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Y después nos nos volvemos a organizar.

Por Ricard Lloria

Cada vez lo tenemos más claro, al final nos afecta a la personas, sean capital humano, trabajadores, colaboradores, personas, clientes etc. Y cuando todo está “ardiendo” empezamos hacer las cartas a los Reyes Magos, a Papa Noel, para que lo apague lo antes posible y suceda menos veces de las que queremos o que nos ocurren.

Podríamos hablar de tantos ejemplos que creo que todos y cada uno de nosotros podríamos hacer la “lista de la compra entera” para todo el año, quizás los 5 siguientes años, más cuando se aproximan las fechas después del mes de setiembre cuando empezamos a intentar hacer todo lo que no hemos podido hacer durante el año para poderlo cerrar con beneficio. (Atención, es largo)

El otro día a raíz de entrar en el blog de Manuel Gross, me encontré un artículo titulado Michael Goldhaber, la economía de la atención, relacionado con el tema de Economía de la atención: “la abundancia de la información da lugar a la pobreza de la atención” de Javier Velilla. En él cita un artículo de Michael Goldhaber en First Monday que merece la pena tener en cuenta: The Attention Economy and the Net .

El crecimiento exponencial de la información, la facilidad de acceso y la popularización de  las redes sociales, de los medios  de comunicación que nos permiten pensar en el paso de una economía basada en el intercambio de dinero a una economía basada en el intercambio de atención por parte del usuario o consumidor.

¿Podríamos pensar en cualquier organización, con una presencia verdaderamente global, que desconoce el valor que tiene la propia organización a la hora de establecer una adquisición, al realizar una compra de materia prima, semi elaborados, un contrato de servicio, que de forma efectiva puede agregar mucho valor al modelo de negocio que tengamos actual?

Muchas organizaciones, personas, equipos tenemos un largo camino por recorrer en la construcción de una función de adquisición de lo que podríamos decir el  valor agregado, mientras que nos podemos encontrar con personas externas, consultores, “expertos” en compras, contratación, adquisiciones, todos ellos se están retroalimentando de nuevas soluciones, de nuevos formatos, de proponer nuevas innovaciones, acordes siempre con el tipo de organización y según la cultura de la misma, dado que al final todos buscamos las mejores soluciones para vender a los clientes, sólo los responsables de expansión de negocios con más retraso ​​tienden a poner la cabeza debajo de la arena “playera”,  cuando se trata de comprar, de adquirir nuevas cosas, ideas, productos o servicios, las propias adquisiciones pueden ser un valor si las hacemos bien, dado que estas mismas pueden darnos ese valor añadido que antes no teníamos, por lo tanto , innovar. Una excepción notable, a diferencia de estos tipos de perfiles,  podrían ser los… Papá Noel, Reyes Magos y demás duendes de la magia…

Lo que  podríamos aprender de los Reyes Magos, Papa Noel a la hora de adquirir, de comprar materia prima, de abastecernos de material, a la hora de contratar sea personal o servicios externalizados.

Los líderes en los departamentos de compras nos enfocamos en las semillas, no en el ramo de flores.

Nuestros equipos de compras son del siglo XXI: más inteligentes, más delgados y más rápidos. Entonces, ¿por qué estamos cometiendo los mismos errores? ¿Respondiendo al correo electrónico después de horas? Dejando que nuestros días se alejen de nosotros, ¿cómo que aún seguimos apagando los fuegos en nuestras cadenas de suministro? Todos los foros de consenso, sobre la planificación de la demanda, junto a los interminables informes de ERP, células de fórmula en nuestros libros  de hojas de cálculo, hojas de trabajo, de todas las acciones y “cosas” que “deberíamos haber capturado”  antes que se produjera el “incidente más reciente” que hayamos tenido, que hicieron que nos salgáramos de los rieles de toda la planificación realizada con anterioridad.

