El comité de Dirección, una pieza clave en la Pyme familiar

Por Carlos Soto, 

¿Tienes dudas sobre para qué sirve un Comité de Dirección? ¿Desconoces las diferencias entre un Consejo de Administración y un Comité de Dirección? ¿Tu Comité de Dirección no está funcionando correctamente y no sabes por qué? ¿Necesita una empresa familiar un órgano de estas características?

En este artículo vas a encontrar una reflexión sobre el valor del comité directivo como órgano de gestión coordinada y espacio de comunicación entre familiares y colaboradores no familiares.

¿Qué es un Comité de Dirección?

Es un órgano de gestión en el que el director general se reúne con su equipo inmediato, de manera que están representadas las diferentes áreas de la empresa. Tiene una triple finalidad:

• Desempeñar una labor asesora y consultiva de la dirección general
• Coordinar las actividades de las diferentes áreas o departamentos de la empresa
• Establecer las pautas de una dirección participativa y con capacidad de delegar

Así pues, potencia la colaboración entre los diferentes responsables de la empresa, dotándoles de una visión de conjunto de los diferentes temas y problemáticas. De esta manera se evita la tendencia natural de las personas a centrarse en su propia área o departamento y se promueve su participación, al tiempo que constituye un apoyo a la dirección general para la toma de decisiones.

¿Necesita tu empresa un Comité de Dirección?

Hoy en día, se hace impensable pensar en una empresa que quiere alcanzar unos niveles de profesionalización óptimos, que no goce de un Comité de Dirección. No disponer de él, es como dejar manca a la organización por el mero hecho de que la empresa quedará entonces limitada en su desarrollo a la propia figura de su Gerente o Director General.

El aporte de nuevas ideas, soluciones o visiones de hacía donde debe dirigirse la empresa, es fundamental para conseguir que ésta esté en constante evolución y crecimiento. Sin esta diversidad de aportes de valor, la empresa se estanca y deja de moverse. En los tiempos actuales, esto es sinónimo de “dejar que muera de una enfermedad no crítica”.

Comité de Dirección en la pyme familiar

En entornos multinacionales, las estructuras organizativas son mucho más complejas que en una pyme y esto provoca que para que todos vayan en la misma dirección, se requiera de órganos colegiados como puede ser el Comité de Dirección u otros comités departamentales. Así se consigue que la información fluya de forma más dinámica y al alcance de todos según el objetivo de cada uno.

El Comité de Dirección toma mucha más relevancia en las pymes.

En las pymes, al tratarse de estructuras más sencillas, esta información fluye de forma distinta y esto en ocasiones resta importancia a esos temas que se tratan en reuniones de pasillo o café. Por este motivo, el Comité de Dirección toma mucha más relevancia en las pymes. Cuando estas pymes son de carácter familiar, la falta de formación de algunos miembros y la falta de profesionalización de los procesos provoca que el rumbo de la empresa quede en manos de unos pocos que en muchas ocasiones no gozan de las herramientas necesarias para dirigir su proyecto.

Condiciones básicas para montar un Comité de Dirección

Las condiciones básicas para poder constituir un Comité de Dirección dependerán en esencia de su tamaño y la posible complejidad de las operaciones de la empresa. Lo que sí se debe tener en cuenta es que este organismo debe ser dinámico y decisor en las cuestiones clave de la estrategia de la empresa.

Estructura y funciones del Comité de Dirección

Muchos se preguntan que miembros deben formar parte de un Comité de Dirección y la pregunta en este sentido tiene fácil respuesta pero difícil definición. Los miembros integrantes, deben ser aquellos que por la estrategia de la empresa son un eje principal de actuación, pero estas figuras no siempre son identificables de manera sencilla.

Pongamos un ejemplo. Si una empresa del sector cosmético decide definir una estrategia de diferenciación de producto, el departamento de I+D tomará un papel relevante y, por tanto, ese departamento deberá estar representado en el Comité de Dirección. Pero, si, por otro lado, apuesta por una estrategia de liderazgo en costes, el componente de innovación no toma tanta fuerza y por tanto el departamento de I+D pasa a un segundo plano y por tanto no debería integrarse en el Comité de Dirección.

