por Juan Carlos Valda

Uno de los grandes desafíos que enfrentan las PyMEs hoy en día es la gestión efectiva de sus operaciones y recursos. Históricamente, el control de gestión en muchas empresas, sobre todo en las pequeñas y medianas, ha sido visto como un proceso de revisión post-mortem. Es decir, se utilizaba para analizar los resultados después de que las decisiones ya se habían tomado, las acciones ya se habían ejecutado y los errores ya se habían cometido. Este enfoque tradicional funciona más como una autopsia: se realiza cuando el daño ya está hecho y poco se puede hacer para cambiar lo ocurrido.

En contraposición a este enfoque, hoy en día es fundamental que las empresas adopten un control de gestión proactivo. Este enfoque no solo permite reaccionar ante los problemas cuando ya es tarde, sino anticiparse a ellos, prevenir desviaciones y tomar decisiones con la suficiente antelación como para corregir el rumbo antes de que sea irreversible.

En este artículo, exploraré la diferencia entre el control de gestión tradicional y el proactivo, y por qué este último es esencial para la supervivencia y crecimiento de las PyMEs en el contexto actual.

1. El control de gestión tradicional: La autopsia empresarial

El control de gestión tradicional ha sido el pilar de la contabilidad y el análisis financiero durante décadas. Este enfoque se basa en revisar los resultados al final del periodo (mes, trimestre o año) y compararlos con los presupuestos establecidos o los resultados anteriores. Si bien este tipo de control permite conocer lo que ha sucedido, tiene un problema clave: solo mira el pasado.

Cuando se trabaja con datos históricos, el control de gestión se convierte en una especie de autopsia empresarial. Te dice qué salió mal o qué no funcionó, pero cuando te das cuenta de los errores, ya es demasiado tarde para corregirlos. El informe financiero del trimestre pasado puede mostrarte que perdiste dinero, pero no te dice cómo evitar que eso ocurra en el futuro.

Es como si el empresario mirara por el espejo retrovisor mientras conduce su empresa. Puede ver los obstáculos que ya pasó, pero no los que se avecinan en el camino.

Las limitaciones de este enfoque

El problema con este enfoque es que no permite la prevención. Se enfoca en diagnosticar problemas una vez que ya ocurrieron, pero carece de la capacidad de prever y prevenir esos problemas antes de que se conviertan en crisis. Las empresas que solo se apoyan en el control tradicional tienden a ser más reactivas, tratando de apagar incendios constantemente en lugar de evitar que estos se generen.

Para una PyME, que generalmente opera con recursos más limitados que una gran empresa, este enfoque puede ser devastador. Los márgenes de error son más pequeños y una mala decisión o una desviación no controlada puede tener consecuencias graves, desde pérdida de clientes hasta problemas de liquidez.

2. El control de gestión proactivo: El faro que guía el camino

Por otro lado, el control de gestión proactivo es un enfoque más dinámico y preventivo. En lugar de limitarse a analizar los resultados ya obtenidos, este modelo se enfoca en monitorear en tiempo real las operaciones de la empresa y anticiparse a los problemas antes de que ocurran. El objetivo es guiar la toma de decisiones, no solo evaluar su impacto.

En lugar de ser un proceso meramente financiero, el control de gestión proactivo integra todas las áreas de la empresa: finanzas, operaciones, ventas, marketing, recursos humanos, entre otras. Esta integración permite tener una visión holística del negocio, donde los indicadores clave de desempeño (KPI) son monitoreados de manera continua, y cualquier desviación de los objetivos planteados puede ser detectada a tiempo.

Ventajas del enfoque proactivo

El principal beneficio de este enfoque es la capacidad de anticipación. Al tener un control en tiempo real de lo que está sucediendo en cada área del negocio, es posible detectar pequeñas desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores. Esto permite al empresario o al equipo de gestión hacer ajustes sobre la marcha, optimizando los recursos y evitando situaciones de crisis.