El liderazgo ya de por si es un “arte”, en compras es una escultura de arte, un conjunto de pinceladas de pintura que en toda su estructura componen las diferentes partes. La ciencia dirige, controla y manipula el conjunto de datos, las tablas dinámicas etc. Todas nuestras decisiones iniciales son y serán derivadas de nuestros futuros acuerdos y nuestras funciones. Al principio de mi carrera, aprendí “algo” sobre la inteligencia emocional de uno de mis mentores, ahora con el tiempo, les llamo mentores, dado que cada uno de ellos me ha enseñado muchas cosas. Noventa por ciento de intestino y un 10% de datos es una receta de ir de la mano el pasar del 80/20 o viceversa a este 90/10. Como todo en esta vida, necesitamos los errores, los errores, los descuidos y los momentos para entrenar con nuestros equipos para aprender, para construir nuestro «intestino».

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Teniendo en cuenta que ya comentamos que las características de los puntos de indicación de desempeño pueden ser:

  • Los KPIs debemos de relacionarnos con la visión, misión, estrategia de la empresa y los factores de competitividad de la propia organización que nos distinga de las demás empresas.
    • Los KPIs debemos de enfocarlos en el método para saber cómo conseguir los resultados, no tanto en los resultados finales que obtengamos.
    • Los KPIs debemos enfocarlos en la acción y estos han de ser significativos: de tal manera que los trabajadores podamos mejorar el resultado de los indicadores mediante nuestro trabajo.
    • Los KPIs deben ser comparables y coherentes, en la medida de lo posible deben ser estándar para permitir evaluaciones comparativas (benchmarking) entre diversas organizaciones.

Kpi´s en la fase de Compras o abastecimiento

  1. La rotación del Inventario del Producto Terminado.
    2. Las roturas de Stock de las Materias Primas no Planificadas.
    3. Los errores de previsión de demanda que nos podamos encontrar.
    4. La rotación del Inventario de las Materias Primas.
    5. El coste medio de pedido u orden de compra.
    6. El plazo de aprovisionamiento o de llegada de la mercancía (Lead Time).
    7. El coste porcentual de las materias primas sobre el total de ventas.
    8. El plazo medio de pago que tengamos estandarizado.
    9. El cumplimiento de plazos en tantos (%).
    10. El coste del transporte medio unitario.
    11. El porcentaje del coste de transporte sobre las ventas.
    12. Mix de Carga (Volumen por el medio de transporte usado entre el volumen total expedido por el 100%).
    13. El porcentaje de errores que podamos tener en facturación.
    14. Coste por Kilómetro.
    15. Coste de transporte por kilogramo movido y por modalidad.
    16. Porcentaje de coste de transferencias internas sobre el total.
    17. Entregas a tiempo (%).
    18. Envíos no planificados (urgentes %).
    19. Envíos por pedidos.
    20. Rotación de Inventario de Materias Primas.
    21. Entregas Completas.
    22. Documentación sin problemas.
    23. Costo medio de gestión de pedidos.
    24. Tiempo del ciclo de pedido.

Aquí podríamos poner todos los KPI´s de Producción dependiendo del sistema que se usara tanto para la producción como el aprovisionamiento, si se usa los métodos LEAN, Kaizen, Kaiden, etc…

En cuanto a la distribución y logística podríamos además sumar los siguientes Kpi´s:

  1. Productividad en volumen de producto o stock movido.
  2. Productividad de entradas al almacén sobre el coste de la mano de obra
  3. Productividad de salidas del almacén sobre el coste de la mano de obra
  4. Productividad referente a unidades logísticas procesadas durante el proceso de “picking”.
  5. Porcentaje de utilización del espacio en el centro de distribución o almacén.
  6. Unidades procesadas por metro cuadrado.
  7. Relación porcentual entre los costos de operación del CEDI (centro de distribución es una infraestructura logística en la cual se almacenan productos y se dan órdenes de salida para su distribución) y las ventas.
  8. Plazo de envío al o desde el centro de Distribución, almacén o almacenes.

