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Administración del Tiempo y Reuniones


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Consejos para organizar reuniones productivas con poco esfuerzo
16 Jul
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

Consejos para organizar reuniones productivas con poco esfuerzo »

Por José María López – A todos nos ha ocurrido. Entras en una sala de reuniones, sales al cabo de una hora y tienes la sensación que no ha servido para nada. ¿Tan difícil es organizar reuniones productivas?
Además de nuestro trabajo diario, en nuestro día a día nos encontramos con otras tareas, igual o más importantes, que tienen que ver con la comunicación. Enviar un informe resumiendo lo que has hecho durante la semana o cómo va cierto proyecto en el que estás involucrado, reunirte con tu grupo de trabajo para poneros al día…
Las tareas individuales dependen de nosotros, por lo que en muchos casos nos sentimos satisfechos con nuestro trabajo. Pero en una tarea que involucra a varias personas, como es una reunión, la cosa cambia.
En este artículo vamos a echar un vistazo a los vicios que afectan a las reuniones improductivas y vamos a ver algunos consejos con los que organizar reuniones productivas o, al menos, aportar nuestro granito de arena a esa reunión.
Problemas de una reunión improductiva
Para resolver un problema tenemos que conocerlo a fondo. ¿Cuáles son las principales quejas ante una reunión que consideramos una pérdida de tiempo?
La principal es la duración. De la misma forma que no podemos rendir al máximo de nuestras capacidades durante una hora seguida sin descansar, nuestra atención o nuestra disposición no serán las mismas si la reunión se alarga en exceso.

11 formas de hacer más productivas tus reuniones, según Google
8 Jul
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Rafa Galán – Ken Norton, ex responsable de producto de Google Calendar, ha diseñado un decálogo para conseguir que reunirse merezca la pena.
Larry Page, cofundador de Google (ahora Alphabet), envió un correo electrónico a toda la plantilla en el que advertía que “ninguna decisión que tome la compañía debería esperar a mantener una reunión para adoptarla”. “Y si hay que reunirse para tomar una decisión, entonces hay que montar esa reunión cuánto antes”, defendía también Page. El correo marcaba una forma de entender la gestión del tiempo y de abordar los malos hábitos.
Ken Norton, ex responsable de producto de Google Calendar y ahora socio del fondo de capital riesgo de Alphabet Google Ventures, reúne en su blog un decálogo de sugerencias para mejorar la forma de reunirse en cualquier negocio. Son éstas:
1. Descarta las reuniones para ponerte al día del trabajo del equipo. “La gran mayoría de las reuniones para ponerse al día le interesan únicamente a una o dos personas, con lo que no tiene sentido que se reúna todo el equipo. Sustitúyelas por aplicaciones de mensajería en tiempo real, por listas de correo o, si no hay más remedio, por pequeñas y rápidas reuniones en pie”, propone Norton.
2. Consigue que las reuniones individuales cara-a-cara sean sagradas. “Son el tipo de reuniones más importantes en el calendario cuando te das cuenta de un pequeño detalle: no son reuniones pensadas para ti, sino reuniones pensadas para tu empleado”, sugiere. “Como responsable de tu negocio o de tu área de negocio tu trabajo consiste en tomar decisiones, desbloquear escollos, y ayudar a que tus empleados se sientan felices y valorados”, matiza.

Gestión efectiva de reuniones: Motivos y Tipos
30 Jun
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

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Las reuniones, al igual que ocurre con el email, son un recurso productivo potencialmente muy útil, pero que, debido a su mal uso, se ha convertido en un agujero negro productivo para las organizaciones.
Del mismo modo que dejamos de usar el email internamente hace años, en OPTIMA LAB hace mucho que dejamos de reunirnos de la forma tradicional.
En su lugar, hemos desarrollado una metodología propia para la gestión efectiva de reuniones. Gracias a ella, las reuniones en OPTIMA LAB son un recurso productivo útil, en lugar de una pérdida de tiempo.
Para que una reunión sea un recurso productivo útil, lo primero que hay que hacer es revisar el paradigma tradicional desde el que se plantea la conveniencia o necesidad de llevar a cabo una reunión.
Cuándo tiene sentido una reunión
A partir de los 5 motivos que justifican la existencia de una reunión, según David Allen, yo añado algunos matices que me parecen importantes ya que, sin ellos, se podría conseguir el mismo objetivo de forma más efectiva.
En negrita, los motivos originales de David Allen. El resto de cada frase es mío:

Cómo hacer más eficientes y productivas las reuniones
23 Jun
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

Cómo hacer más eficientes y productivas las reuniones »

Las reuniones entre jefes y empleados, clientes o hasta competidores son una constante de la vida empresaria en cualquier país e industria. Éstas son imprescindibles para organizar el trabajo, dar y recibir indicaciones y propuestas y hasta para definir una estrategia a futuro. Sin reuniones, las compañías, entendidas como un grupo de personas trabajando por un objetivo, serían prácticamente inviables.
Sin embargo, para muchos, las reuniones suelen ser un poco triviales, innecesarias y una pérdida de tiempo. En efecto, según reporta el sitio estadounidense Salary.com en un sondeo realizado en 2012, para un 48% de los trabajadores de ese país, la mayor pérdida de tiempo en una empresa se produce justamente en las reuniones.
Es por eso que muchas compañías deciden imponer nuevas modalidades que permitan que las reuniones sean más dinámicas y efectivas. Así parece entenderlo Bryan Stockton, el presidente ejecutivo del fabricante de juguetes Mattel Inc., quien en las últimas semanas dictaminó varios cambios en la “cultura de reuniones” para que la compañía pueda volver a pensar en los juguetes, como forma de salir de los resultados financieros flacos.

Reuniones productivas
15 Jun
2019
Escrito por Juan Carlos Valda

Reuniones productivas »

Las empresas sobresalientes dedican especial atención a desarrollar una cultura de Reuniones Productivas. Nuevas herramientas tecnológicas están permitiendo una rápida y fácil difusión de estas metodologías de tal forma que pueden llegar a convertirse en hábitos y parte de una cultura de alto rendimiento.
1. Introducción
Las reuniones son parte del día a día de las organizaciones de hoy. Se usan para analizar problemas, tomar decisiones, lograr compromiso de equipos de trabajo, desarrollar proyectos pero como lo mencionan muchos ejecutivos también para “ocuparse cuando no hay claridad de las prioridades del día”.
La manera en que se llevan a cabo las reuniones en una empresa, son el reflejo de su Cultura Organizacional.
“Reuniones Productivas crean Empresas Productivas” Uno de los slogans internos de INTEL, una de las empresas más productivas del planeta. Andy Groove, su CEO y gestor de una de las culturas más eficientes, personalmente entrenaba a sus de ejecutivos en hacer de las Reuniones, eventos realmente Productivos.