¿Cómo está su pyme? Hágale un diagnóstico integral

POR JOANNA NELSON ULLOA

Un producto o servicio de calidad, pero instalaciones no tan atractivas; empleados responsables y cordiales, pero insuficientes para la demanda que tiene el negocio; amplia variedad de productos, pero materia prima muy costosa; o pyme en proceso de crecimiento, pero amenazada por los altos costos de la electricidad.

Toda empresa tiene aspectos positivos y negativos y es más vulnerable a ciertas condiciones económicas o factores externos que no puede controlar.

Reconocer cuáles son esos elementos y hacer un diagnóstico puede ayudarle a mejorar su negocio, así como a estar preparado ante cualquier evento que pueda surgir.

Importancia

Ronald Zúñiga Delgado, director general de la empresa Zudeco Solutions, dijo que la relevancia de realizar ese diagnóstico -en el que se conozcan los aciertos y desaciertos de la empresa- es que permitirá saber hacia dónde se puede mover la pyme y cómo hacerlo.

Zúñiga ejemplificó que se podría definir como objetivo convertirse en astronauta e ir a la luna en el 2016, pero que probablemente cuando haga un análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) será evidente que no se va a lograr “tan rápido, porque eso no se hace en un año”.

Ese análisis no es suficiente, sino que debe ir ligado a un proceso de planeación estratégica en el que se definan los objetivos y metas de la empresa a corto y largo plazo, al igual que se determine cómo se llevarán a cabo.

Alejandro Masís Arce, director de la Escuela de Administración de Empresas del Instituto Tecnológico de Costa Rica (TEC), indicó que para una empresa que va a empezar, o que recién se constituyó, hacer un diagnóstico ayudará a conocer el entorno en el que se desempeñará o cómo ingresar en el mercado y saber en qué situación se encuentra.

En el caso de una pyme que tiene más tiempo de existir, el diagnóstico ayudará a tomar decisiones oportunas y ajustarse al entorno, que es cambiante.

“Si hay algo constante en este momento es el cambio y la pyme no se puede extraer de esa realidad. Si no hace ese análisis, es muy probable que el mercado la saque porque no está respondiendo”, dijo Masís.

Además, los líderes de las pymes deben estar monitoreando información veraz y oportuna -del ámbito económico- que sirva de fundamento para la toma de decisiones, que debe ser asertiva y rápida.

Metodologías

Existen diversas metodologías para analizar la situación de su empresa. Conozca algunas de ellas, los cuales no son excluyentes:

– El análisis FODA: es un método muy popular en el que se hace un listado de cuáles consideran usted y sus colaboradores que son las fortalezas (aspectos fuertes dentro de su empresa) yoportunidades de su empresa (qué hay en el mercado, en el entorno, que pueda aprovechar), así como sus debilidades (en qué se está fallando dentro de la empresa) y amenazas (algo latente en el medio que puede prever, como una variación en el tipo de cambio, en el tipo de interés, una contracción económica).

“La variación en el precio de los combustibles puede ser una amenaza. Alguien puede decir: ‘eso no me afecta porque no tengo carro’. Eso no es así, afecta en todos los niveles: en la distribución, en el poder adquisitivo y eventualmente al negocio”, consideró Masís.

Las amenazas y las oportunidades están relacionadas con factores externos y las debilidades y fortalezas a aspectos a lo interno del negocio.

– Método de causa y efecto (conocido como diagrama de espina de pescado): frente a un problema, se analizan cuáles son las causas y las consecuencias o efectos de este.

“Tengo un problema de rentabilidad en el negocio: ¿cuáles son las causas que me pueden estar afectando esa baja rentabilidad? Puede ser un apalancamiento muy costoso, costos de operación muy elevados, gastos superfluos… Se debe hacer un análisis”, ejemplificó Masís.

– Análisis PEST: se hace un análisis de diferentes factores que pueden afectar a su empresa como políticos (leyes, conflictos que puedan surgir, comportamiento del gobierno), económicos(inflación, tasas de interés, tipo de cambio, desempleo), sociales (salud, educación, modos de vida e intereses de las personas) y tecnológicos (nuevas tecnologías, inversión en este campo).

“Este método está más enfocado al área comercial, a la parte externa del negocio”, dijo Zúñiga.

Responda estas preguntas

La Asociación Costarricense para Organizaciones de Desarrollo (Acorde) recomendó a las empresas analizar las diferentes áreas del negocio ahora que inició el nuevo año y cuestionarse:

-¿En qué áreas se vendió más en el 2014 o cuál fue el producto estrella del año?  Según la asociación, esos datos son fundamentales para saber en qué enfocarse con más fuerza en este nuevo año.

– Como dueño de empresa: ¿usted se paga un salario? El incluir su salario dentro del presupuesto permitirá que su empresa tenga unas finanzas más sólidas.

-¿Registra los  ingresos de su negocio para compararlos con los gastos? Lo más lógico es que los gastos no superen los ingresos, de eso se trata una empresa. Es importante determinar qué gastos conviene reducir o cómo aumentar sus ingresos.

-¿Ha valorado tener herramientas tecnológicas de apoyo para llevar un mejor control en su empresa?

-¿Cómo es su servicio al cliente? ¿En qué debe mejorar?

-¿Estableció un horario de trabajo para que tenga tiempo de compartir con su familia y para sucrecimiento personal?

Plan de mejoras

Una vez que hizo el análisis y que se detectaron las áreas en las que la empresa anda mal o en las que está bien, pero puede fortalecer más, conviene realizar un plan de mejoras en el que se definan plazos de cumplimiento, funciones, los responsables de cumplir dichas tareas y cómo lo harán.

Zúñiga sugirió ejercer control de los planes de acción que se fijan, es decir, verificar su cumplimiento.

“Todos somos muy buenos sentándonos en un escritorio diciendo lo que uno quiere hacer, pero muchas empresas fracasan porque no llevan a la ejecución lo que establecieron”, advirtió.

Fuente http://www.elfinancierocr.com/pymes/diagnostico-empresas-analisis_FODA-anaslis_PEST-causa-efecto-evaluacion-control_empresarial_0_664733532.html