Administración efectiva del cambio

En un medio estable, se tiene un promedio de vida largo; lo que funcionó ayer, funcionará mañana. Pero esto no es la realidad actual. Los vientos de cambio están azotando, proceden de todas partes, y con características de huracanes; al llegar atacan con fuerza indomable y velocidades ultrasónicas y de no estar preparados, los daños pueden ser incalculables e irrecuperables.

Para formarse una idea de la rapidez del cambio, hay que hacer el siguiente ejercicio:

¿Qué tecnología usaba?
¿Cómo se estructuraba la organización?
¿Cómo era la carga de trabajo?

En una escala de 1 a 10, se califica el grado de cambio que ha ocurrido en ese tiempo.

Después hay que proyectarse tres años hacia el futuro, para calificar los cambios que se cree que habrá en ese período de tiempo.

Y para poder adecuarse a los cambios es muy importante la buena voluntad. ¿En qué consiste la buena voluntad para el cambio? Consiste en:

-Estar abierto y receptivo a nuevas ideas.
-Sentirse estimulado en vez de inquieto por el cambio.
-Ver la transición como un reto, no como una amenaza.
-Comprometerse a gestar cambio de manera incesante.

La buena voluntad para el cambio es tomar medida para:

-Cuestionar el status quo.
-Prever en que, como y cuando cambiar.
-Crear cambio en vez de reaccionar a él.

¿Cómo lograr que el cambio se acepte y se afronte de manera positiva y proactiva?

El secreto es convertir la resistencia en buena voluntad y disposición positiva. Dirigir en vez de seguir (a la competencia, nuestros sistemas de trabajo y al cliente). Los buenos individuos y las buenas organizaciones reaccionan con rapidez y vigor al cambio. Los individuos y las organizaciones excelentes, crean y conducen el cambio.

Algunas preguntas frecuentes que se hacen las organizaciones son:

¿Porqué, si los procesos, sistemas y estructuras, han sido bien concebidos para hacer frente a las nuevas necesidades de nuestro medio ambiente, no tienen el éxito en el tiempo y los resultados esperados, conforme pasa el tiempo?

¿Cuál es la dificultad para convertir estas ideas en acciones eficaces?

La respuesta es: LAS PERSONAS

LAS PERSONAS SON LA GUARDABARRERAS DEL CAMBIO

Las personas tienen poder para darle vida o matar ideas, iniciativas, acciones, propósitos, objetivos y programas. Es importante considerar que algunas personas detestan el cambio, ya que se sienten afectadas en si mismas y en sus tradicionales y cómodas costumbres. Muchas personas lo que hacen es asentir y sonreír, además de mostrarse de acuerdo con todo lo que decimos… y luego portarse como siempre se han portado. A esto se le llama: Complacencia malintencionada.

¿En que cambiar?

Hay que considerar como las organizaciones son hoy en día. Luego se debe de imaginar como puede llegar a ser en un futuro. Es seguro de que hay una distancia entre el presente y el futuro en un número importante de dimensiones. Se ha encontrado que es valioso formalizar estas dimensiones a través del concepto, “palancas para el cambio”.

Estas palancas para el cambio se resumen así:

*Mercados y Clientes: La visión del presente y futuro pueden ser diferentes en la manera en que la organización puede o debería visualizar y segmentar sus mercados y empleados de base.

*Estructura y Facilidades: Probablemente exista una distancia entre la estructura de la organización y su mejor configuración a futuro. Pueden surgir nuevos recursos en el futuro, que valdría la pena instalar.

*Tecnología: Finalmente la visión puede revelar una distancia entre la información basada en tecnologías que hoy están en orden y aquella o aquellas que necesiten ser modificadas para recibir al futuro y poder competir.

*Procesos de Negocios: Es muy probable que exista una distancia entre el modo en que los procesos de la compañía operan y la manera en que necesitarán operar en el futuro para llevar productos y servicios competitivos al mercado. Desde ese momento se debe percibir la necesidad de introducir un nuevo conjunto de mediciones de desempeño corporativo.

*Gente y Sistemas de Recompensas: La visión puede incluir diferencias en el tipo de personas que necesitará, sistemas y medidas para recompensarlos, y la cultura que diariamente les envía señales preocupándose por “COMO HACER NEGOCIO” y “CUAL ES EL ENFOQUE Y ORIENTACIÓN COMO ORGANIZACIÓN”.

MANEJO DEL CAMBIO COMO UN PROCESO

El cambio es un proceso de movimiento; de un estado presente, a través de un estado de transición. Las áreas clave de importancia cuando se manejan transiciones son:

A) ¿Cómo se puede asistir efectivamente a la gente sin olvidarse y dejar el estado presente?
B) ¿Cómo se puede dirigir y manejar efectivamente el movimiento a través del estado de transición?
C) ¿Cómo proveer el soporte necesario para la aceptación, adopción y ejecución de un nuevo estado, hasta llegar al estado deseado?

Existen muchas estrategias y tácticas para manejar transiciones, pero para que estas se lleven a cabo, se requiere de que se: oiga, escuche, responda, inspire y lideré el proceso.

La Administración del Cambio es el proceso de transformación que asegura el éxito organizacional de la empresa reconociendo al cambio humano como una constante ante el avance acelerado de la tecnología de información y los cambios en las empresas.

La Administración del Cambio considera los procesos y actividades que ayudan a las organizaciones a adoptar cambios radicales, resultado de la implantación de nuevos procesos o soluciones tecnológicas.

Los elementos que considera un programa exitoso de Administración del Cambio son:

1. Alinear las expectativas a todos los niveles de la organización
2. Diseñar e implantar una estrategia de comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo.
3. Diseñar e implantar una estrategia para la definición de nuevos roles y capacidades que permita evolucionar a los recursos humanos a la nueva organización.
4. Diseñar e implantar una estrategia de transferencia del conocimiento y entrenamiento que permita contar con una organización autosuficiente.
5. Diseñar e implantar una estrategia de aseguramiento del cambio que permita medir y administrar la resistencia al cambio durante los proyectos.

Es importante que ante los cambios tan constantes que están enfrentando las empresas se determine su disposición al cambio y la de los actores de cada proceso. Porque es necesario darse cuenta y reconocer la problemática que está afectando a la empresa y al descubrir lo que origina la resistencia al cambio, es necesario cambiarlo por una solución positiva, que les permita comprometerse con un cambio de percepción para que pueda darse una nueva visión de la

organización. Esto se logra por medio de dinámicas que promueven la sensibilización al cambio y el desarrollo humano.

La aplicación de la Administración del Cambio implica explorar y reconocer temores en los actores de los procesos, involucrar a toda la organización, crear conciencia del porqué de los cambios, formar líderes, transformar la percepción, fortalecer el trabajo en equipo y aprender a aprender.

El establecer una metodología para la Administración del Cambio permitirá reconocer lo que sucede, provocar un cambio de actitud y percepción en los colaboradores, llevarlo a la práctica del diario vivir y en consecuencia preparar a la empresa para enfrentar mejor los cambios.

Raúl E. Rhon Durán
Socio Director de Rhon & Asociados, S.C.
E-mail: raul@rhonconsultores.com