Diagrama de flujo de proceso: qué es, cómo se hace y ejemplos

Por Fiorella Cárdenas

Una de las maneras más acertadas para que una empresa logre aumentar su rentabilidad es analizar cada uno de sus procesos. A partir de ello podrá detectar errores y aspectos que se pueden mejorar o solucionar de otra manera a la que se venía haciendo. 

Para esta tarea el diagrama de flujo de proceso es la forma perfecta para visualizar objetivamente la organización de tu negocio. Veamos en qué consiste, su importancia, cómo puedes hacerlo y algunos claros ejemplos.

¿Qué es un diagrama de flujo de proceso?

Un diagrama de flujo de proceso es una representación gráfica que muestra las variaciones y relaciones de una serie de acciones con un objetivo en común. Visualmente se puede apreciar la relación secuencial con la ayuda de descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas, prismas circulares, entre otros símbolos.

Este tipo de gráfico también es conocido como flujograma. Originalmente fue creado para la representación de procesos industriales y de maquinaria; lo concibieron en 1921 Frank Bunker Gilbreth y Lillian Moller Gilbreth, un matrimonio pionero de la ingeniería y la optimización del trabajo a partir de su análisis científico.

Debido a su gran rendimiento para aumentar la rentabilidad y el ahorro de tiempo se utiliza en diferentes sectores. Ha sido adoptado para el comercio, las comunicaciones, la administración y todo aquello que conlleve un proceso repetitivo que necesite obtener mejores resultados. 

¿Para qué sirve un diagrama de flujo de proceso?

El objetivo principal de un flujograma es representar un proceso de forma visual para que su comprensión sea más sencilla y rápida. Con un diagrama de flujo de proceso es más fácil estudiar y observar el proceso para optimizarlo: identificar puntos de mejora, detectar bucles repetitivos y eliminar todo tipo de ineficiencias que entorpezcan los resultados buscados. 

Una vez completado el diagrama de flujo de proceso es más factible asignar los roles de los colaboradores en cada una de las etapas. Por lo mismo, también se puede usar como una herramienta de capacitación para explicarles a nuevos trabajadores cómo es que funciona la empresa.

¿Cómo hacer un diagrama de flujo de proceso? 

1. Define el proceso a representar.
2. Localiza las etapas más destacadas.
3. Realiza un borrador.
4. Solicita retroalimentación.
5. Traza el diagrama.
6. Asigna roles en cada etapa.

1. Define el proceso a representar

El primer paso es detectar el proceso que quieres analizar, a fin de lograr una optimización que lleve tu negocio a otro nivel. En ocasiones un proceso está muy relacionado con otro y se pueden confundir los límites entre uno y otro, para ello es importante fijar dónde empiezan y dónde terminan. 

Como ejemplo, vamos a poner el caso de una empresa de fundas o carcasas para móviles; específicamente el proceso de cambio de producto por parte de los consumidores, quienes tienen un plazo de una semana para solicitar esta acción al negocio. Así que empieza cuando el cliente se comunica con la empresa y termina cuando el cambio del producto se efectúa.  

2. Localiza las etapas más destacadas

Aquí es fundamental determinar el número de las etapas que van a considerarse para crear el diagrama de flujo de proceso. Si es muy detallado puede estar cargado de información y, por lo tanto, ser confuso. Y, si es muy breve, es posible que se salte algunos pasos esenciales para lograr el objetivo del proceso.

En el caso de las carcasas de los móviles, la empresa fija cuatro etapas para el cambio solicitado por sus clientes. 

• Etapa 1: contacto del cliente para realizar la petición de cambio de modelo dentro del plazo establecido.
• Etapa 2: verificación del modelo solicitado por el cliente en el inventario.
• Etapa 3: localización de dicha carcasa en el almacén de la empresa.
• Etapa 4: cambiar la carcasa al cliente.

3. Realiza un borrador

Una vez consideradas las etapas del proceso que has decidido representar, haz un borrador del diagrama de flujo de proceso, donde empieces a usar los símbolos que generalmente se utilizan en este tipo de formato. 

• Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
• Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones claras.
• Rombo: sirve para marcar una división o decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual cambiará la dirección de las siguientes etapas.
• Flechas: son las encargadas de marcar la dirección de todos los elementos del flujograma.
• Triángulo invertido: indica cuándo se ha archivado un documento o hecho un expediente.

