Los presupuestos constituyen modelos cuantitativos de Planificación. La presupuestación es el proceso de preparar presupuestos y requiere el uso de pronósticos, además de conocer el origen de los costos de las actividades y la capacidad para integrar las actividades de la organización.

La planificación presupuestaria o planificación táctica de corto plazo, es el proceso de preparar planes detallados de corto plazo (usualmente un año) para las funciones, actividades y departamentos de la organización. Cuando los planes se convierten en cifras monetarias, se convierten en presupuestos. El proceso de planificación presupuestaria va llevando a la organización al cumplimiento de su misión.

El presupuesto es una herramienta gerencial que se utiliza tanto para la planificación como para el control. La planificación presupuestaria y el control presupuestario constituyen el ciclo fundamental de la gestión de empresas. Al iniciar el periodo, el presupuesto es un plan o estándar; al final del período sirve como un instrumento de control para ayudar a la gerencia a medir su desempeño frente al plan, de tal manera que el desempeño futuro pueda mejorarse.

La planificación y el control presupuestario pueden producir grandes beneficios a la organización, pero para ello es muy importante que se cumplan ciertos requisitos:

•a) Involucración y apoyo de la alta gerencia

•b) Clara definición de los objetivos de largo plazo, en los cuales deberá enmarcarse el presupuesto

•c) Una estructura organizativa realista, con responsabilidades claramente definidas

•d) Involucración de los gerentes en todos los aspectos del proceso presupuestario

•e) Un sistema apropiado de contabilidad e información

•f) Revisiones regulares de la ejecución presupuestaria

•g) Los presupuestos deben administrarse de una manera flexible. Los cambios en el entorno, y en los planes pueden generar cambios en los presupuestos. Una rígida sujección a los presupuestos no es la manera de administrar moderna, caracterizada por la rápida sucesión de cambios en el entorno. Además, si un presupuesto es rígido se convierte en una decisión, y deja de ser un plan.

La planificación es una de las funciones principales de la Administración. Se vuelve mucho más importante en tiempos económicamente difíciles.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Los presupuestos se clasifican de distinta manera, según el grado de flexibilidad de las asignaciones, según el período de tiempo que abarcan, según el sector en que serán aplicados, y según el campo de aplicación dentro de la empresa.

•· según el grado de flexibilidad de las asignaciones

•- Rígidos

También denominados presupuestos fijos, son aquellos que se elaboran para un solo nivel de actividad, es decir que el presupuesto no varía, sea cual fuere el volumen de actividad. Este tipo de presupuesto es el utilizado tradicionalmente por el sector público.

•- Flexibles

También denominados presupuestos variables. En este tipo de presupuestos, las cifras presupuestadas para los distintos rubros van variando, en la medida que se producen cambios en los niveles de actividad de la empresa. Para cada nivel de actividad de ventas o producción, los presupuestos flexibles muestran diferentes niveles de costos y gastos.

•· según el período de tiempo que abarcan

•- De corto plazo

La planificación se realiza para cubrir un ciclo de operaciones de un año o menos.

•- De largo plazo

Abarcan un periodo de tiempo mayor de un año. Este es el caso de los planes de desarrollo, en el sector público, o los planes estratégicos, en el sector privado.

•· según el sector en que serán aplicados

•- Sector Público

Son los presupuestos del Estado, de organismos y entidades oficiales, que generalmente se elaboran por programas, esto es, prestando atención más a las acciones que se van a realizar que a las adquisiciones. Esta técnica presupuestaria fue puesta en práctica por la mayoría de las entidades oficiales, a partir de 1959, por iniciativa de la ONU. Modernamente, y como medio más efectivo de control del gasto público, hizo su aparición el presupuesto base cero.

•- Sector Privado

También se conocen como presupuestos empresariales y están dedicados a la planificación de las actividades de la empresa.

•· según el campo de aplicación dentro de la empresa

•- Operativos

O presupuestos económicos, comprenden un conjunto de presupuestos que abarca todas las actividades del período siguiente. Su contenido se resume, generalmente, en el Estado de Resultados proyectado.

•- Financieros

Comprenden cuentas o partidas que inciden fundamentalmente en el Balance. Pueden ser de dos tipos:

•· De tesorería, comprende estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos o en valores fácilmente negociables. También se conoce como presupuesto de caja, flujo de caja o cashflow, porque en él se hace una previsión del flujo de entradas y salidas de fondos y de necesidades de efectivo de la empresa.

•· De capital, que comprende todas las inversiones en activos fijos, o proyectos de inversión.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Cuadro 2