Si miramos y analizamos de forma muy abstracta los datos, y no incluimos la mano de obra del ser humano estos siempre darán error, aunque usemos al máximo programas tipo ERP o MRP, todos por muchas variables de cálculo que usemos e indicadores poniendo un tanto % de cálculo en ellas para posibles pérdidas, estos darán fallo. Como hemos comprobado, en todos estos ejemplos de Kpi´s podemos ver que son una gran cantidad de puntos a tener en cuenta para analizar el desempeño, productividad, excelencia del trabajo, pero como digo anteriormente, no contamos con el ser humano.

Todos conocemos el modelo de negocio básico de los “Papas Noel como de los Reyes Magos”:

  1. Empiezan contratando a equipos de duendes para la construcción y la distribución de los juguetes alrededor del mundo para todos los niños que han sido buenos y no tan buenos durante todo el año. Por supuesto, ellos no reciben ingresos de los clientes, los niños. Sin embargo, en el lado de la oferta, su modelo de negocio es como cualquier otra organización global. Por lo tanto, por supuesto, él se coloca para agregar un valor considerable a su negocio mediante la inversión en una función de adquisición eficiente.
  2. Una empresa sólo es tan fuerte como sus empleados, por lo que la contratación es una categoría inicial crucial a considerar. Su equipo de adquisiciones probablemente comenzaría con análisis internos y externos: ¿Cómo fueron reclutados los elfos? ¿Por el equipo de Adquisición de Talentos de Santa Claus directamente o por una agencia externa? Si por una agencia externa, ¿cuál era su estructura de costos? ¿Cómo se compara esto con otras estructuras de costos en el mercado? ¿Qué tan satisfecho con el proceso de reclutamiento fue la organización de recursos humanos? ¿Qué tan satisfechos estaban los elfos reclutados?
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Las respuestas a estas preguntas indudablemente influirían en la estrategia de reclutamiento.

Meses atrás mirábamos que quería decir Equipo-logia, para mirar los equipos del futuro, hoy vamos a ir al presente a nuestro día a día, porque si no trabajamos en equipo, la esencia de nuestra productividad en el trabajo , poco vamos a poder innovar y mucho menos poder implantar Sistemas Thinking, algo que sabemos es que sin creatividad no hay innovación, sin ideas no podemos innovar, sin nuevos pensamientos tampoco. Pero aún menos si no hay el trabajo en equipo, y de aquí que volvemos hacía atrás, hacía el fracaso nuevamente. Por mucho que estemos ajustando los Kpi´s para la medición de la productividad de las personas, fallarán.

Sin embargo, el equipo de Supply Chain (Englobaríamos desde el Departamento de Compras, Cadena de Suministro, logística, Contratación, Servicios generales) de Santa Claus probablemente comenzaría evaluando los beneficios de varios de los modelos que podríamos ir analizando.

Dada la naturaleza estacional de la empresa y la mayor flexibilidad que ofrecen los contratos de trabajo temporal, puede resultar beneficioso contratar una lista de agencias de trabajo temporal, ya sea por un proveedor de servicios administrados o una lista de proveedores preferidos. Desde una perspectiva de gestión de la demanda, esto aseguraría que la organización permanezca tan delgada como sea posible, lo que podría ser crucial para la gestión de costos durante esos meses de verano más tranquilos. A medida de lo posible, si el crecimiento es exponencial, ir pasando a este equipo como personas temporales a fijas, de esta forma lograríamos un equipo compacto, grande y fuerte, con alta capacidad de trabajo, con conocimiento y experiencia para los nuevos desafíos.

