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Administración del Tiempo y Reuniones


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Cómo gestionar aquello que llama tu atención
23 Dic
2017
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Daniel Aguayo – Hace unos días te hablé de las interrupciones y cómo afectan al trabajo. En aquél post comenté algunas de las interrupciones más habituales, pero todas tenían algo en común: son interrupciones externas.
Las interrupciones no solo vienen de fuera, también pueden venir de dentro. A veces estoy trabajando y me viene a la cabeza un pensamiento: una idea que puedo a aplicar a un proyecto, me acuerdo de algo que he de hacer, o cualquier cosa que, en definitiva, no tenga que ver con lo que esté haciendo en ese momento.
Si no hago nada, si dejo que esa idea ‘intrusa’ siga su camino, desviaré mi atención de lo que estaba haciendo hacia ese nuevo pensamiento. Ya puedes imaginar que mi efectividad así baja en picado, pues ya estoy distraído y tardaré un rato en volve a centrarme en lo que quisiera hacer.
Las interrupciones internas son las ideas, recordatorios y reflexiones que surgen en cualquier momento, estemos trabajando o descansando.

Cómo gestiono el exceso de trabajo
2 Dic
2017
Escrito por Juan Carlos Valda

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De vez en cuando llego a un punto en el que siento que no puedo más. Noto que voy como un pollo sin cabeza, que estoy perdiendo el control y que no reflexiono adecuadamente mis decisiones, la prisa me puede y empiezo a suspirar con mucha frecuencia, jugar con mis rizos de forma nerviosa y capturar cosas donde pillo. Me voy a casa insatisfecha, con mil cosas en la cabeza y no disfruto de otras actividades.
Estos son los síntomas que me dicen que tengo un exceso de trabajo, que he perdido el control y debo gestionarme mejor. Hoy voy a compartir con vosotros lo que hago en estos casos.
Paro en seco
Cuando me digo a mi misma: “no puedo más”, dejo de hacer lo que sea que esté haciendo en seco.

Es que no me alcanza el tiempo!
28 Nov
2017
Escrito por Juan Carlos Valda

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Es que no me alcanza el tiempo : Desde que tenemos conciencia, estamos en desacuerdo con el tiempo. Cuando somos pequeños deseamos que el tiempo pase muy rápido para crecer, tener más años, hacer lo que hacen los grandes y obtener beneficios y permisos. Pero nunca llegamos a estar de acuerdo, porque siempre existirá el primo mayor que tiene más concesiones o el hermano menor al que hay que cuidar y dar ejemplo por tener menos años.
En fin, nuestra vida transcurre entre años, meses, semanas y días… y el tiempo siempre en contra nuestra. Si esperamos algo bueno, tarda tanto en llegar… en cambio, las malas noticias llegan tan pronto. Si disfrutamos algo bello, pasa tan rápido… en contraste, el dolor parece que llegó para quedarse.
Primero queremos que los cumpleaños lleguen volando, después quisiéramos que dejaran de llegar, o al menos que se tardaran un poco.
Nos cuesta tanto entender que cada cosa tiene su tiempo y por más que tratemos de alterarlo, sólo conseguiremos hacerlo más difícil y a fin de cuentas, tomará su lugar en el momento preciso.

Priorizando tareas, veamos como
25 Nov
2017
Escrito por Juan Carlos Valda

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La gestión del tiempo de trabajo y la organización de las tareas es fundamental para conseguir los objetivos marcados y, además, para sentirnos más realizados en el trabajo y evitarnos situaciones estresantes innecesarias.
Cada vez son más elevados los porcentajes de personas que se sienten agobiadas y sobrepasadas por el nivel de trabajo. Entre el 25 y el 50 % de las personas se sienten quemadas en el trabajo.
El problema no viene tanto por el número de horas que se trabajo, sino por la cantidad de cosas que se realizan al mismo tiempo durante la jornada laboral. Tareas que se acumulan a diario y que van quedando apartadas, inacabadas y pendientes porque no al trabajador no le da tiempo de hacerlo todo a la vez.

Claves para ser productivos en la era de la continua distracción
18 Nov
2017
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Gabriela Malvasio – El profesor del IESE, Conor Neil, subraya la importancia de generar rutinas que potencien la auto-consciencia
Cuando el irlandés Conor Neill llegó como profesor al IESE en Barcelona hace unos de 15 años se veía a sí mismo como una persona muy productiva. No fue hasta que se tuvo que enfrentar a escribir sus primeros artículos que se dio cuenta de que no era ni siquiera consciente de su productividad. Pasaban los meses y no lograba completar ni un artículo. Las cosas empezaron a destrabarse cuando finalmente decidió que escribir era importante y empezó a buscar herramientas para lograr concentrarse.
Fue así que dio con la técnica del tomate o pomodoro. Creada por un italiano que usaba un cronómetro que tenía en su cocina con forma de tomate, consiste en dedicar el tiempo a una sola tarea por 25 minutos. Cualquier distracción (como levantarse a buscar un café o revisar las redes sociales) hace que el cronómetro vuelva a cero. “Esta técnica me permitió darme cuenta del nivel de distracción que tenía”, recordó Neil en conversación con Café & Negocios.

Cómo acabar con la locura de las reuniones
2 Oct
2017
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por isabel Carrasco – Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley y Eunice Eun, en la edición de julio-agosto de Harvard Business Review, plantean que se supone que las reuniones sirven para incrementar la creatividad y productividad pero que tienen el efecto contrario cuando son demasiadas, programadas en el tiempo equivocado o mal dirigidas y terminan ocasionando efectos negativos en la organización, que si queremos evitar van a requerir un abordaje sistémico.
Distintas investigaciones están demostrando que las reuniones han ido aumentando en número y duración, en los últimos 50 años, hasta el punto de que los ejecutivos dedican una media de 23 horas a la semana a asistir a reuniones, mientras en la década de los años 60 del pasado siglo empleaban 10 horas semanales aproximadamente a esta tarea.
Se ha escrito mucho sobre este problema pero las soluciones que se han utilizado tienen resultados discretos: