Modelo de trabajo híbrido: características, ventajas y desventajas

Por Diana Gómez

El trabajo remoto llegó para quedarse. Si bien la pandemia de COVID-19 aceleró este proceso de cambio en las formas de trabajo establecidas, la realidad es que desde hace mucho años la incorporación de tecnologías digitales y de la comunicación había facilitado a cientos de empresas llevar a cabo sus tareas en la distancia.

Hoy en día no son cientos, sino millones los negocios que han incorporado el trabajo remoto como parte esencial de sus operaciones. Tan solo en América Latina más de 23 millones de personas han laborado en un esquema remoto y se sabe que más de la mitad de las personas esperan continuar trabajando de este modo.

Incluso si hasta ahora no has explorado estos formatos laborales, lo cierto es que en el futuro se espera que tanto las grandes como las pequeñas empresas realicen una parte importante de sus actividades empresariales sin la necesidad de instalaciones físicas.

Naturalmente, esto no significa que todas las operaciones de negocios vayan a migrar en lo inmediato a estos formatos. Hoy en día muchas empresas han optado por modelos de trabajo que combinan lo mejor del mundo digital y la asistencia presencial a los lugares de trabajo.

Para ayudarte a familiarizarte con estos métodos combinados de trabajo, hemos escrito este artículo en el que trataremos una de las modalidades laborales más populares del mundo empresarial del presente: el modelo de trabajo híbrido.

Continúa leyendo para saber en qué consiste, cuáles son sus características y qué ventajas (y desventajas) puede tener en tu negocio. Además, te presentamos 3 ejemplos de empresas que han sabido sacar provecho de él.

¿Qué es el trabajo híbrido?

El trabajo híbrido es un modelo laboral que combina herramientas digitales con formatos laborales tradicionales para ofrecer la posibilidad de trabajar a distancia y en las instalaciones físicas de una compañía. Esta modalidad laboral permite que los empleados desempeñen algunas de sus labores de firma remota y fuera de los entornos convencionales de trabajo.

4 características del trabajo híbrido

«Home office», «trabajo remoto», «teletrabajo» y «modelo híbrido» son conceptos que escuchamos regularmente en los negocios día con día. Muchas veces estas modalidades de trabajo se confunden y los conceptos se utilizan indistintamente.

A pesar de que tienen algunos rasgos comunes, existen algunas diferencias que deben ser tomadas en consideración para implementar cada uno de forma correcta. 

A continuación revisaremos las características más importantes del modelo de trabajo híbrido.

1. Incorpora el uso de tecnologías

El modelo de trabajo híbrido, así como otros formatos laborales contemporáneos, se caracteriza por el uso de tecnologías de la información y de la comunicación (popularmente conocidas como TICs) para gestionar y realizar actividades específicas.

Contrario a los modelos de trabajo desde casa, en los que los empleados pueden laborar desde sus propias computadoras en sus espacios domésticos, en un formato híbrido estas herramientas digitales deben ser provistas por la empresa y estar diseñadas específicamente para el cumplimiento de las tareas correspondientes. 

2. Se basa en la complementación

El formato de trabajo híbrido debe su nombre a que hibrida, o combina dos modelos laborales: por un lado, el modelo de trabajo tradicional y, por el otro, el trabajo a distancia. Esta relación de complementariedad es sumamente importante para la modalidad híbrida, pues ambos formatos deben permitir al trabajador continuar con sus actividades y no solamente cumplir con algunas en las oficinas y con otras en su domicilio.

Es común creer que el modelo de trabajo remoto es una sustitución del trabajo presencial. Esto es un error. En realidad, ambos formatos deben ir de la mano y permitir suficiente versatilidad para gestionar la totalidad de las tareas asignadas en cualquiera de las dos modalidades. 

3. Necesita una gestión específica

En el contexto de la pandemia por COVID-19 muchas empresas se vieron forzadas a experimentar con otros formatos laborales que permitieran a sus trabajadores asistir pocos o ningún día a las instalaciones físicas. No pasó mucho tiempo antes de que los líderes empresariales se dieran cuenta de ciertas limitantes de estas modalidades que requerían atención especializada.

