4 claves para recuperar el control de su tiempo y tener un impacto en el trabajo

Ser o no ser organizado en el día a día, ya sea para las tareas cotidianas, el trabajo o el estudio, puede ser una variable que marque la diferencia en términos de efectividad, eficiencia e incluso de felicidad.

Uno de los beneficios principales de usar un sistema correcto de gestión del tiempo es que permite conseguir un equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida. Por otro lado, llegar a tiempo, cumplir los plazos y sentirse concentrado y productivo en el trabajo tiene una consecuencia natural: los niveles de estrés y ansiedad se reducen significativamente.

No obstante ello, a muchas personas les sucede que, a pesar de saber que deben realizar alguna tarea -e incluso eligiendo hacerla- la evitan, aplazan o mueven hacia adelante. Esta práctica, a la que los expertos llaman procrastinación, es en realidad una dificultad en la autorregulación de la propia conducta orientada al logro de un objetivo. 

“Sucede cuando a pesar de que hay intención de llevar a cabo una actividad considerada valiosa para sí mismo o para alguien significativo, esta se aplaza, eligiendo otras actividades más gratificantes a corto plazo. Eso lleva a que la conducta pospuesta se deba ejecutar en cercanía de un límite temporal y con elevado estrés, ya que no realizarla tiene consecuencias más adversas todavía”, explica en diálogo con POST, el Dr. Luis Alberto Furlan, integrante del Equipo de Regulación Emocional en Situaciones de Evaluación de la Universidad Nacional de Córdoba.

Procrastinar tareas no es, entonces, una cuestión que tenga que ver directamente con la gestión eficiente del tiempo, sino con un valor personal. “Su origen se relaciona, entre otros factores, con el valor subjetivo que tiene la actividad, la capacidad autopercibida para realizarla, la tolerancia a la demora hasta obtener los resultados buscados y la impulsividad o tendencia a reaccionar ante otros estímulos”, agrega el especialista. 

Por lo general, detrás de esa actividad que se procrastina, suele haber un miedo: al fracaso, a la incomodidad o a la exposición y en ello radica la importancia de poder identificarlo para trabajarlo y destrabarlo. 

Tiempo vs eficiencia

Hacer una correcta gestión del tiempo suele confundirse en muchas oportunidades con una hiper eficiencia e hiperactividad. Eso lleva a la mayoría de las personas a crear objetivos inalcanzables y valerse para ello de herramientas, aplicaciones, agendas, hábitos extraños e insostenibles en el tiempo que se convierten en una enorme fuente de frustraciones. 

“Solemos pensar que gestionar mejor nuestro tiempo tiene que ver con exprimir cada minuto del día y ser muy eficientes. Pero en realidad, hacer una buena gestión del tiempo tiene que ver con otras cuestiones”, explica a POST Lucia Serrano Palacios, creadora de “Superhábitos”, el podcast sobre emprendedurismo número uno de negocios en iTunes Argentina, elegido por la revista Entrepreneur y TicBeat como uno de los 10 mejores podcasts para emprendedores.

La buena gestión del tiempo no tiene que ver con el tiempo en sí, sino con administrar la energía en el tiempo limitado con el que se cuenta. Para hacerlo de una manera que genere impacto en los resultados es importante aplicar estas cuatro claves: 

• Establecer prioridades

Cuando hay diversos objetivos a cumplir, administrar los esfuerzos en forma adecuada y siguiendo un plan, permite que la energía y tiempo invertidos sean más fructíferos. “Para ello lo primero es clarificar las prioridades y abordar tempranamente lo que por sus consecuencias será más relevante”, aporta Furlán. 

El diseño de un rumbo, el registro de los avances y el compromiso con el objetivo elegido requieren no solo de proactividad, sino también de otras dos facultades: la tolerancia ante la incertidumbre y flexibilidad para revisar o cambiar el rumbo de la estrategia. 

