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Recomendaciones para una dirección de reuniones eficaz.

Por Isabel Carrasco

Steven G. Rogelberg en “The surprising science of meetings. How can you lead your team to peak performance”, que venimos comentando, propone como conclusión sobre cómo organizar y dirigir reuniones eficaces las siguientes recomendaciones:

I.- PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN:

1.- Reunirse solo cuando sea necesario. Los líderes deben cancelar las reuniones cuando los temas ya se han tratado, cuando la causa de la reunión se pueda abordar con otros métodos alternativos (por ejemplo el correo electrónico) y cuando los asistentes que deben estar presentes no pueden asistir.

2.- Invitar a las personas correctas. Las invitaciones para asistir a la reunión deben hacerse exclusivamente a las personas que son necesarias para la misma o a aquellas cuya presencia se puede beneficiar de la asistencia para su desarrollo profesional. Permitir que los profesionales puedan declinar la invitación si consideran que no van a aportar nada a la misma.

3.- Recoger información antes de la reunión. Para incluir a los participantes en la agenda de la reunión enviar una petición de propuestas, comentarios, sugerencias sobre lo que debe incluir el orden del día.

4.- Priorizar los temas en la agenda y marcar restricciones del  tiempo asignado a cada asunto.

5.- Enviar el orden del día antes de la reunión. En él se pueden incluir información, como por ejemplo cuáles son los objetivos de la reunión y la razón de la asistencia de cada participante.

6.- Facilitar material preparatorio necesario para la reunión pero procurando que no sea excesivo.

7.- Escoger cuidadosamente el entorno de la reunión. Seleccionar el tipo de reunión: sentada, de pie, caminando, por ejemplo, la colocación de los participantes alrededor de  mesa si es el método elegido para promover la variedad y el lugar de celebración.

II.- DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1.- Asignar roles a los participantes y procurar rotar las responsabilidades durante la reunión.

2.- Hacer lo posible para que los participantes sean puntuales. Evitar las disrupciones asociadas a los asistentes que llegan tarde prohibiendo su incorporación y/o hablando con ellos al finalizar la reunión.

3.- Incluir a los participantes que sean necesarios pero que no puedan atender la reunión físicamente garantizando la disponibilidad de las tecnologías que lo permitan. De esta forma se evitan desplazamientos exclusivamente para la reunión con la disrupción que implica para su trabajo habitual.

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4.- No permitir la utilización de dispositivos electrónicos  personales que puedan suponer una distracción.

5.- Utilizar técnicas de mindfulness al inicio de la reunión para centrar la misma.

6.- Saludar a los participantes al entrar a la reunión, preguntarles cómo están y mostrar interés por su bienestar.

7.- Usar métodos sencillos para “romper el hielo” al comienzo de la reunión que permitan fomentar la creatividad.

8.- Expresar reconocimiento por el trabajo y contribuciones de los asistentes.

9.- Recalcar la importancia de la utilización adecuada del tiempo y de las restricciones marcadas.

10.- Fomentar la participación activa, por ejemplo mediante el role playing.

11.- Planificar pausas breves para que los participantes puedan tomar algo o mirar sus correos.

12.- Utilizar el humor y mantener un ambiente distendido en la reunión para que ésta sea menos monótona y romper tensiones.

13.- Liderar la reunión con preguntas. Desarrollar una agenda que consista más en preguntas que en afirmaciones.

14.- Pedir la participación de forma aleatoria, al asumir que todos los asistentes pueden contribuir a todos los temas que surjan. De esta forma se mantiene la atención de todos al poder ser solicitada su opinión en cualquier momento.

15.- Obtener información de aquellos que puedan sentirse eclipsados por otros asistentes fomentando activamente su participación.

16.- Animar a los asistentes a que ofrezcan posiciones alternativas, por ejemplo pidiendo que ejerzan de abogados del diablo en algunas discusiones. Crear un entorno que apoye las opiniones contrarias y el pensamiento creativo más allá de las creencias y presunciones que los participantes tengan previamente.

17.- Reconducir con tacto las conversaciones que se han desviado de los temas de la reunión o que están resultando improductivas.

18.- Mantener las restricciones de tiempo planificadas siempre que sea posible.

19.- Señalar  cuándo la reunión se  beneficiará más de la participación de los asistentes en lugar de la del líder y reconocer sus contribuciones.

20.- Recoger feedback durante toda la reunión sobre aquellos aspectos que se tienen que abordar.

II.- CIERRE DE LA REUNIÓN

1.- Finalizar la reunión en el tiempo previamente marcado, para evitar que los asistentes tengan que dedicar más tiempo a la misma que lo indicado en la invitación enviada.

2.- Terminar la reunión cuando se hallan tratado todos los asuntos en el orden del día, sin intentar completar el tiempo que sobre con asuntos adicionales.

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3.- Asignar tareas a los participantes en consenso con todos, dejando claro quién es responsable de cada asunto y cuáles son las expectativas y los tiempos fijados para su realización.

4.- Acabar la reunión con un tono positivo. Asegurarse de que los participantes dejen la reunión con una valoración positiva del proceso y de la experiencia. Puede lograrse, por ejemplo, ofreciendo compartir una comida tras la reunión para favorecer las discusiones relajadas y la oportunidad de conectar con otros participantes.

5.- Hacer una síntesis de todo lo tratado, después de la reunión, por ejemplo mediante un e mail, para facilitar a los asistentes una oportunidad para reflexionar y recapitular más tarde. Esta información se debe mandar no solo a los asistentes sino, también, a quienes pueden afectar las decisiones tomadas aunque no estuviesen presentes en la reunión. Invitar a los participantes a que comenten si el resumen es incorrecto de alguna forma.

IV. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS ORGANIZACIONALES

1.- Reducir la duración y la frecuencia de las reuniones siempre que sea posible.

2.- Establecer  y aplicar una política general sobre las normas de asistencia a las reuniones en caso de llegar tarde.

3.- Reservar determinados días o tiempos para celebrar reuniones o para no tener reuniones. Por ejemplo se puede establecer que los viernes es un día libre de reuniones para garantizar que los profesionales pueden trabajar esos días sin interrupciones o dedicar unos días específicos solo para reuniones para que sea más fácil programar reuniones a las que todos los profesionales que interesan puedan asistir.

4.- Identificar y establecer cuál es el tamaño que se considera adecuado para los distintos tipos de reuniones.

5.- Utilizar reuniones breves o charlas frecuentes para ayudar a centrarse en los temas y para facilitar la puesta al día interdepartamental.

6.- Facilitar la formación adecuada para los líderes y para las personas que van a dirigir reuniones. Se puede considerar la utilización de simulaciones como una oportunidad para aprender de una forma más activa.

7.- Ofrecer a los líderes de la reunión y a los participantes feedback de su desempeño en la misma, recogiendo información, por ejemplo de observadores externos o de la valoración de otros asistentes. Se puede reunir más información grabando las reuniones.

8.- Animar a los líderes a que  sean innovadores y que prueben nuevas metodologías.

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9.- Garantizar que todos los miembros de la organización sean conscientes y comprendan las expectativas de las reuniones, por ejemplo por medio de la colocación de las normas en los lugares de reunión.

10.- Programar un horario de reuniones que incluya  tiempo para  los desplazamientos y pequeños descansos.

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