Por Iván Torres
La documentación de los procesos de una organización es algo esencial para cualquier tipo de empresa. Los procesos lo son todo en una organización.
Por este motivo, se hace muy necesario el estudiar y estandarizar todos los procesos de una empresa.
Si documentas bien los procesos de tu negocio, te ahorrarás quebraderos de cabeza como los siguientes:
Por estos motivos estarás de acuerdo conmigo en que es importantísimo documentar tus procesos.
Bien, pues en este artículo te voy a describir 6 errores que no debes de cometer a la hora de documentar los procesos de tu empresa.
La comunicación interna en cualquier tipo de organización es importantísima.
Por eso es importante que comuniques el proyecto que vas a llevar a cabo entre los mandos intermedios y también los operarios.
Si NO comunicas bien internamente este proyecto de documentación de procesos, conseguirás:
Así que comunica bien el inicio de este proyecto. Y para empezar, lo podrías hacer con una reunión de lanzamiento.
En esta reunión deberías de convocar a:
El propósito de esta reunión es dejar bien definido:
Si no identificas y esquematizas todos los procesos que van a ser documentados, el trabajo será un caos porque:
En muchas ocasiones las empresas no son capaces de Identificar de forma global todos sus procesos. Ante esta situación, yo te recomendaría que buscases ayuda en empresas que fueran consultores de procesos.
Para esquematizar estos procesos, mi recomendación es que utilices un mapa de procesos.
Dibuja en un papel dinA0 Los procesos estratégicos, operativos y de apoyo que quieres documentar.
Utilizando un mapa de procesos como este, tendrás una imagen muy visual de los procesos con los que vas a trabajar.
Recuerda que:
Si planificas mal el trabajo, todo será un caos y no tendrás el control del proyecto.
Y planificar mal el trabajo significa lo siguiente:
Por lo tanto, identifica bien quién es el responsable de cada uno de los procesos, cuánto tiempo va a tardar en estudiar cada uno de ellos y cuándo debería de hacer esta tarea a la semana o al mes.
Comenzar a estudiar un proceso con una hoja en blanco es una auténtica locura.
Te costará identificar cuál es el inicio del proceso y cuál es el final de cada uno de ellos.
Yo te recomiendo que utilices como herramienta una ficha de procesos. Esta ficha de procesos te ayudará a:
Puedes utilizar un formato tan sencillo como este:
Lo que quiero decirte es que debes de entrar en el detalle acerca de cómo se desarrolla el proceso.
Si describes un proceso de una forma muy sencilla en la que suprimes determinadas tareas o pasos, la persona que va a leer ese proceso no va a ser capaz de entenderlo ni de llevarlo a cabo.
Ten en cuenta que el principal propósito de documentar proceso es tener un manual estandarizado en el que los empleados puedan recurrir para conocer cómo se debe de llevar a cabo un proceso.
Por lo tanto, lo más lógico es que documentes el proceso en un manual de procedimiento de trabajo.
Estos manuales de procedimiento te permitirán describir con todo detalle cada una de las actividades que componen el proceso que estás estudiando.
Como ya sabes que debes de utilizar una ficha de proceso, en esta ficha tienes toda la información para que la traspases a un manual de procedimiento de trabajo.
En la redacción de este manual de procedimiento, entra en el detalle de:
Te aseguro que, si describes el manual de procedimiento de esta forma, cualquier persona en tu organización será capaz de ejecutar el proceso que estás documentando.
Documentar tus procesos y creer que van a estar 100% correctos a la primera es un error.
Cuando documentes tus procesos de trabajo, estos serán la versión 1.
Verás que a medida que los vayas trabajando, aparecerá una versión 2 mejorada y posteriormente una versión 3 que mejora a la versión segunda.
Bien, pues para darte cuenta de estas posibilidades de mejora, lo que deberías de hacer es una auditoría de tus procesos.
Y esto es simplemente, confirmar que lo que se dice en tus manuales de procedimientos, se lleva a cabo por parte de las personas responsables de ejecutar esos procesos.
Lo importante en cualquier proyecto para mejorar una empresa es probar e implementar las soluciones que se han encontrado.
Verás que cuando hagas esta auditoría, los propios responsables de cada uno de estos procesos te dirán cómo mejorar esta versión 1 que has creado.
Bueno, pues hasta aquí este artículo en el que quería describirte 6 errores que no puedes cometer a la hora de documentar tus procesos.
Ahora cuéntame tú, ¿Has cometido alguno de estos errores en tu organización?
Fuente: https://www.emprendices.co/6-errores-a-la-hora-de-documentar-procesos-en-tu-empresa/?utm_source=feedburner&utm_medium=email