¿Cómo se puede evaluar el desempeño de un Sistema de Gestión de una organización?
Para evaluarlo es necesario establecer indicadores adecuados en función de los objetivos considerados, lo que consiste en una tarea de gran relevancia y que presenta cierta complejidad, pero que sin embargo debería desarrollarse de forma prioritaria ya que cuanto antes estén definidos, antes se podrán registrar resultados, obteniéndose así en forma temprana información relevante para utilizar en la definición de objetivos o en la toma de otras decisiones en general.
Lo anteriormente expresado, es aplicable tanto en el contexto de la implementación de Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001:2015), como así también de la Calidad (ISO 9001:2015), de la Energía (ISO 50001:2018), de Salud y Seguridad Ocupacional (ISO 45001:2018), entre otros.
En ese sentido, los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators – KPIs) desempeñan un papel importante en las organizaciones.
Pero de manera adicional a seleccionar y establecer los KPIs apropiados para la organización, se requiere también definir cómo medirlos y reportarlos de forma adecuada y precisa, tarea que puede resultar un paso difícil, pero que sin duda es sumamente relevante.
Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre
William Thomson Kelvin, Sir William Thomson, Lord Kelvin. Físico y matemático creador de la escala termométrica que lleva su nombre (grados Kelvin).
Parafraseando a Lord Kelvin, la importancia de los KPIs radica en que proveen una medición de lo que ocurre en una organización.
Como toda organización tiene objetivos o metas de alto nivel que cumplir, es muy importante entonces que ésta evalúe su progreso en el logro de sus resultados planificados frente a su misión, visión, políticas, estrategia y objetivos, a todos los niveles y en todos los procesos y las funciones pertinentes, mediante un proceso de medición y análisis para hacer el seguimiento de su progreso, reunir y proporcionar la información necesaria para las evaluaciones del desempeño y para tomar decisiones eficazmente.Anuncioshttps://c0.pubmine.com/sf/0.0.7/html/safeframe.htmlINFORMA SOBRE ESTE ANUNCIO
La selección de los indicadores de desempeño y de los métodos de seguimiento apropiados es crítica para la medición y el análisis eficaces de una organización.
Los indicadores clave de desempeño (KPI) – también llamados “indicadores estratégicos» – son tanto acciones como herramientas de medición usadas para monitorizar el progreso en el cumplimiento de esos objetivos.
En su forma más simple, un KPI es un dispositivo de medición que ayuda a entender cómo la organización está comportándose con relación a sus objetivos. Los KPIs eficaces son accionables (su entendimiento permite una toma de decisión directa), cruciales y fácilmente comunicables en toda la organización.
Entonces, ¿por qué los KPIs son importantes? Porque actúan como un enlace entre una organización y los objetivos que ésta desea alcanzar.
¿Qué es un Cuadro de Mando, Tablero o Dashboard para KPIs?
Se trata de una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y muestra de manera visual los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un departamento, una campaña o un proceso específico.
Es posible asimilar un Cuadro de Mando a una especie de «resumen» que recopila datos de diferentes fuentes en un solo sitio y los presenta de manera digerible para que lo más importante tenga mayor visibilidad.
Algunas de las características que debe tener un Cuadro de Mando son las siguientes:
El mayor valor de un Cuadro de Mando, Tablero o Dashboard moderno de negocios está en su capacidad de suministrar informaciones sobre el desempeño de una empresa. Como resultado, los líderes, tal como los equipos de proyectos, pueden tomar decisiones con base y con enfoque en los objetivos, actuando en datos reales en lugar de recurrir a la intuición.
Para que sean útiles, los KPIs precisan ser monitorizados y reportados. Si cambian en tiempo real, deben ser monitorizados en tiempo real. Los Cuadros de Mando son una herramienta de gran utilidad para comunicar los KPIs, pues pueden ser usados para describir visualmente el desempeño de una empresa, de un departamento específico o de una operación de negocio clave.
Además, un Cuadro de Mando oportuno y bien diseñado ayuda a percibir instantáneamente las áreas problemáticas y a enfrentar los problemas, ya que proveen una visión general rápida de la situación y permiten establecer dónde concentrar los esfuerzos.
