Administración del Tiempo y Reuniones
Consejos para priorizar mejor »
por Indiana Lee –La gente suele pensar que “estar ocupado” es sinónimo de ser productivo, pero no necesariamente tiene por qué ser así. Que estés trabajando en algo no significa que eso sea lo mejor que puedes hacer en ese momento.
En su lugar, saber en qué cosas trabajar y cuándo es la forma de ser más productivo. Así pues, priorizar es clave en tu productividad.
Tradicionalmente, la priorización consistía simplemente en repasar la lista de tareas del día y marcarlas con una letra, un número o incluso un color para clasificarlas de menor a mayor importancia. Y las tareas más importantes se realizaban primero.
Sin embargo, este método está anticuado y está dejando de ser eficaz con el caos de vidas y trayectorias profesionales que vivimos. Hoy en día, el lugar de trabajo (y otros ámbitos de nuestra vida) se mueve a un ritmo vertiginoso y las cosas pueden cambiar en cualquier momento, lo que significa que algo que antes parecía prioritario puede dejar de ser la tarea más importante en cualquier momento.
Reunión diaria de sincronización del equipo (Scrum daily meeting) »
El objetivo de esta reunión es facilitar la transferencia de información y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar su productividad, al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar unos a otros.
Cada miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden impedir este objetivo) para al finalizar la reunión poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con la previsión que hizo el equipo de objetivos a entregar al final de la iteración (en la reunión de planificación de la iteración).
Cada miembro del equipo debe responder las siguientes preguntas en un timebox de cómo máximo 15 minutos:
¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?
¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?
¿Qué impedimentos tengo o voy a tener que nos impidan conseguir nuestro objetivo?
Los 8 principios básicos de la productividad personal »
Nada es más importante que hacer, porque nada excepto eso nos va a acercar un solo paso a nuestros objetivos. Hablamos mucho, nos reunimos demasiado, planificamos sin parar… y hacemos poco. La historia de muchos emprendedores es la de días interminables de trabajo y proyectos importantes que no avanzan. Esto ocurre cuando desconocemos los principios fundamentales de productividad personal.
Estos no tienen que ver con una manera concreta de organizar el día, ni con usar esta o aquella aplicación de gestión de proyectos o tareas. Yo las he usado todas y no importa el tipo de martillo que utilices si no sabes clavar.
Pero cuando sabes clavar, puedes hacerlo con casi cualquier cosa que tengas a mano.
Lo mismo ocurre con la productividad personal. Cuando conoces los principios fundamentales que sí funcionan, entonces puedes hacer el doble, en la mitad de tiempo y sin estrés.
Cómo NO hacer actas de reuniones »
por Albert Campi – Cómo no hacer actas de reuniones. ¿Cuál es tu experiencia con las actas de las reuniones? ¿Se envían el mismo día o como máximo al día siguiente? ¿Son sintéticas reflejando solo los acuerdos? ¿Queda claro quién tiene que hacer qué en qué plazo de tiempo? ¿Se revisan los acuerdos en la siguiente reunión?
Mi experiencia con las actas de las reuniones es más bien negativa
A lo largo de muchos años dirigiendo empresas me he encontrado que el tema de las actas de las reuniones era un «rollo». Me explico. Si la tenía que redactar yo, me ocupaba un tiempo de redacción que me parecía que tenía poco valor. Y me costaba enviarla el mismo día o como máximo el día posterior.
Si el acta de la reunión la redactaba otro miembro del equipo directivo, a mi parecer acostumbraban a pasar las siguientes cosas:
Llegaba varios días tarde, con lo cual perdía su efectividad.
Eran demasiado largas, describiendo los debates.
La manera que se expresaban los acuerdos no era exactamente cómo los habíamos acordado.
No estaba claro quién lideraba cada acción ni el plazo de revisión.
En pocas ocasiones se empezaba la reunión posterior haciendo lectura de acta anterior.
Cinco razones para tomar notas en las reuniones »
Dicen que uno sigue siendo joven mientras mantiene viva la capacidad de sorprenderse. Pues bien, yo debo seguir siéndolo, ya que a día de hoy, y tras muchas horas de vuelo, sigo quedándome pasmado cuando en una reunión de trabajo, en una entrevista, etc, veo que hay gente que, por sistema, no coge notas, no apunta nada. No tengo muy claro si esto se debe a que tienen una memoria prodigiosa, a que les da apuro, a que son vaguetes o a que piensan que puede resultar intimidatorio para alguien. No lo sé. Pero tengo claro, que salvo en casos más bien formales, de poco contenido, o en entornos muy protocolarios, conviene tomar notas. ¿Por qué?
Pues por múltiples razones, que me resulta difícil sintetizar en una sola que las englobe a todas, y de las que me he ido convenciendo a lo largo de mi experiencia profesional. Hay desde motivos prácticos hasta de educación, pasando por alguna que otra paranoia mental mía A continuación, y sin ánimo exhaustivo os resumo cinco razones para tomar notas en las reuniones.
