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Administración del Tiempo y Reuniones


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El arte de preparar y liderar reuniones importantes
16 Ago
2018
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Manel Muntada – Conducir reuniones con la finalidad de ayudar a un equipo a orientar futuros y estrategias conlleva lidiar siempre con intensos momentos de incertidumbre de duración variable, quizás una de las situaciones de más sudoración en este polifacético oficio de consultor.
Cuando se llevan a cabo reuniones de este tipo siempre surge el choque entre las expectativas respecto a la infalibilidad de la metodología y la cruda realidad de que sin chicha cognitiva no hay metodología que funcione.
Ante esta situación suele haber la tendencia de querer ver al conductor de la reunión como el inefable druida de cuyos acertados conjuros dependerá que todo llegue a buen puerto. Una responsabilidad que hay que tener en cuenta ante estas lides donde la incertidumbre nos amenazará en más de un momento.
Acuciado por esta perspectiva, a lo largo de los años he logrado montar un ritual entorno a este tipo de situaciones, que he vuelto a llevar a cabo hace poco y que reproduzco aquí por aquello de compartir:

LAS REUNIONES MÁS PRODUCTIVAS TIENEN MENOS DE 8 PARTICIPANTES
8 Ago
2018
Escrito por Juan Carlos Valda

LAS REUNIONES MÁS PRODUCTIVAS TIENEN MENOS DE 8 PARTICIPANTES »

Paul Axtell en hbr.org del pasado 22 de junio plantea que existen muchos problemas en relación con la forma en la que se dirigen las reuniones y uno de los fundamentales es la selección de la lista de participantes. Decidir quién debe asistir puede ser difícil y los directivos con frecuencia optan por incluir a todos para que nadie se sienta excluido sin ser conscientes de que al hacerlo están disminuyendo la calidad de la reunión.
Robert Sutton tras analizar diversas investigaciones sobre el tamaño idóneo de los grupos que participan en reuniones concluyó que las más productivas son aquellas a las que asisten entre 5 y 7 personas.
Cuando los directivos bien intencionados son demasiado inclusivos:
1.- No hay tiempo suficiente para que todos participen en la conversación.
2.- El debate enriquecedor se reemplaza por comentarios vacíos.

Claves para mantener reuniones productivas
31 Jul
2018
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Berto Peria – Las reuniones en las empresas son unos de los “agujeros negros” de la Productividad personal y grupal. Es un tema complejo que requiere una elaboración mucho más allá de un simple artículo y que generalmente está muy condicionado por la particularidad de tu equipo, tu actividad o tu negocio.
Por ello he recogido algunos consejos o pistas que creo pueden funcionar en cualquier entorno y que pueden aplicarse en casi cualquier empresa. Es posible que pienses que algunas de estas recomendaciones no están en tu mano, bien porque no eres tú quien convoca la reunión o simplemente porque quien “manda” es tu jefe.
Siempre podemos hacer algo y mejorar el entorno y las condiciones de la reunión: hablar con nuestros compañeros, hacerles ver las ventajas y los beneficios de estas medidas, compartirlas también con nuestro jefe y ser entusiasta… y, desde luego, en lo que a nosotros respecta, aplicarnos estas y otras medidas para mejorar cada día en nuestras reuniones.
1 Objetivos claros antes empezar

Una forma efectiva de llevar la agenda
22 Jul
2018
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Arnu Rodríguez Ayala – La mayoría de las personas acostumbran a apoyarse en una programación diaria ya sea en un trozo de papel, un bloc de notas, una agenda normal, agenda digital o electrónica.
En una ocasión estaba con un cliente con el que estaba llevando un programa de coaching para aumentar su productividad personal. Desde nuestras primeras sesiones mi cliente siempre llegaba con su agenda en mano y lápiz o bolígrafo a la mano.  A veces tomaba nota de fechas y otras solo las memorizaba.
¿De atrás para adelante? o ¿de atrás para el frente?
Un día le pregunte a mi cliente si podía compartir conmigo como organizaba sus actividades. Mi cliente se puso a reír y me dijo: ‘Mira esta casi toda vacía’. Aunque mi cliente vivía con mucho estrés pues todo el tiempo estaba en función de urgentes y constantemente se pasaba apagando incendios.
Era claro que al dedicar casi todo su tiempo y energía a los urgentes le era my difícil hacer otras actividades por lo cual no podía organizarse ni a medio o largo plazo solo podía hacer las cosas del momento. Esto tenía un efecto aterrador en su productividad. Bajísima!!!!

Silencio en la reunión… ¿me tengo que preocupar o paso al siguiente punto?
9 Jul
2018
Escrito por Juan Carlos Valda

Silencio en la reunión… ¿me tengo que preocupar o paso al siguiente punto? »

Por Pilar Torrijos Gijón – Dice Mark Sanborn que «en el trabajo en equipo, el silencio no es oro, es mortal».
Todos hemos estado en reuniones en las que el líder hace una pregunta y recibe el silencio por respuesta.
Es una situación incómoda, y casi siempre es el propio líder el que a los pocos segundos rompe el silencio ofreciendo su punto de vista, deseando que esta vez su intervención provoque una animada conversación.
¿Te has parado a pensar por qué la gente calla?
Imagina el siguiente escenario:
Reunión del equipo. Acabas de explicar cómo se va a reorganizar el departamento a partir de ahora. Finalizas tu intervención y abres el turno de preguntas. Parece que todo quedó bien explicado puesto que nadie pide aclaraciones.
Dices: —¿Estáis todos de acuerdo?

Por qué tu sensación de no tener suficiente tiempo es mentira
26 May
2018
Escrito por Juan Carlos Valda

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Por Stephanie Vozza – Si alguna vez sentiste que tenías demasiado que hacer y no tenías suficiente tiempo para hacerlo, experimentaste el estrés del tiempo; esa sensación abrumadora de que estás corriendo una carrera que no puedes terminar.
Pero tu estrés podría no ser debido al número de horas en tu día, podría provenir del drama que está desarrollando tu lista de tareas pendientes, de acuerdo con un estudio reciente publicado en el Journal of Marketing Research.
“En algún momento, la mayoría de nosotros experimentamos la sensación de no tener suficiente tiempo, pero no siempre es cierto”, dice Jordan Etkin, profesora asistente de marketing de Fuqua School of Business de la Duke University y una de las autoras del estudio.
Para determinar las causas subyacentes de la presión del tiempo, Etkin y sus colegas llevaron a cabo un experimento pidiendo a los participantes que enumeraran las tareas que tomaban cierto tiempo y luego se imaginaran completar esas tareas. A los participantes se les pidió que imaginaran tareas que estaban en conflicto entre sí.