Si las exigencias del negocio apuntan hacia una fuerza de trabajo puramente permanente, la Contratación de Procesos de Contratación (CPC o RPO) podría ser una opción. RPO significaría que la responsabilidad de la adquisición de talento se contrata a una agencia de terceros. Si bien esto aliviaría la presión sobre el equipo de recursos humanos, permitiéndoles concentrarse en su función principal de asegurar que los empleados sean bien atendidos, también traería el beneficio adicional de una mayor flexibilidad en caso de congelamiento de contratación, en caso de tener un tamaño enorme de equipos de personas, pero si por el propio equipo de recursos humanos realizan la contratación junto con los responsables de área, podemos ahorrar el coste del uso de terceros para ampliar el equipo.

Despedir a un departamento entero es mucho más perjudicial para un negocio que la simple administración de contratos, o un simple cambio de tareas, dado que si formamos equipo multidisciplinares, que conocen todo tipo de tareas y acciones hacer, podemos ir basculando a los equipos para ir reforzando según vamos necesitando más fuerza.

Normalmente en la mayoría de organizaciones del país son PyMES, el alrededor del 95% aproximadamente del eje empresarial, esto nos da que en muchas PyMES, esté al orden día ser multidisciplinar, es decir tener conocimiento y experiencia de varios departamentos.

Una última opción a considerar sería usar el “off-shoring”. Sabemos o podemos imaginar que los “elfos del Polo Norte” reciben algunos de los salarios más altos del mundo, incluso más que los propios “pajes” y “duendes”. Los ahorros generados por la reducción de los salarios podrían reasignarse en los juguetes, deleitando a más niños en todo el mundo, un claro ejemplo de cómo la adquisición puede agregar valor directamente al negocio principal. Esta estrategia, sin embargo, tendría un efecto de repercusión en otras categorías, en particular, a la logística y la distribución. Rutas de trineo, los costes de combustible tendrían que ser reajustados, para asegurarnos que los juguetes fueron recogidos y entregados en los sitios, lugares, puntos de recogida y entrega adecuados. Esto es un recordatorio para cualquier equipo de contratación, adquisición o compra donde la gestión de categorías la podemos considerar de manera holística para obtener unos rendimientos óptimos, dentro de la medida de lo posible de nuestra capacidad.

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Pero bajar los salarios de los equipos, al final es contra producente, dado que al final las personas pueden “quemarse” o irse, y es cuando tenemos la fuga de capital humano, con todo su conocimiento, “actitud”, ganas de cambiar, y experiencia, por ello podríamos volver a refrescarnos si tomamos de nuevo la siguiente tabla como un punto de partida del coste de personal sólo en la cadena de suministro extrapolable a muchas otras áreas de las organizaciones, nos podemos dar el alcance que podemos obtener tanto a corto, medio y largo plazo.

