GTD para autónomos

por Francisco Sáez
“El futuro depende de lo que hagas hoy.” — Mahatma Gandhi

La metodología GTD (Getting Things Done) es un sistema de productividad personal válido y apropiado para todo el mundo, pero hay determinadas profesiones, puestos de trabajo, y formas de trabajar y vivir en las que es fundamental ser capaz de organizarse de manera eficiente.

En general, este método se adopta de manera significativa en profesiones en las que se tiene un cierto grado de autonomía a la hora de definir el trabajo (informáticos, diseñadores, etc.), en trabajadores del conocimiento (aquéllos que generan valor trabajando con su mente como escritores, investigadores, etc.) y en posiciones de mando dentro de una empresa, donde se debe gestionar eficientemente un conjunto de trabajadores y recursos.

Los trabajadores autónomos o freelancers son otro de esos colectivos en los que lograr una forma estructurada de gestionar el trabajo (y la vida personal) es siempre bienvenida.

Si no tienes un jefe que te asigne tareas y prioridades, y no trabajas para una empresa que te imponga una forma estructurada de trabajar, eres tú quien debe organizar tus tareas y proyectos siguiendo tu propio criterio, y quien debe decidir en cada momento qué es lo más importante. Además, si no quieres acabar quemado, debes equilibrar tu vida personal y profesional.

GTD es una herramienta de organización personal que te puede ayudar, y mucho, a gestionar tu vida profesional y lograr un equilibrio con tu actividad personal.

GTD se basa en un sencillo flujo de trabajo de cinco pasos. Veamos algunos consejos específicos para acometer estas cinco etapas desde la perspectiva de un trabajador autónomo.

1. Capturar

Capturar consiste en anotar todo aquello que llame tu atención y sea significativo en el sentido de que puedas necesitar hacer algo al respecto.

Por supuesto, debes recopilar todos los requerimientos de tus clientes. Anota también cualquier sugerencia, idea o queja que te hagan. Esto no significa que tengas la obligación de hacerlo todo (más tarde decidirás qué hacer y qué no hacer), pero te permitirá determinar mejor el alcance de cada proyecto o trabajo, elaborar presupuestos más adecuados y negociar los cambios.

Capturar todas las posibles tareas en un sistema de confianza eliminará una buena parte de tu estrés como autónomo, ya que esto libera tu cabeza de estar pensando simultáneamente en múltiples asuntos.

Si eres autónomo te va a costar un poco aplicar bien el concepto de “capturar”, pero es crucial si quieres cuidar tu salud mental. Para evitar que las interrupciones se apoderen de tu día a día debes desvincular la captura de cosas de su propio procesamiento. Si, por ejemplo, recibes la llamada de un cliente solicitando hacer un cambio, lo ideal es anotar la solicitud, finalizar la conversación y continuar inmediatamente con tu trabajo. Si entras en la discusión y tratas de resolverlo todo en la llamada, ésta se habrá convertido en una interrupción, habrás perdido un tiempo de trabajo precioso y habrás elevado tu nivel de estrés. Y, seguramente, en caliente no habrás adoptado la mejor solución posible.

No olvides esto:

Capturar es anotar las cosas para pensar en ellas más tarde.

Como autónomo, es también muy importante que dediques de vez en cuando tiempo a capturar tus propias ideas, no sólo sobre tu negocio sino sobre tus necesidades personales. Hacer un barrido mental para mejorar los diferentes aspectos de tu trabajo y de tu vida personal no tiene precio.

2. Aclarar y Organizar

Una vez al día deberías aclarar qué significan realmente todas esas cosas que has ido capturando y decidir qué vas a hacer con ellas. Si haces esto demasiado a menudo, se convertirá en una especie de interrupción y terminarás haciendo siempre lo más llamativo (probablemente, lo que hace más ruido o viene de un cliente más “exigente”) en vez de lo más importante. Y esto redundará en más estrés y ansiedad.

Un buen momento para aclarar tu Bandeja de Entrada es al final de la jornada. Eso te permitirá poner al día toda tu actividad, evaluar la importancia de las cosas nuevas y establecer prioridades para el día siguiente.

Añade recordatorios de tus decisiones en tu lista de Acciones Siguientes si se trata de acciones a realizar cuanto antes, y en tu Calendario si se trata de acciones que deben hacerse en una determinada fecha.

Si algo no es necesario o no está incluido en el contrato o acuerdo establecido, añádelo a la lista Algún día/Tal vez. Más adelante decidirás si lo haces y en qué condiciones.

Agrega a la lista A la Espera todas las tareas que el cliente tiene que revisar, definir o validar, además de aquéllas que subcontrates o delegues a otros compañeros.

Añade los proyectos nuevos a la lista de Proyectos y clasifica y almacena todo el nuevo material de referencia de cada proyecto (contratos, especificaciones, requerimientos, planificación, etc.) de forma que sea fácil y rápidamente accesible.

3. Reflexionar

Reserva en tu Calendario un rato cada semana para hacer una revisión de todo el sistema y, en especial, un seguimiento del progreso de cada uno de tus proyectos. Esto es absolutamente necesario para no perder de vista tus objetivos y cumplir con tus compromisos.

Anticípate a los eventos planificados de la semana que viene y reflexiona sobre tus prioridades. ¿En qué proyectos debes concentrarte la semana que viene? ¿Qué temas han cobrado más importancia y necesitan más enfoque?

No olvides revisar la lista de acciones A la Espera, ya que se pueden convertir en una fuente de estrés si estás acciones bloquean proyectos importantes. Asegúrate de que están progresando adecuadamente o toma las medidas oportunas.

¡Ah! Y no olvides tus proyectos personales, tus aficiones, tu familia, tus amigos, etc. Un buen equilibrio entre todas tus áreas de responsabilidad es la base para una vida satisfactoria.

4. Actuar

En cada momento del día deberás elegir qué es lo mejor que podrías estar haciendo en ese momento. Si trabajas en casa, la utilización de contextos para elegir en cada momento la mejor tarea a realizar puede no ser demasiado importante. Sin embargo, si trabajas mucho tiempo en la carretera, será importante definir contextos geográficos para optimizar tu productividad.

En cualquier caso, tu energía disponible y la prioridad relativa de cada tarea (seguramente en función de fechas de entrega ya comprometidas) tendrán mucha relevancia a la hora de elegir qué hacer.

Échale un vistazo a este artículo para determinar la mejor manera de definir listas de acciones basadas en contextos.

Utiliza descansos de manera habitual. A veces lo mejor que puedes hacer es nada — o relajarte escuchando música, leyendo un libro o jugando con tu hijo.

Conclusión

Si eres autónomo, conocer e implementar la metodología GTD en tu día a día no sólo te va a ayudar a estar más organizado y gestionar adecuadamente tus compromisos, sino que también te va a ayudar a tener una vida más calmada y significativa. Si no conoces GTD, te recomiendo encarecidamente que lo pruebes