El control de gestión proactivo, además, promueve una cultura de mejora continua. En lugar de quedarse en el análisis retrospectivo, fomenta que la empresa esté constantemente buscando formas de mejorar sus procesos, reducir costos, aumentar la eficiencia y maximizar los beneficios.

3. Cómo implementar un control de gestión proactivo en una PyME

El cambio de un control de gestión tradicional a uno proactivo puede parecer un reto, pero los beneficios superan ampliamente los costos. A continuación, se detallan algunos pasos clave para implementar un sistema de control de gestión proactivo en una PyME:

a. Definir indicadores clave de desempeño (KPI)

El primer paso para un control de gestión proactivo es definir los indicadores clave de desempeño (KPI) que son críticos para el éxito de tu empresa. Estos indicadores deben abarcar todas las áreas relevantes del negocio, desde ventas hasta producción, pasando por el flujo de caja y la satisfacción del cliente.

Algunos ejemplos de KPI incluyen la tasa de conversión de ventas, los costos operativos por unidad producida, el ciclo de efectivo o la rotación de inventarios. Lo importante es que estos indicadores reflejen el estado real de tu negocio y te proporcionen información útil para la toma de decisiones.

b. Establecer sistemas de medición en tiempo real

Una vez definidos los KPI, es fundamental contar con sistemas que permitan monitorearlos en tiempo real o con la mayor frecuencia posible. La tecnología es un gran aliado en este sentido: los sistemas de gestión ERP, los software de análisis financiero y las plataformas de CRM permiten tener un control detallado de lo que está sucediendo en tu negocio en cada momento.

Estos sistemas también deben permitir generar alertas cuando uno de los indicadores clave se desvía de los valores esperados, para que el empresario pueda tomar acción de manera inmediata.

c. Tomar decisiones basadas en datos

El control de gestión proactivo no sirve de nada si la información que genera no se traduce en acciones concretas. El objetivo de tener acceso a datos en tiempo real es poder tomar decisiones más rápidas y mejor informadas.

Por ejemplo, si los costos de producción están aumentando más de lo previsto, un control proactivo permitirá identificar el problema antes de que afecte los márgenes de beneficio, y permitirá al empresario ajustar los precios o buscar proveedores alternativos para mitigar el impacto.

d. Fomentar una cultura de anticipación

Un control de gestión proactivo debe estar acompañado de una cultura empresarial orientada a la anticipación y la mejora continua. Esto implica capacitar a los equipos para que sean capaces de identificar oportunidades de mejora en su trabajo diario y tomar decisiones informadas.

También es necesario promover la transparencia en la gestión, donde los responsables de cada área tengan acceso a la información relevante para su desempeño y estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

4. Casos de éxito de un control proactivo

Los ejemplos son claros: las empresas que han adoptado un enfoque proactivo de gestión logran una mayor resiliencia ante los cambios del mercado y los imprevistos. Empresas que antes se veían ahogadas por problemas de liquidez, mal manejo de inventarios o baja productividad, han conseguido revertir estas situaciones gracias a la implementación de un sistema de control en tiempo real.

Las empresas que implementan controles de gestión proactivos no solo son más eficientes, sino que también son más competitivas. Tienen la capacidad de adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado, lo que les permite no solo sobrevivir en tiempos difíciles, sino también aprovechar nuevas oportunidades.

Conclusión

El control de gestión proactivo es la evolución necesaria para las PyMEs que quieren mantenerse competitivas en un entorno cada vez más incierto y demandante. Mientras que el control tradicional mira al pasado y diagnostica errores cuando ya es tarde, el control proactivo permite adelantarse a los problemas y optimizar la gestión en tiempo real.

No se trata solo de mejorar la eficiencia; se trata de tener el control total de tu negocio, de evitar sorpresas desagradables y de garantizar que las decisiones que tomes estén basadas en datos precisos y actualizados.

Dejar de hacer autopsias y empezar a dirigir con inteligencia es la clave para que tu empresa no solo sobreviva, sino que crezca y prospere.

Para contactar a  Juan Carlos Valda – jcvalda@grandespymes.com.ar