Este es uno de los más obvios síntomas de la existencia o ausencia de un equipo: la coordinación entre las tareas y los roles de los miembros del equipo. Posiblemente una de las características más visible que podemos detectar en nuestra pyme.
Hace tiempo hablábamos en este blog de otra característica: la complementariedad. Algo que posiblemente era mucho más sutil de observar a primera vista. Ya que muchas veces yace en la capacidad de auto-conocimiento de cada uno de los miembros del equipo o del grado de humildad con que afrontan su role y tarea en el equipo.
La descoordinación en tareas que se quedan a medio hacer, o utilizando más recursos de los necesarios, o por desconocimiento o falta de comunicación… estos son síntomas más evidentes y tangibles.
Como los de una gran orquesta que desafina en la interpretación de la pieza.
¿Y qué podemos hacer para trabajar la coordinación en nuestro equipo? Vamos a ofreceros 4 simples recetas para mejorar día a día la melodía en vuestro equipo.
Planificar, planificar y planificar.
Se trata aquí de definir un plan de trabajo claro que analice claramente tres aspectos básicos de nuestra tarea como equipo: ¿qué objetivos tenemos?, ¿con qué recursos contamos? y ¿qué tareas debemos desarrollar?
Este es un momento importante. Dónde vamos a poder trabajar otra de las 5Cs del trabajo en equipo: la confianza. Nuestra confianza como conductores del equipo, ya que una mejor definición del proyecto va a darnos la seguridad que estamos pensando en lo más relevante para conseguir nuestros objetivos. Pero también la confianza de nuestro equipo, ya que vamos a poder transmitirles el propósito de nuestra acción como equipo.
La gente necesita saber el porqué de las cosas. Y esta va a ser una tarea nuestra a través de una comunicación eficaz, asertiva y positiva.
Organizar, organizar y organizar.
Toda vez que hemos reflexionado y proyectado nuestros objetivos. Llega el turno de buscar la manera de ponerlos en acción. Aquí la tarea de un buen conductor de equipo es la de definir planes operativos de trabajo. Si, si… aún más planificación.
¿Y cómo podemos hacerlo? Pues la forma es dando respuesta a algunas cuestiones cómo las siguientes:
- ¿Con qué calendario y cronograma vamos a trabajar?
- ¿Qué formas de trabajo, métodos y procedimientos espera el equipo que utilicemos?
- ¿A quién se asignan las tareas y los recursos para llevarlos a cabo?
- ¿Cómo vamos a definir las responsabilidades dentro del equipo (siempre aceptando que las responsabilidades siempre van de arriba-abajo)?
Aunque la experiencia siempre ayuda… es muy útil formarse aquí en gestión de proyectos, gestión del tiempo, herramientas para el trabajo en equipo y la productividad, rediseño de procesos de trabajo… Las habilidades organizativas son aquí las relevantes.
Y si tú no eres el adecuado… busca a la persona que cumple este role organizativo en tu equipo y pídele ayuda. Hazlo responsable de ello.
Ejecutar. Desarrollar y coordinar.
Llega el momento de remar. Tenemos un plan y nos ponemos en marcha. Observamos como conductor del equipo si estamos cumpliendo con los plazos, las tareas, las responsabilidades, los recursos, etc… Observamos y hacemos un seguimiento (nos cuestionamos) si se están cumpliendo con los procesos de trabajo que proyectamos.
Es en este preciso momento donde van a ser importantes tres habilidades como líder de tu gente:
- Tomar decisiones cuando veas que el plan no funciona o bien tu planificación no camina hacia donde debiera.
- Motivar a tu equipo para que actúe tal como hemos planificado.
- Formarlos si es que falta algún conocimiento, habilidad o aptitud que le impida desarrollar su tarea en el equipo.
- Comunicarte de forma intensa para aportar la información necesaria.
- Gestionar los conflictos que surgen cuando algunas piezas del puzzle no encajan a la primera.
Evaluar y reaccionar.
Y no basta con hacer las cosas. Ya que si tenemos un plan debemos evaluar (en equipo) los resultados del mismo. Evaluar si hemos llegado donde teníamos previsto, y reflexionar sobre porque nos hemos desviado o conseguido nuestro objetivo.
Recuerda siempre que cuando trabajas en equipo, estos resultados se definen sobre la tarea (qué hacemos) y sobre la relación (cómo lo hacemos en equipo). En ambos sentidos debemos buscar buenos resultados.
Es aquí donde vamos a decidir sobre las felicitaciones o sanciones a nuestro equipo en relación a cómo hemos interactuado. Y es aquí donde vamos a poner en solfa nuestro plan… para aprender en un nuevo ciclo del trabajo en equipo.
Como puedes ver… una buena coordinación requiere de caminar cada uno de estos caminos. No hay atajos.
Fuente http://www.proquame.com.es/wordpress/2014/coordinar-a-tu-equipo-las-5-cs-del-trabajo-en-equipo-2-de-5
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