Un modelo de trabajo híbrido requiere especialistas en sistemas que mantengan actualizados los equipos, bases de datos y den mantenimiento a la red de información. Asimismo, las empresas deben contar con líderes de recursos humanos capacitados para afrontar escenarios e inconvenientes propios de este modelo laboral. En muchos casos incluso se necesita un responsable del trabajo hecho de forma remota que esté en constante comunicación con los líderes que trabajan de forma presencial.

4. Es una relación bilateral

Las relaciones de trabajo híbrido son formatos laborales establecidos y que en muchos contextos están incluso respaldados por la ley. Contrario al home office, que se considera como una prestación en la que los empleados pueden disfrutar días de trabajo en casa, el formato de trabajo híbrido generalmente va acompañado de una relación contractual que implica obligaciones, responsabilidades y beneficios para cada una de las partes involucradas.

El trabajador obtiene un salario competitivo y debe destinar menos recursos a transportación, alimentos y otros gastos, mientras que la empresa puede disminuir costos operativos y hacer más eficientes sus operaciones con los mejores talentos.

Ventajas y desventajas del trabajo híbrido

Ahora que sabes qué características definen el trabajo híbrido, es momento de abordar algunas de las ventajas y desventajas que conlleva su implementación en las operaciones de una empresa. La finalidad es que evalúes si es la mejor solución para tu compañía.

Ventajas del trabajo híbrido

El trabajo híbrido ha sido incorporado en las dinámicas laborales de una importante cantidad de empresas debido a los beneficios que conlleva para la misma organización, así como para los líderes empresariales y los trabajadores. Algunas de ellas son:

1. Permite la flexibilidad

Las fuerzas laborales cada vez están más interesadas en esquemas de trabajo que se ajusten a sus intereses en la vida, por lo que muchos no quieren estar atados a asistir a oficinas todos los días para cumplir son sus funciones.

Estos modelos generalmente promueven la flexibilidad de agendas y facilitan que un empleado pueda optar por llevar a cabo sus funciones desde casa o en oficinas en escenarios específicos, como cuando se presenta una enfermedad o los tiempos de entrega son reducidos.

2. Mejora la experiencia laboral

Cuando los empleados se sienten cómodos en una empresa lo más probable es que estén motivados para trabajar. Los esquemas de trabajo híbridos están hechos a la medida de las necesidades de los trabajadores, por lo que puedes esperar que se sientan satisfechos con su experiencia de trabajo. Recuerda que estas relaciones deben estar mediadas por un contrato para que ambas partes salgan ganando.

3. Aumenta la productividad

Más allá de la motivación que los empleados puedan tener, la realidad es que estar en un ambiente personal y de forma aislada puede ayudar a la concentración y a ejecutar tareas complejas de forma eficiente. Asimismo, al reducir tiempos de traslado y procesos administrativos, es más fácil que los empleados tengan la suficiente energía para realizar sus deberes del mejor modo posible.

4. Promueve la innovación

Los modelos de trabajo remotos se basan en el uso de tecnologías computacionales. Por ello, las empresas que incorporan estas herramientas y mantienen actualizados sus recursos están más preparadas para afrontar los retos tecnológicos del futuro. Además, estos recursos ayudan a estar a la vanguardia y promover una imagen de marca fresca y vigorosa. 

Desventajas del trabajo híbrido

A pesar de que el modelo de trabajo híbrido ha demostrado ser excelente para muchas empresas, existen algunos aspectos que deben ser tomados en consideración antes de implementarlo en los espacios de trabajo. Por ello, te presentamos algunas de las posibles desventajas que conlleva su incorporación en la vida empresarial.

