Las reuniones de trabajo
Por Pedro Bartak
Vamos a referirnos a las siempre necesarias, pero a veces “molestas”, reuniones de trabajo, que pueden llegar a convertirse en una de las más importantes “robatiempos”, que debe enfrentar un administrador.
¿Qué proponemos entonces? Suprimir las reuniones no es razonablemente posible, además algunas tienen verdadera utilidad. Reducirlas al mínimo, hasta donde podamos sí, pero, sobre todo, organizarlas y lograr que se vuelvan eficaces y eficientes.
El peor error que se puede cometer al realizar una reunión de trabajo, es celebrarla sin la debida planificación y organización. No debemos olvidar que una reunión constituye un proceso de trabajo y que, como tal, su eficacia dependerá del cuidado y atención que se ponga en su planificación.
La eficaz planificación de una reunión se logra siguiendo un proceso de ocho pasos:
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1 |
ESQUEMA |
Comenzar elaborando un esquema general, que incluya: 1) objetivos; 2) asuntos que se plantearán en la reunión; 3) propuesta de las soluciones ideales deseadas y 4) una lista de las personas que realmente esten relacionadas con el asunto. |
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2 |
ASUNTOS ESPECIFICOS |
Seleccionar con total precisión, los asuntos específicos que se plantearán en la reunión, que deberán ser: 1) lo más específicos posibles; 2) la menor cantidad posible y 3) deben conducir al logro de los objetivos de la reunión. |
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3 |
DESCRIPCION DE OBJETIVOS |
Definir con total claridad, ¿qué se pretende conseguir con la realización de la reunión? ¿Para qué se realiza? Establecer un objetivo central y, quizás, unos pocos sub-objetivos. |
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4 |
INFORMACION |
¿Cuál es la información que van a necesitar los asistentes para analizar los asuntos que se plantearán en la reunión? ¿Cuál deben tener antes de la reunión? ¿Cuál se presentará en la reunión? ¿Cuál después? |
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5 |
MEDIO AMBIENTE |
Elegir el lugar de la reunión; el mismo debe ser, en lo posible, acogedor y cómodo, evitándose todo tipo de interrupción o distracción proveniente del exterior (llamadas de teléfono, luces exteriores en movimiento, ruidos, olores desagradables, tránsito de personas, etc.). |
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6 |
DEFINICION DE ROLES |
Determinar quién será el Coordinador (encargado de la apertura, el cumplimiento de las reglas y el cierre). Según los temas a tratar, existirán Voceros, que expondrán en un orden predeterminado. Por último, necesitaremos un Secretario, quien tomará notas y hará un resumen final para su posterior distribución. |
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7 |
HORARIO Y DURACIÓN |
La hora deberá ser la adecuada para los participantes, pues en caso contrario irán tensos a la reunión; la duración ideal no debe ser mayor de dos horas (después de este período, la productividad y la concentración descienden rápidamente). |
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8 |
AGENDA |
El proceso anterior debe concluir con la elaboración de una “agenda” de la reunión que deberá enviarse, con suficiente antelación, a todos los participantes y que deberá indicar, como mínimo: 1) lugar; 2) fecha; 3) hora de inicio y terminación; 4) asuntos que se tratarán; 5) nombres de los participantes y 6) ir acompañada de información básica pertinente. |
Obviamente, durante toda la reunión, se deberá cumplir con el ordenamiento presentado.
Actuando de la manera expresada, estaremos en condiciones de obtener:
1) Reuniones mucho más productivas.
2) Logro de resultados claros y concretos.
3) Optimización de tiempos, que pueden ser dedicados a otras actividades.
4) Mejor encadenamiento y frecuencia de reuniones sucesivas o interrelacionadas.
5) Disminución de tiempos perdidos, resultados dispersos y encuentros innecesarios.
6) Una fuerte contribución a la cultura de la calidad total, en la organización.
nota de Juan Carlos Valda: publico este post en memoria de un GRAN amigo y de un excelente profesional.
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