Liderazgo, comunicación y teletrabajo en confinamiento

Por Juan Luis Polo

“No desarrollas valentía cuando todo va bien, sino cuando sobrevives a momentos difíciles y desafías la adversidad.” EPICTETO

El Covid-19 ha cambiado de raíz nuestra forma de trabajar y comunicarnos, pasando del contacto físico de una reunión o conversación a la falta del mismo. El mes pasado muchas empresas se planteaban si el teletrabajo se ajustaba a sus organizaciones. Ahora, es la única fórmula posible de seguir adelante.

Este cambio obligado ha sido diferente para cada empresa. Muchas han tenido que descubrir cómo hacerlo desde cero, otras muchas simplemente han ampliado lo que ya hacían. Pero para todos ha supuesto un reto de un calibre no conocido: ¿cómo mantener el liderazgo basado en el contacto personal, una vez que sólo podemos vernos a través de pantallas?

Abordar el concepto del teletrabajo supone descubrir o confirmar herramientas y tecnologías que lo hacen posible. Pero la batalla más importante de esta crisis para una empresa no se libra en el campo de qué herramientas elegir para teletrabajar, sino en cómo mantener muy alto el propósito de nuestros equipos en el momento terrible que estamos viviendo. Y el papel del líder es hoy más fundamental que nunca, así como abrazar el concepto de empresa digital.

Queremos mostraros cómo abordamos este reto desde Good Rebels, basándonos en nuestra experiencia 8 años adoptando el teletrabajo como una práctica habitual y libre entre nuestros rebels, 4 oficinas entre España, Inglaterra y México y 110 personas interconectadas en 2 continentes.

Liderazgo en tiempos de confinamiento.

Si al ya complicado papel de ser líder de nuestros equipos en el día a día, añadimos el momento de confinamiento que vivimos, la situación se vuelve una pesadilla real para muchos sobre todo por la falta de costumbre de interactuar en remoto:

• Falta práctica para hablar delante de muchos, y más aún a través de una cámara en solitario: no hay feedback si las otras personas no conectan su cámara
• Desconocimiento de cómo crear la mejor atmósfera y cómo ser percibidos.

Si sumamos a lo anterior que es posible que cada uno de nosotros tengamos un concepto distinto de “liderazgo” y que nos cuesta definir sus elementos funcionales, no hace más que complicarlo todo.

¿Qué valores podemos atribuir al líder? 7 claves como punto de partida:

• Visión transformadora: incluye la capacidad de anticiparse a los mercados y las tendencias, tomar decisiones empresariales inteligentes y resolver problemas difíciles en tiempos turbulentos.
• Entiende la tecnología: y lo hace en la medida necesaria para poder desplegar sus acciones a través de ella.
• Proactivo y orientado a los datos: la proactividad es ahora más necesaria que nunca pero debe estar basada en datos, no en percepciones.
• Gran Comunicador: siempre está a la búsqueda de tendencias y se las transmite al equipo.
• Embajador de la marca nº 1: más que nunca el ejemplo del líder es básico para el resto del equipo, que actuarán según lo hace aquel o aquellos que les guían.
• Potencia claramente el trabajo colaborativo: a pesar del confinamiento de debemos quedarnos solos. Nunca fue tan importante mantenernos unidos y trabajar en equipo.
• Cuida el talento de sus equipos: mediante la delegación por objetivos y la formación, básicos para abordar el trabajo no presencial.

Veamos con detenimiento aspectos especialmente necesarios en estos momentos:

• Pro-actividad: y altas dosis de empatía: ¿estás preguntando a tus equipos cómo se encuentran? ¿Cómo están sus familiares? ¿Si necesitan algo? Tal vez sólo necesitan ser escuchados, más que nunca.
• Comunicación frecuente y transparente: comunicar de manera transparente y a menudo es imprescindible: qué decisiones se están tomando, cuáles son las previsiones que manejamos… A pesar de que pueda parecer mejor no decir nada hasta que lo tengamos 100% claro, la realidad es que el silencio y la distancia destruyen la vinculación con nuestra gente.
• Potenciar a los mejores y el trabajo colaborativo: nuestros empleados se convierten en portavoces delante de clientes y stakeholders. Potenciemos su labor para construir una red eficaz de información para nuestros clientes. Es una tarea que no podrá realizar en solitario el CEO de una compañía, ni tan siquiera el comité directivo.
• Orientado a datos: más que nunca los datos ayudan a conformar el contexto de lo que tenemos delante. Pero corremos el riesgo de esperar a tener la mayor cantidad de datos posible antes que actuar. Sin embargo el modelo “Agile” de gestión debe prevalecer y convertirse en un ciclo: primero parar, después recopilar información, usarla para anticiparnos y por último actuar en consecuencia.

En una situación como la que vivimos, estar rodeado además de los mejores en cada campo es crítico. Crear un verdadero equipos de crisis es clave para abordar lo que tenemos por delante.