1. Implica altas inversiones

Aunque a primera vista puede parecer que el trabajo remoto permite el ahorro de algunos gastos operativos, como el pago de renta o de algunos beneficios laborales, la realidad es que en un formato híbrido las empresas deben no solo seguir destinando recursos a estos elementos, sino además invertir en desarrollo tecnológico y en compra de herramientas.

Muchas veces las empresas convienen pagar también los gastos derivados de las labores que desempeñan sus empleados, como la luz, internet y equipos computacionales. Por ello antes de implementar estos modelos debes realizar un análisis exhaustivo de los gastos que se generarán y de tu capacidad para cubrirlos.

2. No siempre eleva la eficiencia

A pesar de que se ha demostrado que el modelo de trabajo híbrido eleva la productividad y la motivación esto no necesariamente implica que el trabajo se entregue de forma correcta. La eficiencia puede verse limitada si se le da demasiada libertad a los empleados y puede verse disminuida si no hay un seguimiento puntual de las labores de los trabajadores. Esto es especialmente cierto cuando los nuevos talentos no conocen la operatividad de la compañía.

3. Obstaculiza algunas labores

Para poder asegurarse de que la eficiencia y calidad del trabajo no se verá disminuida e, incluso, aumentará, las empresas deben destinar esfuerzos, tiempo y recursos para monitorear las actividades en tiempo real de los trabajadores remotos.

Esto significa que los líderes deben dejar de lado algunas de sus obligaciones con el fin de ayudar a los trabajadores a mejorar su desempeño. Estos formatos pueden también afectar el trabajo colaborativo, pues dependen de métodos de comunicación indirectos que pueden poner en riesgo la calidad de los productos finales.

4. Requiere capacitación

Debido a que el modelo de trabajo híbrido requiere un buen nivel de pericia en materia computacional e informática es muy común que las fuerzas laborales jóvenes sean las indicadas para desempeñar sus puestos en este formato.

Sin embargo, el modelo híbrido debe ser inclusivo y ser una opción laboral para el mayor número de empleados. Si tus trabajadores no tienen la preparación para el manejo de los sistemas deberás capacitarlos y dotarlos del conocimiento necesario para cumplir con sus actividades.

3 empresas que aplican el modelo de trabajo híbrido

1. Microsoft

Microsoft es una de las empresas que más rápidamente supo adaptarse al trabajo remoto cuando el encierro se volvió inevitable a principios de 2020. Durante todo un año la compañía optó por delegar trabajo a distancia a todos sus colaboradores con el fin de evitar contagios; pero muy pronto se dio cuenta de las ventajas que tenía este modelo en la productividad de la empresa y en el bienestar de los trabajadores.

En el primer trimestre del 2021 Microsoft llevó a cabo un importante esfuerzo para integrar el modelo prepandémico y tradicional de trabajo a las nuevas formas laborales remotas. Esto dio como resultado un formato híbrido de trabajo que hoy en día sigue incentivando y que inspira a otras empresas.

Con más de 160.000 empleados en todo el mundo, para la empresa tecnológico era necesario crear un sistema que permitiera el trabajo a pesar de la distancia. Con la flexibilidad en mente, diseñó un plan basado en tres principios:

• Personas: el primer objetivo de Microsoft es permitir que los empleados organicen sus actividades de manera flexible y de acuerdo con sus criterios. Esto permite delegar responsabilidades y explotar sus capacidades. Gracias a sus propios desarrollos tecnológicos, Microsoft cuenta con sistemas que permiten monitorear el desempeño de los trabajadores de forma automática.
• Lugares: con un creciente interés por reducir las fronteras entre lo físico y lo virtual, Microsoft ha aprovechado el trabajo remoto para facilitar el transito de los modelos convencionales a las nuevas formas de vida digital. El diseño de espacios virtuales de convivencia ha sido fundamental para asegurar el éxito del modelo.
• Procesos: el modelo de trabajo híbrido no es para Microsoft únicamente un formato laboral. Por el contrario, es toda una experiencia que debe transformar el panorama de las relaciones de negocios futuras. Esto le ha permitido crear un centro de demanda global y plataformas optimizadas para operaciones intercontinentales eficientes.

