El Protocolo Familiar: Un proceso por etapas

Por Mario Rizo Rivas

Escuchar y atender las necesidades particulares de cada familia empresaria garantizará una aplicación provechosa y atinada que permita la continuidad de la empresa y la armonía en la familia.

La empresa familiar goza de unas características particulares que la distinguen del resto, ya que coinciden en ella dos realidades totalmente contrapuestas, como son la familia y la empresa. Mientras que en el mundo empresarial todo tiende a medirse, con la meta de alcanzar ciertos objetivos, como puede ser la generación utilidades para los accionistas, la familia se guía por vínculos consanguíneos, sentimientos, emociones, respeto y valores de índole normalmente subjetiva. Por tanto, cuando ambos sistemas se unen bajo la figura de la empresa familiar es necesario diseñar un instrumento que sea capaz de prever y anticiparse a cualquier fuente futura de problemas entre los miembros de la familia empresaria. A esta herramienta la denominamos protocolo familiar.

Básicamente, un protocolo familiar es un documento que establece las reglas internas de la empresa para facilitar la relación entre la familia y el negocio. Por tanto, es bien sabido que se trata de una valiosa herramienta para favorecer la continuidad y el éxito de la empresa familiar, cuya eficacia dependerá en buena medida de una la correcta elaboración y aplicación de su protocolo.

El protocolo familiar tiene como finalidad crear un proyecto entre la familia y la empresa que motive y busque la unidad entre los miembros de esta. Como se ha explicado anteriormente, y antes de crear y desarrollar el protocolo, es necesario mucho tiempo de diálogo y consenso entre los miembros involucrados pues las decisiones que se tomen en este tiempo serán las que se reflejarán en el protocolo. 

Como todo proceso que pretenda realizarse de manera efectiva, la elaboración de un protocolo de empresa familiar requiere de una serie de fases. Llevarlas a cabo en orden es importante para que, al llegar al final del proceso, todos los miembros de la familia se sientan cómodos con los resultados obtenidos. Por otro lado, los expertos recomiendan siempre solicitar la figura de un asesor independiente, pues aportará una visión objetiva y, al ser ajeno a la familia, estará preparado para separar lo personal de lo profesional.

Para confeccionarlo no es suficiente seguir los modelos que han adoptado los protocolos familiares de otras empresas; si bien, estos pueden fungir como ejemplo, la experiencia contrastada demuestra que su realización es un poco más compleja, puesto que cada empresa tendrá sus propias necesidades y estará conformada por un grupo muy específico con necesidades propias. Para la elaboración de un protocolo familiar, es imprescindible contar con ayuda experta: la ayuda de un profesional externo a la empresa familiar puede garantizar la tan necesaria objetividad al momento de plantear el protocolo familiar, así como también podrá guiar los pasos a seguir a lo largo de todas las etapas, desde el diagnóstico inicial hasta su desarrollo, firma e implementación.

Cada protocolo familiar deberá estar adaptado a la empresa: es de interés particular para la familia empresaria elaborar su propio protocolo, lo que significa que hay que huir tanto de los procesos sistematizados como de cualquier otro método que no se base en la implicación de la familia para el logro de un consenso. Escuchar y atender las necesidades particulares de la familia empresaria garantizará una aplicación provechosa y atinada.

Si bien cada protocolo familiar marcará su propio ritmo durante la elaboración, algunas etapas –que describiré a continuación– son imprescindibles para lograr su confección e implementación una mayor probabilidad de éxito:

• Diagnóstico. El proceso donde se analiza la situación familiar y empresarial.  Mediante entrevistas confidenciales con familiares y el estudio de los estados financieros, estatutos, testamentos y otros documentos que puedan ser relevantes, se determina si la familia está o no en condiciones de elaborar un protocolo familiar en el momento del diagnóstico.
• Proceso del Protocolo. Mediante reuniones familiares –de una duración de 4 a 6 horas– los miembros familiares involucrados debaten y alcanzan acuerdos que se redactan para ser, o no, aprobados. Esta fase puede alargarse bastante en el tiempo y es la más compleja, pues no finaliza hasta que todos los miembros de la familia hayan llegado a un consenso en todos los acuerdos debatidos. Llegar al consenso unánime a partir del debate y el diálogo no siempre es posible, pero en todo caso, no ha de perderse de vista que el objetivo del protocolo es ayudar a profesionalizar y motivar a la familia, fomentando la comunicación y mejorando la convivencia entre esta y el negocio.

• Implementación. Una vez finalizados los procesos de diálogo y los consensos, se redactan los documentos legales para poner en marcha los acuerdos plasmados en documento escrito. Esta etapa es compleja, en relación inversa al grado de profesionalización de la gestión familiar, es decir: cuanto más organizada estaba la empresa familiar previamente, menos costosa será la implantación. Esto es así porque los acuerdos suelen acarrear cambios estructurales y organizativos, una redefinición de roles y otros aspectos que no pueden implantarse de un día para otro, sino que requieren un tránsito desde la situación inicial hacia la deseada. Tener en cuenta esto es importante para que todos los miembros de la familia gestionen sus propias expectativas sobre el resultado del protocolo.

La implementación del protocolo será posterior a su firma. Una vez desarrollado —lo que incluye también la inclusión de algunos documentos legales que requieren sus pertinentes firmas— habrá llegado el momento de aplicarlo. La experiencia nos dice que lo más difícil en la implantación de este reglamento es generar nuevos hábitos de comportamiento y respetar las nuevas reglas que nos hagan democratizar la información. Esto podría generar algunas resistencias, sin embargo, los integrantes de la familia deben obligarse a cumplirlo y ayudarse a respetarlo. Así, logrará gestionarse a la familia empresaria para que disfrute de ese tesoro escondido en su estructura y lo vayan legando de generación en generación.

• Incorporación a la cultura familiar empresarial. Es una de las últimas fases. En ella, se audita y se comprueba que lo acordado en el documento escrito está incorporado en la vida familiar y empresarial: el consejo de familia funciona, la incorporación de sucesores se está haciendo como fue previsto, todos los miembros de la familia han interiorizado el protocolo y su rol dentro de la compañía y, cuando surgen las disputas, se acude a él para solucionarlas.

Cada protocolo se elabora a la medida, de forma confidencial, pues además de constituir una herramienta acaba convirtiéndose en un documento privado de uso interno. Para su realización se necesita tanto asesoría profesional como predisposición por parte de los miembros de la familia para acercar posturas y trazar un camino que permita caminar juntos para el beneficio de ambos sistemas empresa y familiar.

Fuente: https://www.forbes.com.mx/red-forbes-el-protocolo-familiar-un-proceso-por-etapas/