Por tanto, constituir un Comité de Dirección no es una labor mundana, sino que se debe tomar como referencia el rumbo al que se quiere dirigir la empresa (y éste es dinámico, por lo que el Comité de Dirección también debe serlo).

Respecto a las principales funciones que se deben abordar en un Comité de Dirección, éstas serían las relevantes:

• Fijar claramente el marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, cultura y las líneas estratégicas) y asegurarse de que todas las decisiones son coherentes con el mismo.
• Crear una estructura organizativa que responda de forma eficiente a los objetivos marcados.
• Definir estrategias a nivel operativo, encaminadas a la consecución de objetivos, hacer un seguimiento periódico de su grado de cumplimiento y evaluar los resultados obtenidos (tanto a corto, medio y largo plazo).
• Proponer medidas correctoras en el caso de producirse desviaciones entre los resultados y los objetivos establecidos.
• Realizar propuestas de mejora e inversiones.
• Evaluar y analizar el desarrollo de determinados proyectos y planes específicos.
• Alinear estrategias y acciones entre las diferentes áreas de la empresa.
• Homogeneizar la metodología en la gestión de proyectos.
• …. y, sobre todo, tomar decisiones viables y sostenibles

Comité de Dirección: el rol de los familiares

Y la pregunta que se hacen muchas empresas, es ¿deben los familiares estar en un Comité de Dirección?

Lo primero que debe matizarse es que un Comité de Dirección es distinto a un Consejo de Administración. Teniendo clara esta diferencia, el Comité de Dirección es un organismo operativo, por lo que los integrantes deberán formar parte del equipo directivo de la empresa.

Un Comité de Dirección es distinto a un Consejo de Administración.

El matiz de si es o no familiar, debería ser un aspecto irrelevante a tener en cuenta si realmente la empresa cumple con unos estándares mínimos de profesionalización. Pero la verdad, es otra muy distinta.

A lo largo de nuestra experiencia, hemos podido comprobar que entre familiares-trabajadores, se crean ciertas “envidias” que pueden requerir de la necesidad de tener que incorporar a determinados familiares al marco del Comité de Dirección.

Cuando se dan situaciones así, se debe explicar muy claramente el objetivo de un Comité de Dirección y que se espera de cada miembro que lo compone. Muchos de ellos, desisten de su papel como miembros al no querer asumir determinadas responsabilidades que antes no asumían. Los que se quedan, suelen ser una nueva fuente de inspiración para el resto ya que aportan otro punto de vista que a veces había sido “no escuchada”.

Diferencia entre Comité de Dirección y Consejo de Administración

Ambos son órganos de gobierno de una empresa pero deben trabajar en equilibrio. La falta de uno de ellos puede, puede provocar que no se consiga la eficacia necesaria en la Dirección de la organización.

El Consejo de Administración será el supervisor de la labor que desarrollo el Comité de Dirección, además de ser quien le proponga los nuevos retos y hacía donde le gustaría ver la empresa en el futuro (tal y como lo definen en algunas escuelas de negocio como IESE). Será, por tanto, el responsable de aprobar la estrategia propuesta por el Comité de Dirección (y cuando hablamos de estrategia, englobamos misión, visión y valores). A partir de aquí, el Comité de Dirección será el responsable de implantar dicha estrategia.

Lo mismo sucederá con la parte financiera y relativa a inversiones.

Es decir, el Consejo de Administración define y controla (fundamentalmente) y el Comité de Dirección diseña e implanta. La siguiente tabla elaborada por el IESE, es bastante clarificadora:

¿Qué temas se deben tratar en un Comité?

A esta pregunta, la respuesta puede variar, ya que dependiendo de la madurez del Comité de Dirección y especialmente del sistema de reuniones, los temas irán modificándose.

Cuando un Comité de Dirección se inicia, casi todos los temas deben tratarse en el mismo. Este hecho es consecuencia de que la Propiedad quiere seguir manteniendo el control sobre todo y esta en un proceso de aprender a delegar responsabilidades en sus colaboradores más directos. La frecuencia de estas reuniones también se intensifica (1 semanal o quincenal). Los temas tratados en esta fase de madurez, suelen ser temas relacionados con el funcionamiento de los departamentos y que determinados datos fluyan entre los mismos.