Podemos ver en la imagen las etapas del diagrama de flujo de proceso de la empresa de carcasas en su dinámica de cambios de productos. Se usan los óvalos para indicar el inicio y fin, los rectángulos para las acciones de cada etapa, el rombo para las bifurcaciones (si hay o no el modelo solicitado por el cliente), y por supuesto las flechas que marcan el rumbo.  

4. Solicita retroalimentación

Aunque los directivos sean quienes regularmente se hacen cargo de esta tarea, es esencial pedir la opinión de los colaboradores que participan directamente en el proceso en cuestión, porque ellos son los que pueden brindarte la información más valiosa con base en su experiencia. Sin duda, es mejor elaborar un diagrama de flujo de proceso en equipo que de manera individual.

En el caso de la empresa de carcasas móviles, no se ha corroborado que el modelo aparece en el inventario de la empresa; además, al momento de buscar el color solicitado por el cliente existe la posibilidad de que no se encuentre. Por lo cual es necesario agregar otro rombo al flujograma para dar solución ante tal inconveniente. 

5. Traza el diagrama

Ya corregido el diagrama de flujo de proceso es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a socios, directivos y colaboradores de la empresa. En especial al área que se hace cargo de ese proceso, para que sepa qué acciones tomar en cada una de las etapas, que se han representado de manera visual para ser comprendidas rápidamente. 

6. Asignar roles en cada etapa

Por último, con ayuda del flujograma puedes dividir las tareas que desempeñarán determinados colaboradores en cada una de las etapas del proceso. Con ello podrás obtener resultados positivos y, por lo tanto, de mayor rendimiento.

A continuación veremos algunos ejemplos de diagramas de flujos de proceso que te servirán para conocer su funcionalidad y versatilidad en cualquier tipo de actividad de una empresa. 

3 ejemplos de flujo de proceso

1. Diagrama de flujo de proceso de compra a proveedores

En este ejemplo vemos cada una de las etapas que influyen en el proceso de compra a proveedores. La secuencia comienza cuando se da la notificación de que es necesario adquirir nuevas materias primas o productos; allí se aclara si es la primera vez que se realizará la compra de dichos artículos. 

Si es una compra nueva es necesario consultar precios y pedir cotizaciones para ver si el precio se ajusta al presupuesto; dependiendo de ello se confirma o no el pedido con el proveedor.

Si es una compra ya hecha con anterioridad, se debe decidir si el proveedor que se está considerando es bueno o no; cuando la respuesta es negativa se conecta con los pasos de una nueva compra. Y si la respuesta es afirmativa, el camino es más sencillo y se hacen directamente el pedido y el pago. 

2. Diagrama de flujo de proceso de selección de personal

Dentro del proceso de selección de personal se pueden presentar diferentes variantes que tienen que ser direccionadas de manera clara. En el siguiente diagrama de flujo de proceso observamos que, desde que se inicia la búsqueda del candidato a la vacante, hay que decidir si se va a escoger a alguien de la misma empresa (lo cual es más rápido), o si se va a buscar fuera.

Cuando se elige esta última opción el proceso se alarga: se pasa a la revisión de solicitudes y de curriculum vitae; se entrevista a los preseleccionados, luego se les realizan las pruebas necesarias para determinar sus conocimientos respecto al puesto. En caso de que les falten algunas habilidades se pasa a la capacitación; después, hay que verificar sus antecedentes en otros trabajos, revisar sus exámenes médicos, elegir al candidato indicado y contratarlo. 

3. Diagrama de flujo de proceso de pedido de venta

Es importante que una empresa o negocio cuente con un diagrama de flujo de proceso de algo tan primordial como es la venta. A partir de dicha representación visual, es más fácil para los vendedores saber qué hacer ante los diferentes casos que se presentan con el cliente.

La secuencia inicia con la solicitud del cliente de dichos productos, el vendedor comienza por verificar si hay en el inventario. Si existe disponibilidad, se envía la orden al almacén, se entregan los productos y se cierra la venta. 

En el caso de que no haya algún producto, habrá que informarle al cliente y ofrecerle otras opciones para que se efectúe la venta; si el comprador no quiere, se cancela el pedido. Por otro lado, si acepta modificar u omitir el artículo faltante se procede a solicitar el pedido al almacén, entregarlo y finalizar la venta.

Con estos ejemplos se puede ver la importancia de comprender los pasos de un proceso, a través de un flujograma. En esta representación gráfica podrás detectar nuevas oportunidades para agilizar la secuencia y omitir pasos innecesarios; así que aprovecha esta valiosa herramienta.

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