Qué es un organigrama, para qué sirve y cómo crearlo

por Fiorella Cárdenas

No importa el tamaño de tu empresa ni a qué se dedica. Saber cómo se estructuran las áreas del negocio, así como conocer los responsables de cada departamento, ayuda a que todos realicen mejor su trabajo. Por ello, un organigrama es un elemento esencial en cada compañía.

Un organigrama ofrece una vista general y rápida de cómo se conforma una empresa; sin embargo, aún hay muchos negocios que lo consideran innecesario o postergan su creación.

Si necesitas crear esta estructura, aquí te enseñamos cuál es la importancia del organigrama y cómo puedes desarrollarlo de forma sencilla.

Es común ver que el organigrama destaque los diferentes puestos y responsabilidades que conectan a los empleados entre sí. Hay distintos tipos de organigramas, pero regularmente se desarrollan de arriba abajo, donde se coloca en la parte superior a los líderes de la organización. Pero pueden ser tan específicos como se requiera.

¿Para qué sirven los organigramas?

La importancia del organigrama varía según la persona que lo vea. Desde su primera creación, los organigramas han sido utilizados por las áreas de Recursos Humanos o los líderes empresariales. Estos últimos suelen ocupar este gráfico visual durante las presentaciones, a fin de determinar dónde podrían tener la oportunidad de cambiar un puesto o justificar la adición o reducción de personal.

Sin embargo, un organigrama también puede ser un mapa de ruta inicial para los empleados que se incorporan a una nueva empresa. Esta representación visual los ayuda a conocer los nombres y títulos de los responsables de cada departamento o área, así como comprender mejor dónde encajan en la estructura corporativa general.

Si un organigrama se compone de nombre y fotografías se vuelve aún más útil para todos los miembros de una empresa, pues hace más fácil la identificación de personas específicas, en caso de que se requiera entablar una conversación profesional.

Si necesitas hacer un organigrama para tu empresa, aquí te compartimos los pasos para realizarlo fácilmente. Puedes crear tu organigrama utilizando PowerPoint o la herramienta que prefieras.

1. Reúne la información necesaria para crear tu organigrama

Lo primero que debes hacer es corroborar que cuentas con los datos necesarios para realizarlo; sobre todo si tu empresa es muy grande y no tienes conocimiento al 100 % del nombre o los cargos que existen.

Por ello, para hacer un organigrama de tu empresa acércate con tu área de Recursos Humanos (si es que la tienes) o con aquella persona que se encarga de la contratación y la organización de la estructura de tu negocio.

Cerciórate de tener los nombres bien escritos de cada empleado, su función, el departamento al que pertenecen y sus actividades. Si bien es posible que no requieras toda esta información, es necesario que la uses a tu favor para comprender la forma en que está organizada tu empresa.

2. Crea un nuevo documento donde estará tu organigrama

Abre PowerPoint o la herramienta que hayas seleccionado para crear tu organigrama. En este documento en blanco vas a empezar a desarrollar la estructura de tu gráfico.

3. Inserta el gráfico para crear un organigrama

Dirígete hacia el menú y busca la opción «Insertar» y busca el icono de «SmartArt». Se desplegará un menú donde darás clic en «Jerarquía» y finalmente selecciona el tipo de organigrama que quieres desarrollar.

Las opciones varían según el diseño y el tipo de jerarquía que necesites para estructurar correctamente las áreas o departamentos de tu empresa. Existen alternativas como el organigrama mixto, el organigrama horizontal y el organigrama funcional que es uno de los más utilizados y es el que hemos seleccionado para mostrarte la serie de pasos.

4. Agrega a los responsables o las áreas de tu empresa

Tu organigrama puede contener solo de forma general las áreas que integran tu empresa, como la siguiente imagen:

Te recomendamos que lo hagas un poco más específico para que su función sea más extensa, a fin de que los empleados actuales y de nuevo ingreso puedan identificar fácilmente a los responsables de cada área.

Ahora que ya conoces la importancia del organigrama y cómo hacer uno, ¿estás listo para desarrollar la estructura de tu negocio? Recuerda tener todo el conocimiento posible de las áreas en las que se divide tu empresa y los responsables inmediatos con los que otros empleados pueden canalizar dudas o entregar resultados.

Agrega tantos elementos como lo desees. En el panel de control que te brinda PowerPoint puedes incluir más formas, aumentar niveles, agregar viñetas o, por el contrario, reducir o eliminar niveles y formas.

Como puedes ver, hacer un organigrama es muy sencillo, sobre todo si cuentas con las herramientas para manipular fácilmente los elementos que quieres agregar o quitar. En la web puedes encontrar herramientas mucho más sofisticadas que te permitirán hacer más cambios o crear formatos más personalizados. Sin embargo, esto es completamente tu elección.

También puedes usar PowerPoint para crear el boceto de tu organigrama y después entregarlo a algún diseñador gráfico para que realice un diseño acorde a la imagen y representación de tu empresa.

Si lo prefieres, puedes agregar las fotografías de tus empleados en tu organigrama. Solo te hacemos la recomendación de que estas imágenes se tomen de manera profesional para evitar que las personas luzcan diferentes, desaliñadas o con distintas posturas que alteren la composición de tu gráfico.

No importa si tu empresa es muy grande y está consolidada o si tu empresa recién comienza el objetivo del organigrama para una empresa pequeña es que cuentes con una representación visual general para identificar tus fortalezas, tus áreas de oportunidad y la forma en la que crece tu negocio.

Fuente https://blog.hubspot.es/sales/que-es-organigrama