Por Alberto Reyes
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Para poder explotar la información que se genera dentro del ERP, se necesita definir qué información se requiere, a su vez para esto, se debe de haber definido cual es el objetivo del negocio para los distintos grupos que lo componen (shareholders), cuál será el uso de la información y para que se va a usar esta.
La implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning), debe seguir los objetivos estratégicos de la empresa y ser capaz de generar la información necesaria para poder generar cuadros de mando que sirvan de guía para controlar, evaluar y dirigir los esfuerzos.
Si el ERP ya esta implementado, definir como aprovechar la información se convierte en una tarea prioritaria.
Primero para llegar al fondo de las necesidades se puede aplicar un proceso deductivo, el cual mediante cuestionamientos permite diferenciar y definir de toda la información disponible, cuál es la que genera mayor valor al negocio. La secuencia de preguntas puede ser como la siguiente:
Estas son algunas de las preguntas que se podrían hacer, algunas de ellas van a cambiar de una situación a otra o aparecerán nuevas.
Regresando al planteamiento inicial y basados en que en la mente del directorio o la gerencia se tienen pensamientos similares a: “Si se ha invertido recursos en la implementación del ERP, este debe ser capaz de generar información útil y contemporánea para la toma de decisiones”. Aunque en la realidad no siempre sea así.
Por eso, si esta en un proceso de implementación, este puede ser el mejor momento hacer un alto y definir. Si ya tiene un ERP, valide que esta herramienta le permita medir y gestionar los recursos para materializar los objetivos corporativos.
Si se llevara este análisis al campo de las expediciones, y se hiciera una aproximación simplista se buscará lo siguiente:
No necesariamente las actividades siempre son un avance directo hacia el objetivo, regularmente no es una línea recta. Así, sin perder la visión u objetivo utilizando los recursos restringidos se busca llegar de la forma más eficientemente posible. Un ejemplo serían los distintos puntos de avance (indicados del 1 al 5). En forma individual pareciera que algunos se alejan, pero finalmente se llega al destino.
Una vez definidos estos aspectos es indispensable medir como los recursos que importan están medidos, así como el avance a los objetivos, esto a través de indicadores, que se reportan mediante una hoja de mando.
Como conclusión optimizar el uso de la información del ERP es primordial que de preferencia se definan desde antes, el uso y aplicación de la información, mediante lo siguiente:
Este es un proceso que requiere de una visión clara y poder ver a distancia las restricciones y limitaciones del negocio, por lo que se recomienda ayuda de alguien externo al negocio.
Autor Alberto Reyes – www.tecro.cl
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