De este modo, un Cuadro de Mando flexible, simplificado y optimizado ofrece diversas ventajas tales como:
Antes de colocar los KPIs en un Cuadro de Mando, es importante considerar que éstos varían con relación a su nivel y finalidad.
Usualmente se consideran tres tipos principales de Cuadro de Mando:
Aunque estas sean las principales categorías, probablemente habrá casos en que un híbrido de dos tipos pueda ser necesario.
Independiente del tipo de Cuadro de Mando de KPI utilizado, los gestores y el equipo deben ser capaces de obtener las respuestas a las preguntas en tiempo real y actuar con todos los datos consolidados en un sólo lugar.
Para cada KPI se requiere definir cómo compartir las informaciones recopiladas considerando diversos criterios, como por ejemplo ¿es más importante ver la meta, el valor actual o lo acumulado del año hasta la fecha?
Existen varios tipos de gráficos que quedan óptimos en un Cuadro de Mando, cada uno ideal para un tipo diferente de indicador, como tablas, gráficos de barras, gráficos de líneas, etc.
Se debe ser consistente y usar el mismo gráfico a cada mes, trimestre o año, para que el equipo pueda acompañar el desempeño a lo largo del tiempo de forma estandarizada.
Los mejores cuadros de mando se crean pensando en su público objetivo. Esto no sucede por accidente, se debe responder a la pregunta ¿para quién se está diseñando el cuadro de mando? ¿Es para alguien que le dedicará un breve tiempo a los indicadores clave de rendimiento, o es para un equipo de gestión que revisará los paneles trimestrales durante varias horas?
También es importante conocer el nivel de experiencia de la audiencia con el tema y los datos, de manera tal que el mejor enfoque es comenzar de manera simple, para luego ir agregando más paneles si esto es necesario.
Ejemplos de posibles audiencias:
Un cuadro de mando precisa promover la interacción entre la información y su lector, ofreciendo no sólo informaciones estáticas, sino también análisis flexibles.
Así como uno de los criterios de elección de KPIs es que ellos sean accionables, que revelen informaciones que permitan acción
sobre él, toma de decisión, un cuadro de mando eficaz permite que esas acciones sean iniciadas fácilmente, optimizando la productividad y permitiendo respuestas más rápidas a problemas u oportunidades identificadas.
Diferentes usuarios tienen acceso a informaciones diferentes, dependiendo de su papel en la empresa, sus responsabilidades, etc. Por lo tanto, las configuraciones de autorización son importantes para garantizar la seguridad de la información.
De este modo, la organización debe establecer un modo adecuado para compartir el cuadro de mando con cualquier persona que precise la misma información, como por ejemplo mediante el uso de aplicaciones on line.
A medida que los ambientes de negocios cambian a lo largo del tiempo, las organizaciones precisan adaptarse y ajustarse, situación que es aplicable también a los cuadro de mando de KPIs. Se trata de un ciclo continuo de revisión, ajuste y repetición.
La comunicación regular es vital para todas las áreas del negocio, principalmente para los responsables de KPIs y los usuarios que
interactúan con el Cuadro de Mando.
Las revisiones regulares son una óptima manera de evitar que el Cuadro de Mando quede desactualizado.
Con una herramienta adecuada, es posible administrar los indicadores de gestión o KPI’s de forma automática y en línea, alimentar las mediciones, visualizarlas, elaborar informes y exportarlos o compartirlos, y generar planes de mejora a partir de las mediciones. Todo en minutos y con pocos clics.
Para aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos, muchas organizaciones recurren al uso de software, que permita monitorear de manera automática las tareas, las actividades y el desempeño de los procesos, verificar el cumplimiento de indicadores, implementar campañas corporativas, administrar toda la información y documentación y poner en marcha planes de mejora para generar valor y conocimiento en toda la organización.
El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informáticas, por lo que resulta sumamente importante efectuar una correcta elección, no solo de la herramienta, sino también de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service (software en la nube).
Fuente: https://calidadgestion.wordpress.com/tag/indicadores-gestion-de-la-calidad/