La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador, en todos sus niveles y en todos los sentidos, hacia abajo, hacia arriba y lateralmente.

Es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca los planes, los objetivos, los valores de la empresa y cual es el grado de participación y esfuerzo que se requiere de ellos. Por más rutinaria que sea la tarea, nadie puede trabajar eficazmente si no conoce el sentido que tiene su aporte para el conjunto de la empresa, y menos aún mejorar la calidad de su trabajo.

Si todos estamos a bordo de una embarcación, y no existe comunicación interna o ésta no es la adecuada, nadie sabrá adonde se dirige el barco, la ruta a seguir y que aporte se espera de cada uno. Y esta situación, generalmente termina haciendo inviable los planes y dificulta el logro de los objetivos. Es un factor clave para el éxito de toda compañía, ya que sin comunicación no es posible ir todos en una misma dirección.

Beneficios

La necesidad de contar con una gestión eficaz de la comunicación interna está basada principalmente en una razón económica, en la pérdida de productividad.

Tiene un papel central a la hora de transmitir los objetivos y valores de la compañía, y también es fundamental para generar la integración y participación de los integrantes de la misma. ¿Pero como impacta esto en lo económico? Desde tres ámbitos:

– El productivo: Si la información llega en tiempo y forma se podrán coordinar las acciones de forma eficaz, se agilizan los procesos, se evita la superposición de tareas, mejora la toma de decisiones, y se reducen los costos.

– El humano: ya que permite prevenir conflictos, evitar los rumores y malos entendidos. Permite que el personal sienta que es escuchado y valorado, y de esta forma se sienta a gusto en su lugar de trabajo, generando una mayor fidelización de los empleados hacia la empresa, un mayor compromiso.

–  El cliente externo: si la información que maneja cada sector es diferente o los procesos no están unificados, se genera confusión y falta de seriedad, disminuyendo la calidad en la atención al cliente externo, y en consecuencia un alejamiento de éste.

¿Y en los malos momentos? Menos aún nos debemos olvidar de la comunicación interna en época de crisis o cuando la empresa se enfrenta a períodos de cambio. Es en esos momentos cuando los empleados sufren mayores incertidumbres y por tanto la motivación disminuye. La mala información, el comunicar a destiempo o la “rumorología” pueden ser fatales en esos casos y una estrategia de comunicación adecuada es fundamental.

Un ida y vuelta

Como mencionamos al inicio, la comunicación debe darse en todos los sentidos. El feedback es fundamental. Y decimos esto porque se confunde la comunicación con la información. La diferencia es muy clara: mientras que la información es la simple transmisión de mensajes, para que exista comunicación se necesita una respuesta por parte del receptor. Un ida y vuelta.

No tener en cuenta esta parte de la comunicación interna de abajo hacia arriba, es despreciar una herramienta de gran utilidad, ya que el personal tiene mucho para aportar en información, opiniones y sugerencias.

Herramientas
¿Cuáles pueden ser las herramientas y los canales con las que se puede contar para generar y mantener una buena comunicación interna? Las herramientas son las más simples y variadas, y están al alcance de cualquier empresa:

• Cartelera ubicada en distintos pisos, salas de trabajo o comedores,
• Jornada de puertas abiertas,
• Entrevista individual,
• Reuniones grupales de los distintos gerentes con sus equipos de trabajo,
• E-mails,
• Intranet,
• Publicaciones internas,
• Desayunos de la Gerencia General con un grupos de empleados,
• Programa de sugerencias,
• Videoconferencias,
• Manuales de procesos y capacitación.

Conclusión

El principal objetivo de la comunicación es generar confianza. De esta manera una comunicación interna bien gestionada genera adhesión, motiva, asegura que la información sea la correcta y en el momento correcto, fomenta el dialogo, el compromiso y la productividad.

En un mundo donde la palabra crisis abunda y el mercado cambia en forma continua, la retención de los talentos, la motivación y la implicación de todos los miembros de la organización serán fundamentales para el éxito de la empresa y para poder mantenerse en el mercado. Y en este punto una buena gestión de la comunicación interna puede hacer mucho.

Autor: Natalia Kojundzich (Consultora Especializada en Procesos – AV Consultores Pymes

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