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Administración del Tiempo y Reuniones


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Cuando la efectividad no es una prioridad
16 May
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

Cuando la efectividad no es una prioridad »

Se aplica muy poco de lo que se sabe
El maestro Drucker decía a finales del siglo pasado, es decir, hace menos de dos décadas, que en materia de «efectividad personal» estábamos en una situación equivalente a la que se encontraban Taylor y Ford en su época con relación a la «productividad industrial». Vamos, que estábamos «en pañales».
Aunque en estas dos últimas décadas se han producido avances muy notables en el campo de la «efectividad personal», muchos de estos avances siguen en gran medida limitados al ámbito científico y académico, y siguen sin trascender al mundo de las organizaciones.
La neurociencia nos ha dado estrategias concretas, de utilidad contrastada y fácilmente aplicables que permiten desarrollar esta competencia transversal clave para lograr resultados.
Sin embargo, para que estos avances científicos puedan aportar algún valor al mundo empresarial y al de las organizaciones en general, es necesario que se cumplan algunos requisitos.
Se ignora la ignorancia
Uno de estos requisitos es que, para poder resolverlo, antes necesitas saber que tienes un problema.

Gestión efectiva de reuniones: Metodología OPTIMA LAB
7 May
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

Gestión efectiva de reuniones: Metodología OPTIMA LAB »

Gran parte de las reuniones improductivas que tienen lugar en las organizaciones son previstas, recurrentes, extensas, presenciales y entre varias personas.
Por este motivo, después de haber visto ya en un post anterior los 5 motivos que justifican la existencia de una reunión y los distintos tipos de reuniones que existen, en este post voy a centrarme únicamente en este tipo de reuniones y en cómo las gestionamos en OPTIMA LAB.
La efectividad de una reunión se mide por el valor total que aporta
La clave para que una reunión sea efectiva es que aporte valor a todas las personas que participan en ella.
En consecuencia, los temas a tratar en la reunión deberían resultar de interés para las personas que asisten. Por otra parte, sería poco realista pensar que todos los temas van a interesar por igual a todas las personas, así que tampoco se trata de eso.
Lo que sí es importante es que todas las personas que asisten tengan interés en algo de lo que se va a tratar allí.
Para que todas las personas tengan oportunidad de plantear temas que les interesan, en OPTIMA LAB disponemos de un tablero de Trello con una serie de listas temáticas en las que cualquier nodo puede plantear cualquier tema para la siguiente reunión. Sin límite de ningún tipo.

CÓMO EVITAR QUE LAS REUNIONES SEAN UNA PÉRDIDA DE TIEMPO
25 Mar
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

CÓMO EVITAR QUE LAS REUNIONES SEAN UNA PÉRDIDA DE TIEMPO »

Rogelberg en la edición de enero-febrero de Harvard Business Review plantea que, con frecuencia los líderes sobreestiman sus capacidades para dirigir reuniones ya que diversas investigaciones sugieren que de las 23 horas que los ejecutivos dedican semanalmente de media a las reuniones 8 son improductivas. El 90% de los encuestados confiesan que se dedican a pensar en otras cosas durante las mismas y el 73% que se dedican a realizar otros trabajos .
Cuando los líderes están convencidos de que las reuniones van bien están menos dispuestos a solicitar feedback y a aprovechar las oportunidades para mejorar. Como resultado las frustraciones que los asistentes refieren comúnmente, como por ejemplo el hecho de que se abordan asuntos irrelevantes, duración excesiva, o falta de profundidad persisten dejándoles contrariados y disminuyendo su compromiso.
Las reuniones bien diseñadas por el contrario sirven para poner en conjunto ideas y opiniones que permiten a las personas realizar su trabajo de forma más coordinada y cooperativa. Ayudan a los profesionales a formar un todo coherente que es más adaptativo resiliente especialmente en tiempos de crisis. Sirven también para establecer y promover el consenso.
Por tanto, el objetivo debe ser no eliminar las reuniones sino suprimir aquellas que son innecesarias y mejorar la calidad del resto. En este sentido los líderes deben mejorar sus habilidades para dirigir reuniones, para lo cual el autor sugiere que:

La gestión del tiempo como habilidad directiva.
6 Mar
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

La gestión del tiempo como habilidad directiva. »

Una gestión del tiempo eficiente se basa en la orientación de las tareas a la consecución de los objetivos. Por lo tanto, el establecimiento de prioridades es primordial a la hora de gestionar el tiempo.
Priorizando, es decir, estableciendo un orden en las tareas diarias, se puede evitar la tiranía de lo urgente y ayuda a centrarse en lo importante.
Para poder establecer una clara prioridad de las actividades planificadas.
Tareas urgentes y no importantes: son tareas que han de ser realizadas ya, pero que no son importantes puesto que su realización no aporta valor en el cumplimiento de los objetivos.
Tareas urgentes e importantes: se trata de tareas prioritarias en cuanto a que están contempladas dentro de los objetivos, pero que por falta de planificación o imprevistos de última hora, son urgentes y no se pueden demorar más. Se ha de evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación.
Tareas no urgentes y no importantes: son tareas que ni son importantes para el cumplimento de los objetivos, ni son apremiantes. Me olvido de estas tareas o las uso de relleno en tiempos muertos.

¿Con qué criterios decides las tareas que tienes hacer?
27 Feb
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

¿Con qué criterios decides las tareas que tienes hacer? »

Por Berto Pena – ¿En función de qué criterios eliges lo que tienes que hacer cada día?
¿Verdad que parece una pregunta fácil? Pues lo cierto es que hay mucha gente que no tiene un criterio claro, unas pautas o un método, por así decirlo. Y tenerlo clarísimo tiene una importancia monumental, porque va a definir cada día todo esto: qué haces y qué no haces, cómo te anticipas, qué consigues… si vas a rastras siempre por detrás o liderando.
Los criterios “de siempre”
Pero yendo más al detalle, y aterrizando sobre las cosas que miramos a la hora de elegir las tareas de cada día, estos son los criterios más habituales y extendidos.
Si tengo fecha de entrega para ese día. / El “deadline” decide por mí.
Si me lo han pedido para ese día. / Se lo debo a otros, o me he comprometido para ese día.
Si me lo dice el Correo; lo abro y ahí me piden cosas. / Muchas veces los demás son los que deciden lo que tengo que hacer.
Si llega alguna urgencia. / Lo de “urgencia” habría que verlo, porque hay muy pocas. Lo que hay son muchos imprevistos y falsas urgencias.
Si me lo piden ahora porque “le corre prisa” a alguien. / Una variante de las falsas urgencias.