Cómo delegar funciones a tus colaboradores

Por Camilo Clavijo

Uno de los retos más importantes a los que deben enfrentarse los líderes empresariales consiste en aprovechar las capacidades de los colaboradores de una compañía mediante la delegación de funciones y de responsabilidades. De acuerdo con estudios, la capacidad de delegar se traduce en un crecimiento de hasta un 33 % de los ingresos de una empresa.

Por ello, como líder debes ser capaz de distribuir de manera óptima las operaciones y actividades. Así te asegurarás de que las tareas serán realizadas por aquellos que tienen las mejores capacidades para alcanzar los objetivos; al mismo tiempo, debes promover el crecimiento de los colaboradores dentro de la compañía.

Para lograr estas metas, es importante que sepas qué implica delegar funciones y cómo puedes hacerlo para asegurar el éxito empresarial y el cumplimiento de los objetivos de tu equipo de trabajo.

¿Qué es la delegación de funciones en una empresa?

Delegar funciones es transferir responsabilidades a otros para el cumplimiento de actividades específicas. Conlleva además la cesión de autoridad para la toma de decisiones por parte de aquel que adquiere las responsabilidades en el cumplimiento de la tarea. Por ello, delegar funciones en una empresa representa compartir responsabilidades y autoridad con el fin de alcanzar las metas deseadas.

En el marco empresarial, la delegación de funciones ocurre cuando los líderes asignan diferentes labores a sus colaboradores con el fin de mejorar la productividad y aprovechar el talento de los empleados. Esto permite crear espacios incluyentes, promover la eficiencia, aumentar el talento de los colaboradores y disminuir las cargas de trabajo focalizadas en algunas pocas personas.

¿Por qué es tan importante aprender a delegar funciones?

• Permite que las y los líderes tengan menor carga de actividades: dirigir una empresa conlleva atender una multiplicidad de tareas y dar solución a una gran cantidad de problemas. Realizar estas actividades con éxito puede resultar difícil cuando demasiadas responsabilidades recaen en los líderes empresariales, así que delegar funciones es clave para que puedan enfocarse en sus tareas particulares, como son crear estrategias generales de negocio y vislumbrar nuevos horizontes de mercado y producto.
• Ayuda a cumplir con las obligaciones de la empresa: frente a la importante carga de trabajo que día con día se genera en una empresa, es importante que los líderes sepan aprovechar las fortalezas de los colaboradores para que cumplan con tareas específicas. De este modo, propician el trabajo en equipo y el logro de objetivos comunes.
• Implica el reconocimiento de las aptitudes de los colaboradores: esto permite que los empleados exploten sus habilidades y pongan al servicio de la empresa su talento en las áreas que requieren soluciones. Se promueve así un incremento en el sentido de confianza, respeto y pertenencia a la empresa, y aumenta la productividad y eficiencia operativa del equipo laboral.

4 consejos para delegar funciones correctamente

Delegar funciones no es una tarea sencilla. Para hacerlo de manera correcta es esencial que los líderes conozcan a los miembros de su equipo de trabajo y deben asegurarse de que estos compartan los mismos objetivos, cultura y valores.

Te presentamos algunas consideraciones que te ayudarán a distribuir tareas de la manera más eficiente y adecuada a tus necesidades:

1. Define claramente cuáles actividades puedes delegar y cuáles no

En una empresa existen actividades que requieren una amplia experiencia o una formación sólida en la materia, mientras que algunas otras pueden ser completadas con algunas indicaciones básicas que cualquiera puede llevar a cabo. Es probable que algunas tareas financieras o de gestión de recursos humanos no puedan ser delegadas y deban ser realizadas por los responsables del área o por los líderes de la empresa.

Por otro lado, existen algunas otras tareas que pueden ser manejadas por un amplio número de colaboradores, por lo que ceder autoridad en la toma de decisiones puede elevar la moral de los trabajadores y promover su iniciativa para resolver problemas. Definir las actividades que pueden ser delegadas te permitirá tener un panorama claro de las tareas a distribuir entre los miembros de tu equipo y facilitará identificar quiénes tienen un perfil más adecuado para su cumplimiento.

2. Asigna las actividades a la persona indicada

Conocer las fortalezas y debilidades de cada miembro de tu equipo de trabajo es necesario para delegarles tareas, de acuerdo con sus intereses, preferencias y aptitudes. Asignar las actividades a realizar a los mejores talentos permitirá que los empleados se sientan empoderados y funcionales en el cumplimiento de tareas para las que poseen habilidades, a la vez que asegurará su cumplimiento de manera satisfactoria.

Otra estrategia que puede rendir frutos a la hora de delegar funciones consiste en permitir que los colaboradores elijan las actividades de su interés. Esta estrategia fomenta que los empleados exploren otras áreas de ejercicio de acuerdo con sus intereses o que profundicen su conocimiento en las áreas que dominan.

3. Precisa las instrucciones a seguir

Si bien delegar funciones implica también transferir responsabilidades y autoridad a la hora de tomar decisiones, es importante que todos los colaboradores se guíen según los objetivos de la empresa. Por ello, es esencial que los líderes den instrucciones claras sobre cuáles son los resultados esperados de las actividades asignadas, así como el modo por el cual deben ser cumplidas.

En caso de que la actividad requiera un conocimiento previo, será necesario que los colaboradores posean las herramientas y conozcan los procesos que deben llevar a cabo para cumplir en la forma esperada con las metas buscadas.

4. Monitoriza el trabajo

A pesar de que los líderes deben demostrar confianza en los colaboradores de su equipo de trabajo, es crucial que no se pierda el control de las actividades o que se diluyan los objetivos laborales. Monitorear y supervisar las actividades son procesos esenciales para instruirlos en el modo correcto para realizar cada asignación.

En este sentido, corregir y dar retroalimentación a los colaboradores son requisitos que permitirán que las actividades se realicen de manera cada vez más autónoma y precisa. Motivar a los colaboradores a tomar riesgos y aprender de sus errores también es una forma de encaminarlos al perfeccionamiento de sus habilidades.

Delegar funciones es un elemento clave para la obtención del éxito empresarial. Implementar estas estrategias te ayudará a propiciar la creación de ambientes de trabajo basados en la confianza y permitirá el crecimiento profesional de tus colaboradores, así como un mejoramiento en la calidad de los resultados entregados por el equipo de trabajo.

Si bien ceder responsabilidades y autoridad puede parecer arriesgado, los efectos positivos que conlleva compartir y distribuir labores se traduce en un mejor funcionamiento de una empresa y en una mejor gestión de los talentos humanos por parte de los líderes empresariales.

Fuente: https://blog.hubspot.es/sales/que-es-delegacion-funciones