Definir y mapear procesos es una tarea esencial en toda organización, puesto que ayuda a la misma a visualizar la estructura de procesos que posee o que quieren implantar, así como poder normalizar dichos procesos.
Para comenzar, empecemos entendiendo el concepto de proceso. Cuando hablamos de proceso, nos referimos al conjunto de actividades realizadas siguiendo una secuencia determinada para dar lugar a la obtención de un bien o servicio para nuestros clientes.
Cuando definimos un proceso en concreto, lo que buscamos es poder normalizarlo de cara a que se puedan repetir posteriormente las mismas acciones.
Por su parte el Mapeo de Procesos, es una herramienta a disposición de las organizaciones mediante la cual les permite optimizar los procesos presentes en las mismas o bien en caso de aún no haber definidos ninguno, ayuda a la implementación en la organización de una estructura basada en procesos.
Definir y mapear procesos es tremendamente útil para toda organización, pues es una manera de poder visualizar las fortalezas y debilidades que posee su estructura.
A través de la tarea de definir y mapear procesos, logramos dar solución a problemas habituales que surgen en las organizaciones como los siguientes:
Así pues, vemos que definir y mapear procesos, por las soluciones que aporta a la organización, es una forma excelente de alcanzar un mayor entendimiento de sus procesos con el fin de ejecutarlos de la manera más óptima y poder incrementar la rentabilidad de nuestra organización.
Veamos a continuación, como realizar esta tarea de definir y mapear procesos.
Para comenzar a definir y mapear procesos lo primero es la recogida de datos mediante entrevistas, reuniones, cuestionarios, observaciones de campo, análisis de datos, o cualquier otra fuente que consideremos necesaria.
Una vez realizada esta recogida de datos como paso previo, los pasos a seguir en la definición y mapeo de procesos son los siguientes:
Este procedimiento de definir y mapear los procesos debe ser realizado por el personal que conozca en detalle tales procesos y las interacciones entre ellos.
Este equipo encargado de definir y mapear los procesos deberá asegurarse de que las diferentes actividades de los procesos son realizadas de manera homogénea. En este proceso, es frecuente detectar la existencia de cierta problemática en los procesos.
Una vez que la situación actual de los procesos de la organización ha sido definida, el equipo está en disposición de poder elaborar una gráfica que muestra tal situación de los procesos actuales, así como las funciones y relaciones entre los mismos.
Entre los resultados que se persiguen a través del mapeo de procesos destacamos:
Para realizar este proceso de visualización de procesos a través del mapeo, contamos con varias herramientas a nuestra disposición. Una de estas herramientas es la llamada Business Process Modeling Notation (BPMN), mediante la que que se expresan los procesos de negocio a través de diagramas con el objetivo de dar apoyo a la gestión de los mismos, facilitando su comprensión.
Fuente: https://www.isotools.org/2016/07/15/definir-mapear-procesos/