Empresa familiar: organizar es la clave

por Fernando Ojeda Llanes

He mencionado en escritos anteriores que para institucionalizar o profesionalizar una empresa familiar se hace necesaria la constitución de un Consejo de Familia para la coordinación de los asuntos familiares que tengan relación con la empresa y un Consejo de Administración que tome las decisiones relativas a la empresa y la proyecte al futuro.

Estas dos instituciones tendrán sus reglamentos de operación respectivos y la formulación de un protocolo familiar para establecer los objetivos de la familia en relación con la empresa.

Lo anterior es sólo el inicio porque es necesario que la empresa tenga una gerencia o dirección cuyas funciones pueden o no recaer en un miembro de la familia. Quien sea este funcionario es importante que trabaje intensamente en todo lo relacionado con la organización de la empresa, es decir, contar con un manual de organización que contenga cuando menos lo siguiente: políticas generales, organigrama, descripción de funciones, normas de control interno, organización contable.

Parece que estoy diciendo algo que es común en las empresas, pero mi experiencia me ha demostrado que las empresas dicen tener estos manuales, pero cuando los quieres revisar, no los encuentran —lo más probable es que no los hicieron— y todas las operaciones quedan sujetas al criterio de cada ejecutivo, tal y como ha sido su costumbre.

El organigrama servirá para conocer las líneas de comunicación y autoridad que se aplican en el negocio a efecto de evitar cruces o rupturas en la comunicación que suelen suceder en forma muy rutinaria en las empresas familiares.

Por lo anterior es necesario que se formalicen por escrito las funciones que corresponden a cada uno de los funcionarios que laboran en la empresa, incluyendo a los familiares; en este formato se deberán relacionar las actividades genéricas y las específicas de cada puesto relativo que debe darse a conocer a todos los ejecutivos a efecto de que la empresa entre a una cultura organizacional adecuada.

De esta forma los propios ejecutivos no familiares sabrán hasta dónde llega la autoridad de los familiares que laboran en la empresa, quienes al dialogar en forma adecuada se someterán a las normas de la organización.

Es importante mencionar en los reglamentos de trabajo y protocolos que los miembros de la familia que laboren en la empresa queden sujetos a sanciones en caso de no respetar las políticas respectivas. Esto dará lugar a que el gerente o director, sea o no familiar, tenga elementos para turnar al Consejo de Familia las sanciones en que incurra algún ejecutivo o empleado familiar. Puede llegarse al caso en que un familiar sea despedido y esto debe ser respetado por el Consejo de Familia.— Mérida, Yucatán.

ferojeda@prodigy.net.mx

Contador certificado y maestro en Finanzas

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