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Orden y progreso: los beneficios de profesionalizar una pyme

Cuando un negocio se rige por un solo dueño que realiza todas las funciones, las posibilidades de aprovechar al máximo su potencial y de mantener sustentable los momentos de crecimiento se reducen. Es por eso que, en un contexto con alto grado de competitividad y con clientes cada vez más demandante, es necesario acudir a la profesionalización de la empresa, para que ésta se organice y se dividan las tareas. La dificultad no está tanto en decidir si hay que profesionalizar o no, sino en cómo realizarla. Gustavo Schutt, socio del área de profesionalización de empresas de BDO y Gabriel Grifasi, responsable de la unidad de negocios de Whalecom hablaron con Multitaskers y explicaron las claves y los errores más recurrentes al encarar este cambio.

Antes de saber cuáles son los procesos a seguir para la elaboración un plan de profesionalización, es necesario determinar las diferencias que existen entre una empresa que lo está y otra que no. Según Schutt, la pyme no profesionalizada “depende 100% de su dueño o de quienes tienen el gobierno y la ejecución en la empresa”, por lo que genera “falencias en procesos de negocios y en los controles”. Por otro lado, agrega que las pymes profesionalizadas tienen encargados “profesionales por función”, se trabaja con delegación, y se utiliza en general el mérito para evaluar y analizar la gestión”. Bajo la misma línea, Grifasi dice que las empresas que están profesionalizadas “funcionan de una manera más eficiente, tienen bien definido hacia dónde quieren ir y un plan para llegar allí” y agrega que uno de los mayores beneficios es que “permite atravesar sus distintas etapas de evolución y crecimiento hasta convertirse en una gran empresa”.

“El crecimiento hace crujir a los procesos de las empresas y si no se adecuan, no pueden seguir adelante.”

Hoy, son muchas las empresas ya establecidas que se sienten impulsadas a este cambio, aunque por distintos motivos: “Uno de estos factores puede ser que la dinámica del negocio requiera, otro factor buscar una mayor especialización y energía factor es la falta de reacción ante la complejidad de la nueva realidad, que las hace cometer muchos errores y las pone en una situación de cambio obligatorio o fracaso. Un último factor es la necesidad personal del dueño de mejorar su calidad de vida”, contesta el referente de Whalecom, en su entrevista a Multitaskers. Por su parte, el ejecutivo de BDO Argentina afirma que la necesidad de optimizar las compañías se debe a que el “crecimiento hace crujir a los procesos de las empresas y si no se adecuan, no pueden seguir adelante y es necesario invertir en sistemas de gestión y ordenarse”.

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El proceso

Antes de iniciar el proceso que facilitará orden para el progreso, es importante determinar ciertas cuestiones previas. Para Schutt, el primer obstáculo “es el mismo dueño o fundador”, ya que se necesita de la “voluntad real de cambio del dueño para realizar este cambio a empresa profesionalizada”. Bajo la misma línea, para el profesional de Whalecom, lo más importante es “la decisión interna de su líder y sus accionistas a encarar este camino y aceptar los cambios que ello implica”. Explica que el punto siguiente es “contar con un equipo gerencial con las capacidades necesarias para llevar adelante el proceso de profesionalización. Por lo que se debe trabajar en el cambio de mentalidad del líder por un lado y evaluar quienes dentro de su mesa chica pueden acompañarlo en este proceso y que posiciones necesitan incorporar nuevos integrantes para llevar la empresa a profesionalizarse”.

A la hora de hablar del cómo es el proceso, el socio de BDO Argentina distingue tres tipos de dimensiones: “Una estrategia, otra es la gente y por último los procesos y tecnologías”. Éstos, “tienen distintos componentes y suelen desbalancearse”, por lo que hay que ir apuntalando cada una en forma pareja para “lograr los resultados”. Por otra parte, afirma que cada empresa es “diferente” y la profesionalización es un “proceso que se da en un plazo”, es decir, no en forma inmediata, y recomienda que siempre hay que “mantener el objetivo y la dirección e insistir, ya que si lo hacemos los beneficios son importantes y el proceso suele terminar exitosamente”.

“El plan debe contar con indicadores para su seguimiento y responsables por su cumplimiento.”

“Lo primero que debe hacerse es un diagnóstico del grado o etapa de profesionalización en la que se encuentra en cada aspecto inherente a la gestión de la empresa en lo que hace a la estrategia, la gente, la información y los procesos”, aconseja Grifasi sobre el inicio del procedimiento que para fortalecer el management de la empresa. Otras de las recomendaciones que propone la profesional es la inclusión de mapas para “definir cuáles son las necesidades prioritarias a trabajar y cuales las que deben ir a posteriori dado que por una limitación de recursos, orden y tiempo no pueden realizarse simultáneamente”. Además que a partir de él surgirá un “plan a seguir que deberá contar con indicadores para su seguimiento y responsables por su cumplimiento”.

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Errores frecuentes

Cuando las empresas se encuentran en pleno proceso de optimización suelen cometer ciertos errores que pueden llegar a costar caro. Estas falencias no se dan por cuestiones “técnicas” propias de la elaboración de estrategias, sino más bien humanas. Así parece entenderlo Schutt, que dice que uno de los errores más comunes es “darse por vencido cuando aparecen obstáculos que es normal que aparezcan”, así como “esperar resultados inmediatos”, ya que profesionalizar una empresa demora porque debe cambiarse la misma cultura de la empresa. En la práctica, la profesionalización implica delegación, es decir, el compartir la información de toda la empresa para poder gestionarla, es por eso que otros de los errores, según el profesional de BDO, es “no querer compartir información que el dueño considera delicada, o confidencial”.

La falta de tiempo es otro de los factores que pueden llegar a intervenir en los procesos de profesionalización de las empresas: “El problema más importante que tiene la mayoría de los líderes en estas empresas es la falta de tiempo. El día a día les resulta abrumador y les quita toda posibilidad de analizar cuestiones más estratégicas, por lo que nunca llegan a ocuparse de la profesionalización, o lanzan iniciativas que terminan dejándose de lado por no darle un seguimiento adecuado, ya que siempre hay algo más urgente que resolver”, afirma responsable de la unidad de negocios de Whalecom.

“Un erro común es no querer compartir información que el dueño considera delicada o confidencial.”

Por otra parte, Grifasi reconoce que las cuestiones estratégicas no solo deben “formar parte de la agenda del líder”, sino que también de su “equipo gerencial” y sostiene que más allá de la determinación interna del dueño de profesionalizar a veces es necesaria “la asistencia profesional externa para ordenar y facilitar el establecimiento de los procesos para la toma de determinadas decisiones”, ya que por más que la mayor parte de los empresarios son grandes emprendedores con mucha visión del negocio y habilidades comerciales, “deben ordenarse y delegar para no autolimitar el crecimiento de su propia empresa”.

Fuente https://www.amexcorporate.com.ar/multitaskers/gestion-empresaria/orden-y-progreso-los-beneficios-de-profesionalizar-una-pyme

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