Buenas prácticas en comunicación para un líder

Si eres un líder que se siente inseguro a la hora de comunicar, de manera asíncrona o en tiempo real, es el momento de trabajar para mejorar. Esto es lo que necesitas a nivel de comunicación:

• Prioriza la comunicación escrita: permanece, es más fácil de asimilar y seguir por todos, y reduce la necesidad de reuniones. Y nos obliga a analizar muy bien qué decimos y que requerimos de los demás.
• La comunicación escrita no requiere agenda al contrario que una reunión. Se puede emitir y consumir en tiempo asíncrono.
• No esperes respuesta inmediata o concreta. Si la necesitas, dilo claramente y haz preguntas específicas.
• La comunicación pobre crea trabajo innecesario y situaciones no deseadas. Trabaja bien tus mensajes, antes de enviarlos.
• Ojo con las urgencias. Valora bien si lo son o es tu propia situación emocional la que la fuerza. Suele ser tóxico que todo sea urgente.
• La comunicación habitualmente nos interrumpe, así que es importante decir la cosa correcta en el momento justo.

Comunicación audiovisual en concreto.

En la situación actual la comunicación cada vez está más relegada al ámbito digital, a través de las cámaras de nuestro ordenador o móvil, y debemos sacarle el mayor partido posible.

De cara a la preparación:

• Coloca el ordenar a una cierta altura para el encuadre resulte mejor.
• Usa elementos de cierta calidad: cámara, micro y auriculares que permitan a tu audiencia escucharte con claridad.
• Usa conexión por ethernet si te es posible.
• Coloca tu cámara (o el ordenador) en un lugar bien iluminado y tranquilo.
• Ten a mano tus notas para no interrumpir la fluidez de la conversación y no despistar a tu audiencia

De cara a tu mensaje:

• Habla despacio y vocaliza al máximo.
• Utiliza un tono variable, no seas monótono.
• Gesticula si te encuentras cómodo, como lo harías en la vida real

Cultura de liderazgo y herramientas: cómo lo hacemos en Good Rebels

Llevamos 4 años usando Slack en su modalidad gratuita, que limita el histórico a 10.000 mensajes, y las APIs para integrar otras herramientas. Perdemos conversaciones antiguas, pero en cierto sentido nosotros preferimos que sea así: tenemos otras herramientas para mantener contenidos y refuerza la necesidad de atender los mensajes.

Todo esto hace que Slack sea óptimo para nosotros como mensajería instantánea de equipos:

• No hay gestión de proyectos, pero se integra con muchas apps de gestión de proyectos.
• No es la mejor para llamadas pero lo hace relativamente bien para llamadas rápidas.
• No tiene gestión documental, pero se integra bien con Google Docs.
• Permite notificaciones automáticas desde Salesforce.
• O públicas en Discourse (nuestro software para foro online) y se publica en un canal en la propia plataforma.

¿Qué otras herramientas usamos?

• Discourse (como foro de discusión centralizado para reflexiones permanentes y más largas); Aunque es open source, pagamos soporte premium.
• Basecamp / Trello, en función de equipos, para gestión de proyectos y compartir info. Basecamp en versión de pago para todos, que vamos a potenciar. Trello versión gratuita.
• Notion (de pago) para compartir info (super wikis). Lo trajo Muskae, empresa que integramos hace un mes).
• Salesforce como CRM.
• Harvest + Forecast. Control de horas por proyecto y planificación de equipos.
• Google Hangouts + Google Calendar para reuniones video internas y externas. Además tenemos Chromeboxes en varias salas de reunión (Madrid, Barcelona, Mexico y Brighton).
• Zoom para webinars y reuniones grandes (internas o externas). Con una licencia pagada para 500 asistentes.
• Google Drive en sustitución de Dropbox (lo quitamos hace 1 año, después de 10 años usando Dropbox).
• Google Docs de continuo, por su capacidad colaborativa
• Redmine, para gestión ticketing incidencias IT.
• Tableau y Data Studio, para visualización datos para clientes e internos.
• Facetime. Todos tenemos iPhone de empresa. Llamadas audio/video, cuando interesa

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Los ritos: clave para construir el sentido de pertenencia.

Llevamos 6 semanas y nos esperan unas cuantas más vacías de cercanía física con nuestros equipos. Solos, en la distancia, sin poder realizar reuniones presenciales y sin saber por su mirada cómo se encuentran de ánimo y motivación. ¿Cómo llevar a lo digital los rituales físicos?

¿Qué ritos tenían lugar en tu empresa? Puede que ir de cañas después del trabajo, comer juntos en el comedor de vuestra empresa, desayunar los viernes en vuestra oficina…

Por encima de herramientas, el liderazgo digital debe buscar la cohesión y participación en la versión digital de los ritos antes existentes. ¿Cómo transformarlos a virtuales? Te comentamos cómo lo estamos haciendo nosotros.

En Good Rebels hemos creado espacios fijos, 30’ a las 9:30 y 30’ a las 18:30, mediante una conexión en Zoom, para que todo aquel que quiera se conecte y comente. «Rebel Kitchen» los llamamos.

Además mantenemos nuestros Rebel Outlooks, reuniones mensuales de información para todo el equipo.

Y estas semanas hemos realizado quedadas a través de las pantallas, rebel cañas desde casa, con un éxito de participación importante usando Zoom como medio de conexión.

Puede que todo esto nos suene raro realizado desde casa y mediante una pantalla, pero es importantísimo mantener el contacto con todo nuestro equipo y no cejar en los ritos. Y es tarea de los líderes de una compañía conseguir que estos momentos se mantengan y crezcan. Y por supuesto, participar en ellos.

¿Y vosotros qué herramientas y ritos mantenéis?

Fuente: https://juanluispolo.com/2020/04/liderazgo-comunicacion-y-teletrabajo-en-tiempos-de-confinamiento/