Cuando un Comité de Dirección madura algo más (nivel madurez medio), además de aumentar el periodo en el que realizan, los temas tratados suben de nivel. Se empieza a trabajar en los ejes estratégicos definidos y se empiezan a exigir a los miembros, que se presente un informe del departamento que contemple proyectos actuales concluidos, en curso y futuros, con el grado de consecución de los objetivos marcados. En esta fase, el aporte de ideas y valor hacia otros departamentos empieza a gestarse, pero el desarrollo de ideas departamentales no suele valorar el impacto en otras áreas.

Cuando un Comité de Dirección ya ha madurado (nivel madurez alto), se encuentra en un punto en que sus miembros trabajan en equipo desarrollando la estrategia futura de la empresa. Todas las ideas que se aportan contemplan el posible impacto sobre otros departamentos y el valor añadido por todos sus miembros es altísimo. En este punto, el Comité de Dirección trabaja como una gran máquina totalmente engrasada y donde el beneficio de la empresa está muy por encima del bien departamental.

En cada ciclo de madurez, la aportación de información cambia y la forma de tratarla también. Lo que si debe tenerse en cuenta, es que absolutamente todo lo que se trabaja en el ámbito del Comité de Dirección debe tener un carácter confidencial y ser trasladado a la organización siguiendo los parámetros y políticas de comunicación establecidas.

Signos de un mal funcionamiento del Comité de Dirección

Cualquier Comité de Dirección, cómo órgano asesor, puede incurrir también en coger determinados vicios de funcionamiento “no deseados” por la empresa. Es por tanto necesario identificar determinados síntomas que pueden ser indicativo de que este Comité no está funcionando correctamente.

Algunos de ellos son:

• Una vez fijadas las fechas de reunión, estás se tienen que modificar con gran frecuencia. Es síntoma de que sus miembros no han entendido la importancia de esta reunión.
• Los asistentes están más pendientes del teléfono y otros aspectos externos, respecto a los temas a tratar en la reunión. Es síntoma de que ven una pérdida de tiempo y les aburre el tener que estar en la reunión.
• No hay un orden del día claro. Es síntoma de que será una reunión sin contenido relevante.
• Los tiempos establecidos no se respetan. Es síntoma de que los miembros no se han preparado bien la reunión y esto provoca que otros pierdan el tiempo.
• La información tratada en el Comité de Dirección es “vox populi” al poco tiempo. Es síntoma de de que la confidencialidad de la información tratada en estas reuniones no existe, ocasionando una fisura en al Dirección
• Cuando se realizan aportaciones hacia otros departamentos o miembros, éste reacciona a la defensiva en lugar de ver con mente abierta las opciones propuestas. Es síntoma de que se entiende el Comité como un lugar para criticar en negativo en lugar de hacerlo en positivo.
• … y muchos más síntomas que requerirían de un capítulo entero de un libro. No obstante, el uso del sentido común y detectar que hay cosas que no fluyen como debería, es el mejor detector de que algo no va bien.

Beneficios de un Comité de Dirección para el equipo directivo

Los beneficios de un Comité de Dirección para el equipo directivo son básicamente,

• Que la información entre departamentos fluya de forma natural en la organización, no que se tenga que demandar.
• Que al tratarse de un órgano decisor, se toman las decisiones de forma consensuada entre los miembros, fortaleciendo el sentimiento de pertenencia a un equipo y un proyecto.
• Los aportes de ideas y soluciones a los diferentes asuntos, es mucho más enriquecedora, ya que en el desarrollo participan tanto personas que conocen el tema (con una visión algo sesgada) como personas que no lo conocen (con una visión menos sesgada).
• La definición de mensajes a la organización es coordinada y siguiendo una línea definida, dando la sensación de bloque unificado en la Dirección.

Fuente https://blog.tactio.es/consultoria/organizacion-rrhh/comite-direccion-pyme-familiar/