“Lo que va a generar la mayoría de los cambios e impacto en la productividad personal es tener claro qué quiero y tomar decisiones prácticas en el día a día a partir de allí. Aprovechar mejor el tiempo y ser más productivos muchas veces tiene más que ver con saber qué no tenemos que hacer, y tener muy claro qué sí queremos hacer”, fundamenta Serrano Palacios.

Bajo esta línea, agrega que siempre hay “un 20% de actividades que son las que generan el 80% de los resultados. Si las identificamos y nos enfocamos en ese 20%, vamos a tener más resultados con menos tiempo”.

• Crear rutinas y rituales

Los hábitos son acciones de la vida cotidiana que las personas incorporan a su rutina y que se hacen de forma natural, casi sin esfuerzo. Por ello, enfocarse en formar hábitos a la hora de trabajar hace que las actividades no se logren solo en base a esfuerzos y fuerza de voluntad.

“Tener un ritual diario y un ritual semanal es importante para poder hacer revisiones y decidir qué queremos lograr cada semana y cada día. De esta forma, no avanzaremos por el día en automático sino que estaremos en control y eligiendo a qué dedicar nuestro tiempo”, explica Serrano Palacios.

Una buena forma de formar hábitos es hacerlos de a uno a la vez y con objetivos y disparadores claros. Ello permitirá identificar cuál es la conducta necesaria para lograr consolidarlo y también dejará en evidencia cuál es la recompensa de realizarlo de esa manera. “Si sostenemos la práctica en el tiempo, y vamos incorporando hábitos de organización, podemos convertirnos en una persona organizada que sabe gestionar su tiempo sin problemas”, aporta la experta. 

• Decir que no 

Si bien hay personas que son naturalmente más organizadas que otras, la correcta gestión del tiempo es algo que se puede aprender. Un punto fundamental para lograrlo, es saber decir que no a aquellos compromisos y actividades que no suman.

“Es importante que podamos ser quienes queremos ser y hacer lo que nos haga felices y aporte valor al mundo. Dejar de sentir que la vida nos pasa y que no llegamos con todo lo que nos gustaría hacer, y pasar a sentirnos en control y felices por poder elegir en qué poner nuestras energías y nuestro tiempo, tiene que ver con ello”, sostiene Serrano Palacios.

• Tomar conciencia del tiempo

La era tecnológica en la que se desarrolla el día a día hace que existan distintos recursos, muchos de ellos con soporte tecnológico, que ayudan a la gestión del tiempo o el monitoreo de conductas. Sin embargo, la correcta gestión del tiempo de una tarea tiene que ver con dos cuestiones de conocimiento: comprender la dificultad de las tareas y estimar el tiempo que va a llevar realizarla. 

“Estimar el tiempo que requiere una tarea, implica considerar la particularidad y extensión de la tarea y también nuestra capacidad de trabajo (y limitaciones) para desarrollarla. Es decir, un buen plan se basa en la valoración medianamente ajustada de estos dos elementos”, explica Furlán.

Y agrega: “por otro lado es importante considerar que siempre aparecen oportunidades para desaprovechar el tiempo a través de la elección de actividades menos relevantes para las metas propuestas o evadiendo aquello que genera tensión o malestar. Allí radica la importancia de conocer las propias vulnerabilidades y tomar medidas que disminuyan su impacto”.

Para lograr, entonces, un mayor impacto en el trabajo es importante empezar a pensar en las tareas que se realizan como parte de un espacio de aprendizaje, ejercicio y crecimiento personal. “Tener una misión y una visión personal, y a partir de ahí poder trazar el camino qué quiero para mi vida, para mi rol laboral, familiar, personal es fundamental para incorporar otras herramientas que me impulsen y me ayuden a optimizar más el tiempo. Pero sin esa claridad, ninguna herramienta me va a servir”, concluye la experta.

Fuente: https://santanderpost.com.ar/articulo/4-claves-para-recuperar-el-control-de-su-tiempo-y-tener-un-impacto-en-el-trabajo/