por Rafael Santos

Reflexionemos antes que nada, sobre la palabra delegación.¿Qué significa exactamente?

La Real Academia de la Lengua Española establece que “delegar es dar una persona a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio para que haga sus veces”.

A partir de esta definición y de lo que se acepta comúnmente en nuestro entorno, diría que la delegación implica:

• · el traspaso de un asunto o problema por parte de una persona que es responsable del tema (delegante) a otra persona (delegado)
• · la cesión al delegado un grado determinado de autoridad y libertad de acción
• · sin que por ello el delegante deje de tener la responsabilidad del resultado final
• · lo que por tanto implica que el delegante ha de supervisar y controlar lo que hace el delegado

Una consecuencia muy importante: ¡”delegar no es abdicar”!

Vale la pena entrar un poco más a fondo en el tema y analizar, aunque sea brevemente, las ventajas y los inconvenientes que normalmente tiene un proceso de delegación.

Ventajas de la delegación:

• · Reduce la carga de trabajo del delegante y le permiten disponer de más tiempo para sus tareas principales. Es conocido y repetidamente mencionado el hecho de que la falta de tiempo es una queja constante de los directivos y de que aquellos que saben gestionarlo adecuadamente tienen más posibilidades de acceder a puestos de mayor importancia.
• · Permite ir formando a personas que con el tiempo pueden ir ocupando cargos de mayor responsabilidad en la empresa.
• · Ayuda a constituir equipos de dirección cohesionados y tomar decisiones más eficaces.

• · Está comprobado que el trabajo en grupo requiere más tiempo pero en la mayoría de los casos permite obtener mejores soluciones que a nivel individual.
• · Si se implanta a nivel de toda la empresa, fomenta el espíritu de grupo en toda la organización.
• · Es una “conditio sine qua non” en los casos de querer implantar estilos de dirección participativos como la Dirección por Objetivos y otros análogos.
• · Cada día más es la única forma de poder retener a jóvenes directivos con talento que solamente ponen su potencial al servicio de la empresa en la que trabajan si tienen un “territorio propio” y una capacidad de decisión amplia en el área de su responsabilidad.

A la vez, se habla a menudo de las “barreras de la delegación” y se mencionan como principales las siguientes:

• · estilo desarrollado por el directivo que está acostumbrado a “hacerlo todo”. Es el caso de muchos emprendedores que han creado su empresa a partir de cero, la han ayudado a crecer con una muy alta dedicación y con la ayuda de personal muy fiel pero poco cualificado. Cuando la empresa ha alcanzado un volumen y un número de colaboradores importante (incluidos jóvenes profesionales) se hace urgente un cambio de estilo y se pone de manifiesto la necesidad de delegar determinadas funciones. No todos los emprendedores quieren o pueden aceptar la necesidad de una verdadera delegación.
• · Manera de hacer las cosas o estilo de la organización, más allá incluso del estilo propio de su principal directivo. Cada empresa tiene su propia manera de hacer las cosas, su “cultura”. En determinados casos de empresas “tradicionalmente autoritarias” es difícil o toma mucho tiempo el implantar un proceso de delegación a nivel de todo el grupo y puede ser aconsejable ponerlo solo en practica entre determinados individuos.
• · Dificultades para poner en marcha un proceso de delegación adecuado. Aprender a delegar exige una aceptación a nivel teórico y, lo que es más importante, practicarlo a ser posible con distintos individuos y de una manera paulatina. No todos los directivos están dispuestos a ello argumentando-aunque sea paradójico- su “falta de tiempo”…
• · Escaso nivel y/o competencia técnica de los subordinados. Este es un tema importante que conviene aclarar. No todas las personas son capaces, psicológicamente, de aceptar una determinada responsabilidad. Es corriente encontrarse a un nuevo directivo que pretende delegar en una persona que hasta entonces había hecho siempre lo que le ordenaba su superior y que no se ve capaz de aceptar la propuesta de tomar algunas decisiones, aunque sean limitadas, por sí misma. La puesta en marcha de un proceso muy lento seria en este caso aconsejable, al menos para intentar ver si hay posibilidades de mejorar la situación. lo mismo diría en el caso de competencia técnica: no puede delegarse un tema determinado si el “delegado” no está formado adecuadamente o no conoce a fondo la tarea que ha de desarrollar.
• · Dificultad de determinar qué se puede y que no se debe delegar. En cada caso concreto el “delegante” ha de evaluar si existe alguna o varias de las “barreras” citadas anteriormente y decidir qué, a quién y hasta donde puede delegar. Si pensamos que cada persona es distinta de las demás, aceptaremos el hecho de que, en la práctica, el directivo que delega ha de actuar de una manera diferente con cada uno de aquellos a quien pretende delegar. Se dirá que es un ejercicio difícil y complejo, pero contestaría argumentando que dirigir es una ciencia pero también un “arte”. Al igual que un jugador de golf ha de escoger un palo diferente para cada golpe, el buen directivo ha de ser capaz de actuar con cada subordinado de la manera más adecuada. Y la puesta en marcha de un proceso de delegación es una “prueba de fuego” en este sentido.

De todos modos, es evidente que establecer un sistema de delegación por primera vez en una empresa no es una tarea fácil y existen “barreras” que hacen difícil iniciarlo. Sin embargo la experiencia demuestra que si se comienza el proceso de una manera adecuada (por ejemplo comenzando por delegar alguna función secundaria a una persona que tiene la preparación técnica y la personalidad adecuada y estableciendo reuniones periódicas de control) se puede ir adquiriendo confianza en el proceso y poco a poco incrementarlo e implantarlo en otras áreas.

Los resultados pueden llegar a ser espectaculares incluso a corto plazo y ayudan no solo a una mejor utilización del tiempo del responsable final sino que también contribuyen a la formación y motivación del personal

Un comentario final sobre este tema: en el fondo, la delegación requiere un nivel adecuado de CONFIANZA entre las partes implicadas.

Autor Rafael Santos –   http://es.globedia.com/tema-clave-saber-delegar

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