Las reuniones como enemigas de la productividad

por Enrique Dans

Llevo tiempo hablando con Phil Libin acerca de su política de eliminación de reuniones, que comenzó cuando era CEO de Evernote y que ha continuado tras crear, durante la pandemia, una compañía, mmhmm, dedicada a facilitar el trabajo distribuido y que, además, practica con el ejemplo al ser una compañía completamente distribuida.

La idea que subyace detrás de una política de cero reuniones es que esas reuniones, entendidas como discusiones síncronas con más de tres personas, tienden a ser, por lo general, una pérdida de tiempo. En una reunión no se trabaja, sino que se coordina, y existen muchas otras formas mejores y sobre todo, más eficientes, de llevar a cabo tareas de coordinación.

La evidencia la tuvimos durante la pandemia: cuando comenzó, en la época de los confinamientos más rigurosos, trasladamos toda nuestra actividad a la red, y comenzamos a utilizar herramientas como Teams, Zoom, Meet, Webex y otras como si no hubiera un mañana. La razón era clara: aunque estuviéramos trabajando (y de hecho, lo más habitual es que las personas trabajasen más, no menos, durante ese período), teníamos la impresión de nadie nos veía trabajar, y por tanto, buscábamos formas de «demostrar» que estábamos haciendo algo.

El problema se multiplicaba exponencialmente a medida que escalábamos en la pirámide jerárquica: para muchos directivos, la pandemia significó estar metido en reuniones casi constantemente, una detrás de otra, hasta límites completamente absurdos. A medida que avanzaban los confinamientos, en algunas compañías empezaron a comprobar que, en la práctica, era mucho más práctico coordinarse mediante herramientas asíncronas – mensajería instantánea, Slack, conversaciones en Teams, documentos compartidos y similares – que hacerlo en interminables reuniones, porque en realidad, una reunión online suele consistir en una persona hablando y otras pretendiendo que prestan atención.

Cuando los confinamientos empezaron a levantarse, algunas compañías avanzadas pretendieron continuar no solo con el trabajo en modo distribuido, sino también con esa reducción de reuniones que habían comprobado que funcionaba en términos de productividad. En el caso de mmhmm, la práctica era evidente: toda la compañía se había creado durante la pandemia, reclutando personas en cualquier lugar del mundo en función de su talento e idoneidad para cada puesto, y esa forma de trabajar era completamente natural. Pero además, empezaron a desarrollar la idea del «día sin reuniones»: si tienes que coordinar algo o alguien necesita tu participación para tomar una decisión, simplemente escríbelo en un mensaje o grábalo en un vídeo corto, y súbelo a una plataforma común. Las personas que lo necesiten podrán verlo cuando quieran, si quieren podrán avanzar, retroceder, escucharlo más rápido o ir directamente al punto en el que dices lo que les interesa, y podrán contestar a su vez con otros textos, vídeos o comentarios.

La evidencia es cada vez más clara: los directivos se reúnen por encima de sus posibilidades, y los efectos de cancelar reuniones resultan ser claramente positivos. Si evaluamos variables como la autonomía de las personas, la comunicación, el nivel de cooperación, la implicación, la productividad y la satisfacción, todas ellas mejoran significativamente a medida que sus compañías cancelan más reuniones, mientras que las únicas variables que decrecen son el micromanagement y el nivel de estrés.

Cada vez más compañías están empezando a jugar con la idea de los «días sin reuniones»: simplemente, poner dificultades a la organización de reuniones confinándolas a días concretos de la semana. En un entorno en el que priman cada vez más modelos de trabajo distribuido o híbrido, tener días específicamente declarados como «libres de reuniones» favorece enormemente la planificación de los trabajadores, y obliga a buscar otras formas de coordinarse que, simplemente, resultan ser, al cabo de muy poca práctica, mucho más productivas.

La idea, por tanto, no es «sustituir reuniones con videoconferencias», y mucho menos por absurdas «reuniones en el metaverso«, un modelo de futuro en el que, francamente, no me apetece demasiado verme: la idea es eliminar las reuniones en todas sus formas, o al menos, todas aquellas que puedan ser fácilmente sustituidas por metodologías de coordinación alternativas.

¿Quiere decir esto que no debemos tener ninguna reunión? Obviamente no, no se trata de convertirse de repente en sociópata o en el Unabomber. De lo que sí se trata es de dar a algo tan valioso como el tiempo cara a cara el valor que tiene, y utilizarlo correctamente: si cito a una serie de personas para vernos cara a cara, es absurdo utilizar ese tiempo juntos para pasar una presentación, para intercambiar datos o para hacer cosas que habría sido mucho más productivo intercambiar antes. De hecho, hay compañías que utilizan el tiempo juntos para otras cosas completamente distintas y mucho más enfocadas a lo puramente social, como mejorar la interacción, conocerse mejor o, simplemente, divertirse y crear cultura de grupo.

Al final, va a resultar que las reuniones eran simplemente una forma de «comparecer», una especie de rito oficializado en las «salas de juntas» por años de práctica, que se había convertido en responsable de muchísimas pérdidas de tiempo. Y ha tenido que llegar una pandemia para que nos diésemos cuenta de ello, e intentemos empezar a ponerles coto. Veremos qué pasa cuando las compañías que, en una industria, decidan optar por este tipo de políticas de reducción de reuniones o de cero reuniones, y comiencen a mostrar mejoras importantes de productividad.

Fuente https://www.enriquedans.com/2022/08/las-reuniones-como-enemigas-de-la-productividad.html