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La Guía Definitiva de GTD

por Francisco Saez

Este artículo pretende ser una introducción breve pero completa a la metodología de productividad personal GTD (Getting Things Done).

Contiene los 27 puntos más relevantes de la metodología y 39 enlaces a artículos que profundizan en los aspectos que me parecen más importantes.

¿Por qué?

1. Hoy en día, para la mayoría de nosotros, no hay unos límites claros entre los proyectos que tenemos que llevar a cabo. Tenemos una cantidad cada vez mayor de compromisos internos y externos, y necesitamos nuevos métodos, tecnologías y hábitos de trabajo para tratar con todos ellos de una manera eficiente.

¿Cómo?

2. Para gestionar tus compromisos, tienes que: (1) capturar todo aquello que consideres inacabado en un sistema lógico y de confianza, fuera de tu cabeza, (2) aclarar qué significa cada compromiso y decidir qué debes hacer para progresar en su consecución, y (3) guardar recordatorios de ellos, de manera organizada, en un sistema que revises regularmente.

3. “Si tu mente está vacía, está siempre preparada para lo que sea; está abierta a todo” — Shunryu Suzuki.

4. El flujo de trabajo básico consiste en (1) capturar cosas que llaman tu atención, (2) aclarar qué significan y qué quieres hacer con ellas, (3) organizar los resultados que (4) reflexionar para decidir qué acciones (5) ejecutar.

Proyectos

5. Un proyecto es cualquier resultado que necesite más de una acción para su consecución. En realidad, tú no puedes hacer proyectos, sólo puedes hacer acciones relacionadas con ellos.

6. La Planificación Natural de Proyectos es una forma productiva de pensar en aquellos proyectos que requieren cierta elaboración. Crea el máximo valor con el mínimo esfuerzo y gasto de tiempo, y consiste en (1) definir el propósito—¿por qué?—y los principios—valores—del proyecto, (2) visualizar el resultado deseado—¿qué?—, (3) hacer una tormenta de ideas—¿cómo?—, (4) organizarlas e (5) identificar las próximas acciones.

Capturar

7. Sólo te puedes sentir bien sobre lo que no estás haciendo cuando sabes qué es lo que no está haciendo.

8. Para que tu mente pueda trabajar libremente, debes saber que has capturado todo aquello que pueda representar algo que tienes que hacer, y que en algún momento cercano procesarás y revisarás todo lo capturado.

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9. Debes capturar todo lo que consideras incompleto en tu universo, personal o profesional, grande o pequeño, urgente o no.

10. Para que la fase de captura funcione, debes capturar el 100% de las cosas incompletas, utilizar la mínima cantidad de bandejas de entrada posible y vaciarlas con regularidad.

Aclarar

11. Cuando dejas entrar algo en tu vida o en tu trabajo, lo conviertes en un compromiso con el que debes tratar. Aclarar es el acto de definir y aclarar, una por una, todas las cosas que hay en tu bandeja de entrada, hasta vaciarla.

12. Si una cosa no necesita ninguna acción, puedes (1) tirarla a la Papelera, si no vale para nada, (2) incubarla en la lista Algún día/Tal vez o en el Archivo de Seguimiento, si crees que podría ser necesario hacer algo en el futuro o (3) guardarla como Material de Referencia, si se trata de información potencialmente útil.

13. Si una cosa requiere hacer algo, debes definir cuál deber ser exactamente la siguiente acción y (1) hacerla ya, si la acción te llevará menos de dos minutos, (2) delegarla, si no eres la persona adecuada para hacerla o (3) diferirla, para hacerla en el momento adecuado.

14. Si hace falta más de una acción para obtener el resultado deseado, debes añadir ese resultado a una Lista de Proyectos, que te recordará que quedan cosas pendientes por hacer.

Organizar

15. Para organizar las cosas que son accionables, necesitas una Lista de Proyectos, un lugar donde almacenar el material de apoyo para esos proyectos, una Agenda, una lista de recordatorios de Acciones Siguientes y una lista de recordatorios de cosas que tienes En Espera (acciones delegadas).

16. Cuando difieres una acción, debes colocarla o bien en tu Agenda, si debe ocurrir en un día o momento concreto, o bien en tu lista de Acciones Siguientes, si debe hacerse cuanto antes.

17. La mejor manera de organizar las Acciones Siguientes es asignándoles el contexto en el que se deben de hacer (en el trabajo, en casa, con un ordenador, con internet, etc.), de modo que puedas saber siempre qué acciones puedes hacer bajo un determinado contexto.

18. La Agenda es territorio sagrado. Si escribes algo ahí, es porque tiene que hacerse en la fecha indicada.

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19. Para organizar las cosas que no son accionables, necesitas la Papelera, una lista de Algún Día/Tal vez, un Archivo de Seguimiento y una lista de Material de ReferenciaPara gestionar bien estas listas, es recomendable dividirlas en categorías, ya que tienen tendencia a crecer a lo largo de tiempo.

20. El Archivo de Seguimiento es una manera elegante de gestionar acciones “suspendidas” o “futuras”, sobre las que quieres actuar en una fecha determinada, en el futuro.

Reflexionar

21. El sistema no puede ser estático. Si quieres ser capaz de seleccionar correctamente tus acciones, tienes que mantener el sistema al día. Necesitas revisar la imagen completa de tu vida y tu trabajo en intervalos regulares y a los niveles adecuados.

22. Cada día, necesitarás revisar tu Agenda y tu lista de Siguientes Acciones organizada por contextos.

23. Cada semana, debes revisar el resto de listas para mantener tu sistema limpio, claro, completo y actualizado. El propósito de la Revisión Semanal es que tu mente quede vacía de nuevo.

24. Cada cierto tiempo deberías hacer revisiones panorámicas: aclarar tus objetivos a largo plazo, y las visiones y principios que, en definitiva, determinan la manera en que tomas tus decisiones.

Ejecutar

25. El propósito de toda esta gestión y flujo de trabajo es facilitar la decisión de qué debes estar haciendo en cualquier momento.

26. Para decidir tu siguiente acción, (1) filtras las acciones que puedes hacer en el contexto en que te encuentras, (2) tienes en cuenta el tiempo que requiere cada acción y el que tú tienes disponible, (3) tienes en cuenta la energía que requiere cada acción y la que tú tienes actualmente y (4) confías en tu intuición para elegir la acción que, bajo tu contexto, tu tiempo disponible y tu energía, te producirá un mayor beneficio.

27. Tus prioridades vienen definidas por una jerarquía de niveles de perspectiva, de arriba abajo: (1) tu propósito en la vida, (2) la visión de tu futuro, (3) los objetivos de medio alcance, (4) tus áreas de responsabilidad, (5) tus proyectos actuales y (6) las acciones que tienes que hacer cada día.

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