Administración del Tiempo y Reuniones
La regla de las 5 horas »
por Xavi Roca
Desde siempre se ha especulado mucho sobre qué es lo que diferencia a las personas más exitosas del resto. Inicialmente, buena parte de las investigaciones al respecto giraban en torno a las características propias de los grandes personajes: cómo eran, qué rasgos y personalidades tenían. Con el tiempo, los estudios empezaron centrarse más en cómo se comportaban que en cómo eran. La mayor parte de estos estudios analizan sus hechos, sus comportamientos, se basan en identificar qué hacían de diferente y que les podía aportar diferencias notables de rendimiento respecto a los demás.
El escritor norteamericano Thomas C. Corley, en su magnífico libro “Rich Habits: The Daily Success Habits of Rich Individuals” explica el resultado de 5 años de investigación analizando los hábitos diarios de 177 millonarios. Uno de los hábitos más presentes entre estos millonarios es lo que Corley explica como “La Regla de las 5 Horas”.
Organizar es poner cada cosa en su lugar. »
Por Francisco Sáez
En el artículo anterior vimos cómo se realiza el proceso de transformación que te permite asignar una categoría a cada uno de los elementos que has capturado previamente, de acuerdo con su naturaleza y con lo que quieras a hacer al respecto: basura, algún día/tal vez, material de referencia, acción, proyecto. A este proceso de transformación se le denomina Aclarar dentro de la metodología GTD.
La siguiente etapa consiste en preservar el resultado de este proceso para no tener que realizarlo otra vez. En la etapa Organizar se trata de guardar convenientemente los resultados a los que se ha llegado en la etapa Aclarar y, por lo tanto, se suele llevar a cabo inmediatamente después.
Esta etapa, al contrario que Aclarar, es muy sencilla. Organizar consiste en depositar cada asunto aclarado en un lugar acorde con su significado, de modo que puedas encontrarlo rápidamente cuando sea necesario.
La epidemia de la multitarea »
por Roberto García
Reconozco que se me da mal eso de hacer varias cosas a la vez, y que envidio a quien es capaz de hacerlo con soltura. En el trabajo veo gente capaz de responder correos mientras participa en una reunión y encima te genera un acta con las notas que ha ido tomando durante ella, mientras que yo soy de los que pierde el hilo de lo que está diciendo si veo una alerta de correo mientras hablo.
Para mi consuelo, leí hace poco un artículo de Gloria Mark, doctora en Psicología por la universidad de Columbia, que venía a decir que eso de la multitarea es algo totalmente antinatural y de hecho, subraya que más que aumentar la productividad, la disminuye, porque lo que se provoca al hacer dos cosas a la vez es desplazar nuestra atención de una cosa a otra. Tu cerebro viaja en segundos de la reunión en la que participas al correo que me acaba de entrar, luego otra vez a la reunión, luego al nuevo correo… y como ambas tareas requieren pensar y formar lo que se conoce como un modelo mental de esa tarea, es imposible hacer ambas cosas a pleno rendimiento.
Tampoco olvidemos que la multitarea tiene un desgaste físico asociado, porque está demostrado que contribuye a desarrollar estrés y además aumenta el ritmo cardiaco y la tensión arteria
¿Cómo afectan las reuniones innecesarias al trabajo de los equipos? »
Las reuniones dentro de los equipos de trabajo en las empresas son importantes y una parte necesaria del día a día para establecer nexo entre las ideas y las acciones. Sin embargo, hay reuniones que pueden llegar a ser tan irrelevantes para un equipo en sí que más que contribuir a la colaboración podrían estar retrasando gran parte de las actividades que aportan valor a la empresa. Los responsables de recursos humanos deberían poder identificar cuánto afectan las reuniones innecesarias al tiempo de los colaboradores.
El problema es que muchas veces estas reuniones forman parte de la agenda planificada de los equipos y los mismos líderes buscan atenerse a ellas manteniendo el número de reuniones establecidas, aunque la cantidad no refleje su calidad. Como resultado, el interés de los concurrentes puede decrecer debido a la recurrencia o redundancia de algunos temas que podrían tratarse en menos sesiones y de modo más directo.
8 consejos para iniciar y terminar las reuniones a tiempo. »
¿Tus reuniones suelen empezar tarde y pasarse de tiempo? Esto no tiene por qué ser así. Las reuniones eficientes son una de las principales herramientas de productividad del trabajo en equipo. Así que ¡ya es hora de tomarse más en serio las reuniones!
Aunque, dependiendo de la naturaleza de la reunión, no todas deben tener una duración estipulada de antemano, en la mayoría de los casos sí hay que fijar la hora de finalización y, tanto si eres el organizador de la reunión o un asistente, debes comprometerte a iniciar y a terminar tus reuniones a tiempo