ActividadTemaCálculo
Recursos Humanos SCM de la empresaIngresos de capital humanoIngresos / (Equivalente al tiempo completo de cada trabajador (ETC) )
ROI del capital humano(Ingresos – (gasto – coste total de mano de obra)) / coste total de mano de obra
Capital Humano Valor Añadido(Ingresos – (gasto – coste total de mano de obra)) / ETC
Coste de Capital HumanoCoste promedio de salario, beneficios, ausencia, facturación y contingentes
Costes de recursos humanos / ETC
Nómina / ventas
Costes laborales / costes totales
Costes laborales / ingresos totales
Valor económico humano agregadoValor Económico Agregado VEA = (Retorno sobre el Capital – Costo del Capital ) x ( Capital invertido)
Valor Económico Humano Agregado VEHA = VEA / ETC
Valor añadido del mercado humanoRelación entre el valor de mercado y el valor contable / ETC
Personal ejecutivoEjecutivo y técnico ETC / ETC totales
Mano de obra directaMano de obra directa ETC  / ETC totales
Contratar o reclutarCosteCoste total de contratación en el período / número total de contrataciones en el período (coste por alquiler)
Presupuesto / Coste real
Cantidad de contratacionesNúmero de contrataciones adicionales
Número de reemplazos
SelecciónNúmero de contrataciones / Número total de candidatos
Tiempo para llenar trabajosTiempo transcurrido entre la recepción de la demanda de contratación y la contratación
ActividadTemaCálculo
Contrataciones internasNúmero de contrataciones internas / número total de contrataciones
CalidadNúmero de personas contratadas después de un año / número total de contrataciones en el período
FormaciónCosteCoste de formación / nómina
Coste de formación / número total de empleados
Presupuesto / Coste real
% Del presupuesto de recursos humanos dedicado a la formación
ROI de formaciónRentabilidad de la inversión en formación
ParticipaciónPromedio de horas de formación por empleado
Horas de entrenamiento por función, trabajo, grupo de edad etc.
Número de empleados formados / número total de empleados
% De empleados que han pasado por la capacitación
Cursos de formaciónNúmero de cursos ofrecidos
Número de cursos implementados
Certificados de formaciónNúmero de empleados que completan programas de MBA patrocinados
% De empleados alcanzan la competencia después del entrenamiento.
Tasa de penetración de la formaciónNúmero de empleados que completan un curso / número total de empleados
SalarioPromedio salarialNóminas anuales / promedio anual ETC s
Relación de crecimiento salarialPorcentaje anual de crecimiento de la empresa y del sector empresarial
Aumento de sueldos o salarios por empleadoSalario medio por año del año en curso y beneficio por empleado – salario medio por año y beneficio por empleado
Crecimiento del poder adquisitivoÍndice de salarios / índice de precios
Jerarquía salarialSalario promedio de las categorías mejor pagadas / Salario promedio de la categoría menos remunerada
Tiempo de ciclo para procesar la nóminaDías necesarios para procesar la nómina
Pagos extemporáneos de la nóminaNúmero de pagos que no se realizan o se realizan con retraso a los empleados / pagos totales a los empleados
Errores de pago como% del desembolso total de la nóminaValor de los errores de pago / nómina total
Pagos manuales de la nóminaPagos manuales de la nómina / la nómina total
PromociónNúmero de promoción anual / número total de empleados
Clima socialVolumen de negociosNúmero de separación anual / número total de empleados
Coste de la facturación
ResignaciónNúmero total de renuncias anuales / número total de separaciones anuales
EstabilidadNúmero de empleados presentes después de x meses / Número de empleados x hace meses
Antigüedad media de los empleados
Pirámide de edad
ClimaPorcentaje de empleados calificando en quintil superior de encuesta de satisfacción
Porcentaje de empleados calificando en el quintil superior de la encuesta de cultura y clima
Porcentaje de empleados comprometidos con la visión corporativa y dispuestos a permanecer por lo menos 3 años más
Tiempo de trabajo y ausentismoA través del tiempoPromedio de horas extras por persona.
AbsentismoNúmero de horas de absentismo en el período / horas de trabajo totales en el período
Tiempo total perdido por trabajo hasta tarde
GravedadDuración total de ausencias / Número total de empleados
Duración total de ausencias / Número total de ausencias
Número de ausencias / Número total de empleados
Número de ausencias / número total de empleados
ActividadTemaCálculo
ConflictoFrecuenciaNúmero de huelgas
ExtensiónNúmero de personas que siguen la huelga
Número de trabajadores en el período
IntensidadNúmero de horas o días de trabajo perdidos
Número de horas o días de trabajo perdidos / número de huelguistas
ActividadTemaCálculo
Salud y seguridadAccidente en el trabajoCrecimiento del número de accidentes de trabajo
Total, menor, grave y fatal índice de accidentes
Índice de frecuencia con discapacidad permanente: número de accidentes con incapacidad permanente / número de horas de trabajo x 1000000
Índice de gravedad del accidente con discapacidad temporal: Número de días de descanso / número de horas de trabajo x 1000
Número de no conformidad de seguridad
Número de no-conformidad de seguridad resuelta
Porcentaje de acciones correctivas cerradas dentro del plazo especificado.
Número de muertes x 100.000 horas trabajadas
Número de accidentes notificados x 100.000 horas trabajadas
Tiempo perdido (en horas) debido a accidentes no fatales
Tiempo perdido (en horas) debido a accidentes (incluyendo muertes)
Cuidado de la saludCosto de la atención médica por empleado
FormaciónPorcentaje de personal con capacitación en salud y seguridad.
Total de horas en formación en seguridad y salud
Rendimiento actual de la capacitación y el desarrollo = aumento de la productividad y la contribución al conocimiento / costes de capacitación
CostesCostes de prevención de salud y seguridad
ProductosNúmero de productos / servicios evaluados por impacto en salud y seguridad / número total de productos almacenados
OutsourcingCostesSalario y beneficios de los empleados / coste de los trabajadores subcontratados y subcontratados
Mano de obra fija a mano de obra total = costes laborales fijos (incluidos los beneficios) / costes laborales totales (incluidos los beneficios)

Y todo lo que hemos visto puede fallar si las personas fallamos.

«Enfréntate a la realidad tal y como es. No como era antes o como desearías que fuera». Jack Welch

Sea cual sea la estrategia que los “Reyes Magos, Papa Noel” quieran y puedan implementar, es importante tener en cuenta el reclutamiento. ¿Con qué frecuencia leemos el lema «Nuestro mayor activo es nuestras personas»? Es un cliché porque es verdad. A medida que nos fijamos en el aumento de las capacidades tecnológicas y la demanda de modelos de trabajo más flexibles, es crucial que los profesionales de los departamentos de los diferentes departamentos antes mencionados, mantengamos una estrategia de categoría clara y ágil alineada con la estrategia de las personas de la organización. De lo contrario, las organizaciones con estrategias menos favorables pueden perder frente o delante de las organizaciones de la competencia o rivales.

Por el bien de los niños en todo el mundo,  “Los Reyes Magos, Santa Claus o Papa Noel”  deben actuar y responder en consecuencia, dado que los clientes, los niños son muy exigentes, es por ello que cuentan mucho con “La mejora de los procesos y la Optimización en la rotación del inventario para aumentar el retorno de la inversión”.

La humildad, la responsabilidad, el compromiso con una causa, ver las cosas de manera diferente son todos los rasgos del estilo de liderazgo.

En muchas organizaciones, las que cada vez quieren ser más ágiles las responsables de los departamentos piden a sus líderes que estemos por encima del promedio, para construir un equipo que valore la semilla y no el ramo de flores. Entonces, ¿por qué cometemos los mismos errores?

Nuestro trabajo es fomentar la visión de nuestra compañía, ser mayordomos de nuestros productos, creer en nuestras cicatrices de batalla para que podamos pasar a lo largo del viaje a nuestros miembros del equipo, encender nuestra y su pasión, desarrollar nuestras y sus capacidades, competencias, tomamos la responsabilidad por los fracasos de nuestro equipo y  los éxitos, nos mantenemos a un nivel de responsabilidad como si tuviéramos el destino de nuestro equipo.

Los líderes en la Gestión de la Cadena de Suministro, Compras, Contratación, Servicios Generales y  de adquisición, junto con Recursos Humanos o Capital Humano, requerimos una firme inteligencia emocional. Siempre me gusta compartir con todos los miembros del equipo la misma frase: «Vamos a dar la vuelta a la tortilla, pero nos vamos a mover rápidos por el campo, para no perder tiempo que luego no podremos recuperar”.

Hoy en día, con los teléfonos inteligentes, pivotes de poder, consultores, y casi cualquier herramienta en nuestras manos, cometemos los mismos errores porque nos olvidamos de usar la regla 90/10. Concentrémonos en las semillas que queremos sembrar, no en el ramo de flores que queremos obtener. Nuestros clientes dependen de ello. Por eso es importante que: Cuidemos las relaciones, mantengamos nuestros contactos, proveedores y colaboradores.

Fuente: https://ricardlloria.wordpress.com/2017/09/11/y-despues-nos-volvemos-a-organizar/

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