vendedor

Con este reporte se pueden visualizar los ingresos comerciales por semana, además de la progresión de cada uno de los vendedores y cuánto se acercan a los objetivos indicados por la empresa.

En este ejemplo se muestra claramente que el análisis arroja el total ventas por día que hizo el vendedor, y en el gráfico de columnas su transición hacia los objetivos implantados.

2. Ejemplo de reporte de número de llamadas realizadas

Este análisis, además de brindarte información acerca del rendimiento de cada ejecutivo de ventas, es clave para descifrar cuáles días de la semana son los más prometedores para llamar a un contacto.

La estrategia a seguir puede ser establecer un número de llamadas al día y dar seguimiento a la reacción de los consumidores. Verificar este análisis semanalmente puede brindarte información acerca de cuáles días son los ideales para hacer una venta o aquellos en los que solo deberías llamar para brindar información.

3. Ejemplo de reporte de venta de productos por día, semana y mes

Al hacer el registro diario podrás conocer y presentar con mayor detalle el índice de consumo en la empresa. En este ejemplo, en la primera imagen presentamos la tabla de datos de los productos vendidos.

En la segunda imagen, está la tabla con el reporte de ventas diarias.

En la tercera imagen, aparece el reporte de ventas semanales.

Y, finalmente, en la cuarta imagen ves el registro de ventas por mes completo.

Puedes enviar tu reporte de ventas en un solo archivo de Excel, usando diferentes pestañas. Esto sirve para dar la prioridad correspondiente a cada análisis.

Los vendedores a menudo tienen dificultades para comprender el comportamiento de los leads en diferentes canales. Y la solución a este desafío (programación de reuniones, tareas de seguimiento, delegación de varios trabajos, seguimiento de objetivos y más) está en un solo lugar: el software CRM.

Con base en tu CRM puedes nutrir tus informes que te permiten capturar, monitorear y comprender tus contactos y leads en masa. Los informes no siempre tendrán el mismo aspecto en todos los CRM, pero la mayoría de las plataformas modernas ofrece una variedad de informes esenciales. Aquí veremos cómo lucen en HubSpot.

1. Informe de contactos

Cualquier persona que esté en ventas puede dar fe de que sus contactos son su activo más valioso. Tus contactos son tus leads y redes para generar más leads.

Un informe de contactos te brinda una vista general de los contactos que se encuentran en tu base de datos y filtros detallados por etapa de proceso de negociación, fuente original, industria, puesto de trabajo, fecha del último contacto y otros atributos.

Estos informes pueden ayudarte a identificar nuevas oportunidades, encontrar conexiones de redes o detectar puntos débiles en tu embudo.

2. Informe de etapa en el embudo

Un informe que desglosa los detalles de tus leads te muestra exactamente en qué etapa se encuentra cada lead. Puedes desglosar más este informe por producto o canal de origen para comparar varios grupos y su progreso.

También puedes crear informes de embudo para representar las tasas de conversión de tus leads a medida que avanzan por el embudo, con el fin de identificar las áreas en las que tu proceso está siendo ineficiente. Esto proporciona un impulso para que tus equipos de marketing y ventas hablen entre sí sobre estrategias para garantizar que la mayor cantidad posible de leads califiquen en marketing y cierren en ventas.

Por supuesto, para obtener una lectura precisa de la procedencia de tus leads, tu base de datos de CRM deberá integrarse con un software de automatización de marketing compatible.

3. Informes de ingresos

Puedes crear versiones de este informe por un periodo específico para medir tu progreso con respecto a los objetivos y los nuevos ingresos desglosados ​​por fuente, producto e incluso representante de ventas.

Esto te ayudará a comprender la fuente original (las redes sociales, el marketing por correo electrónico, la búsqueda pagada u orgánica, etc.) que generan la mayor cantidad de ventas y dónde debes redoblar esfuerzos. Dentro de HubSpot, ya hay una serie de informes que visualizan muchas de estas métricas fundamentales que los ejecutivos de ventas y otras partes interesadas relevantes buscan para ver el progreso. Mientras tanto, los gerentes de ventas pueden organizar el panel y usar filtros de una manera que se refiera a la naturaleza personalizada de una línea de negocio específica.

También puedes utilizar un resumen de ingresos para pronosticar y establecer nuevos objetivos en función de tus tasas de cierre actuales.

4. Informe de empresas

Una lista de leads individuales puede volverse cada vez más complicada cuando más de dos leads provienen de la misma empresa. Un informe de empresas es un excelente conducto para asegurarte de que estás realizando un seguimiento correcto de los leads, los ingresos y el comportamiento mediante el seguimiento de las empresas compradoras frente a las personas de esas empresas.

Este tipo de informes es imprescindible para las estrategias de ventas (y marketing) basadas en cuentas (account based marketing, ABM). Combinar la puntuación de leads individuales con informes a nivel de cuenta/empresa es una excelente manera de mantener tu ABM al día y apuntar a las oportunidades más prometedoras.

Según cómo estructures tus iniciativas de ABM en tu plataforma de automatización de marketing, puedes utilizar las propiedades necesarias para informar más sobre esto en tu CRM.

5. Informes de ganancias/pérdidas

Los informes de ganancias/pérdidas muestran qué acuerdos estás ganando o perdiendo en tiempo real, los representantes responsables de dichos acuerdos y cómo se mide la tasa de cierre con respecto a los puntos de referencia de la industria o los objetivos de tu equipo.

6. Informes personalizados

Los cinco informes anteriores son esenciales para cualquier estrategia de ventas exitosa, pero también querrás considerar informes más personalizados que reflejen los matices de tu línea de productos o ciclo de compra. Una vez que te sientas cómodo con los informes básicos, será más fácil desarrollar informes personalizados para profundizar aún más en tus datos.

Estas son otras métricas que puedes incluir en un informe de ventas personalizado:

• Tamaño medio de la transacción.
• Tiempo de cierre.
• Costo de adquisición de clientes.
• Desempeño individual de los representantes de ventas.
• Ingresos por desafío al que se enfrenta el cliente.
• Número medio de actividades por representante de ventas.
• Factores de cierres ganados / cierres perdidos.

Cuanto más analices tus datos, podrás mejorar aún más tus números. Si ya estás utilizando un software CRM, realmente ya no tienes que buscar mucho para encontrar información crítica que hará que tu empresa y tu equipo de ventas sean más eficientes.

Fuente https://blog.hubspot.es/sales/reporte-de-ventas