Eso deja en evidencia que el modelo de trabajo híbrido de Microsoft es un trabajo continuo que busca responder a las inquietudes de sus colaboradores.

2. Santander

Santander es una de las instituciones financieras con mejor reputación en todo el mundo. De acuerdo con algunos estudios, también es una de las mejores compañías para trabajar. Esto se debe a que la empresa no solo ofrece atractivos sueldos y una buena experiencia laboral. Por el contrario, tiene que ver con el papel prioritario que da al desarrollo de sus talentos humanos.

Para promover este crecimiento Santander ha incentivado el teletrabajo entre sus colaboradores con un esquema laboral híbrido en el que únicamente asisten un par de días a la semana a la oficina. Esto se ha logrado con la implementación de la estrategia Flexiworking.

Con ella los empleados pueden  llevar cabo una «conciliación vida-trabajo, propiciar una cultura de eficiencia y productividad, así como permitir que los equipos se organicen de la forma que mejor se adapte a las necesidades de sus integrantes».

Naturalmente no todos los empleados de la compañía pueden desempeñar sus labores en un formato híbrido. Por ello, Santander ofrece tres esquemas laborales:

• Presencial, en el que está contemplada el 50 % de la base de trabajadores.
• Híbrida, con un 45 % de empleados.
• Remota, que ofrece al 5 % de los trabajadores.

Estos números dejan en evidencia la apuesta que la institución ha hecho por nuevos esquemas de trabajo. El modelo permite horarios flexibles y se aúna a otras facilidades de trabajo, como la desconexión digital para los trabajadores que laboran desde sus domicilios y garantizar su bienestar físico y mental.

3. HubSpot

En HubSpot hemos adaptado las modalidades de trabajo remoto para integrarlas en las dinámicas laborales. A través de una escucha activa de nuestros colaboradores y de una búsqueda de su bienestar financiero, emocional y profesional, hemos generado tres planes de trabajo híbrido, que pueden elegir los trabajadores:

• @home: en este modelo los empleados asisten a las oficinas 1 o 2 a la semana, por lo que su propia casa se convierte en su principal lugar de trabajo.
• @office: esta alternativa es la mejor para todos los empleados que quieren aprovechar la convivencia con sus compañeros y sacar provecho de las oficinas. Con esta modalidad los colaboradores asisten 3 o más veces a la semana y tienen un lugar de trabajo asignado.
• @flex: la opción híbrida por excelencia, en la que los empleados asisten dos días en promedio a la semana. En este formato no existe un espacio definido de trabajo en las oficinas, aunque sí se provee de todas las herramientas necesarias para que el trabajador esté cómodo trabajando desde casa.

A través de esta estrategia integral hemos puesto a los trabajadores en el centro, a través de la prioridad de sus intereses y necesidades personales con el fin de elevar su motivación, mejorar su experiencia laboral y promover culturas de trabajo del futuro.

En el núcleo de estos planes está la idea de flexibilidad, ya que cada empleado puede decidir qué formato es el más conveniente para explotar sus habilidades al máximo. Estos modelos están disponibles para todos los nuevos colaboradores de la empresa y cada vez se abren más posiciones para ser cubiertas por los mejores talentos, independientemente de su ubicación. 

A pesar de que estos modelos han demostrado una gran utilidad, tanto para las empresas como para los trabajadores, es importante que tengas en cuenta que las nuevas fórmulas laborales están en constante reformulación. A pesar de que el trabajo remoto haya llegado para quedarse, cada empresa es un mundo que debe prepararse para los retos del futuro.

Aprovecha estos ejemplos de empresas que han implementado esquemas de trabajo híbridos, pero recuerda que la innovación en materia laboral está cambiando día con día. Como ha afirmado Ana Botín, presidenta del banco Santander: «Lo que servía ayer, hoy tienes que cambiarlo».

Fuente: https://blog.hubspot.es/service/que-es-trabajo-hibrido