Ni «reunionitis» ni «eReunionitis», queridos Reyes Magos

por Mercedes Núñez

Todos los adultos sabemos que los Reyes no siempre nos traen lo que les pedimos… ¿Y quién no ha insistido de niño año tras año en alguna petición desoída? Por eso hoy a sus Majestades de Oriente desde este blog volvemos a pedirles que 2022 nos dé un respiro de reuniones y videorreuniones. El fin de la «reunionitis», vamos

El 3 de enero de 2020, sin saber aún lo que nos deparaba el año, un compañero escribía “Queridos Jefes Magos: ¿y si para 2020 terminamos con la «reunionitis»?”.

Por si Gurb nos leyera -todos los demás seguro que sabéis a qué se refería- la “reunionitis” es el exceso de reuniones superfluas que solo llevan a la pérdida de tiempo y dinero. Representa un mal generalizado en casi todas las organizaciones.

La necesidad de reunirse de vez en cuando se convierte en algo obsesivo compulsivo y estos encuentros pasan a ser “vampiros del tiempo, la productividad y la energía de los trabajadores. De cada una, además, sale otra (es como ese ramo que se tira en las bodas) y se convierten en un trabajo en sí mismas: son las reuniones como deporte corporativo, como competición a ver quién convoca más incluso”, escribía Jota. Con buen criterio, apelaba a celebrar reuniones productivas -en lo que hay un claro y largo recorrido de mejora- y las estrictamente necesarias, y daba algunas pautas para ello.

Reunidos por encima de nuestras posibilidades durante la pandemia…

Luego la pandemia hizo que 2020 fuera un año totalmente inesperado y el COVID-19 impuso, entre otras cosas, el teletrabajo de urgencia. Pero cuando no hay una cultura del teletrabajo previa y la gente se ve obligada, de la noche a la mañana, a trabajar desde casa a la fuerza durante tanto tiempo se cometen errores. Así, la nueva situación, lejos de aplacar la «reunionitis» que nos aquejaba, la convirtió en «eReunionitis. Y aunque las videorreuniones tengan una huella de carbono menor, las hemos celebrado “por encima de nuestra posibilidades”, a veces fuera incluso del horario laboral o sin un minuto de desconexión siquiera entre una y otra.

Agotamiento y estrés, consecuencias de la «reunionitis»

El precio de mantener e incluso incrementar la productividad en el nuevo escenario ha sido agotamiento y estrés en muchos casos. Tanto que para combatir sus efectos negativos las herramientas de colaboración han empezado a incorporar “capacidades de bienestar”, como veíamos.

Y es que, según el «Informe anual sobre el futuro del trabajo» elaborado por Microsoft, la sobreexposición e intensidad con la que se han utilizado las herramientas digitales para teletrabajar nos están pasando factura. ¡Ojo a algunos de los datos!:

El tiempo dedicado a reuniones de Teams ha sido más del doble que en el mismo periodo anterior a la pandemia y la duración media de las reuniones se ha incrementado. Muchas de ellas, además, tuvieron lugar sobre la marcha, de manera imprevista, lo que aumenta aún más esa sensación de agotamiento y estrés.

Durante los meses de pandemia, por tanto, hemos convivido con una enorme sobrecarga digital… y de reuniones. Pero, como comentábamos al principio, la «videorreunionitis» viene de atrás.

Medir la utilidad de reuniones y videorreuniones

Los expertos coinciden en que “los españoles nos reunimos demasiadas veces, demasiado tiempo y con un estilo pésimo”. Somos «el país de Europa que más horas dedica a las reuniones y más tiempo pierde en ellas». Las estadísticas dicen que una persona desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. En una empresa de cien empleados eso representa un coste inútil de 704.500 euros al año.

Por eso, de cara a 2022 muchos deberían preguntarse ya no solo si reunirse tanto está dando buenos resultados, sino lo que penaliza en términos de pérdida de tiempo y dinero.

Aspectos que fallan en estos encuentros

¿Por qué ocurre? Muchas veces las reuniones no tienen un objetivo claro; otras, no tienen sentido y son fruto solo de la urgencia de alguien por transmitir sus prioridades a los demás.

En muchas ocasiones no se sigue el procedimiento idóneo. Se convocan sin agenda, con multitud de “invitados de piedra” a los que el tema no incumbe, en ellas se acaba hablando de “flores y pájaros” o se dan vueltas y vueltas sobre lo mismo sin avanzar, no se toman decisiones, no hay un estatus final y se “cronifican” y convierten en recurrentes. Esto hace, como señala Gustavo Piera que al final “la gente esté de cuerpo presente pero ausente de mente”.

También están las “reuniones oposiciones”, en las que se pone sobre la mesa un tema para el que aún falta un año. En general, acaban provocando hastío y suele ocurrir que dos semanas antes aún está todo por hacer, sin que las cincuenta reuniones anteriores hayan servido para apenas nada. Decía Thomas Sowell que “las personas menos productivas suelen ser las que están más a favor de celebrar reuniones”.

En general con la «reunionitis» se aprecia una evidente falta de respeto por el tiempo de los demás. A veces uno no sabe siquiera -ni se preocupan en presentarle- quiénes son el resto de asistentes ni entiende por qué lo han convocado a él para tratar de algo en lo que “ni pincha ni corta”.

Conozco el caso de personas que han llegado tarde, se han metido en reuniones equivocadas y han tardado veinte minutos en darse cuenta, levantarse e irse. A los que estaban allí tampoco les chocó la presencia de dos más… “La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes” decía Lane Kirkland.

Sentido del humor también en 2022

Además de la «reunionitis» está la impuntualidad que se observa en estos encuentros… Me ha hecho gracia esto que me he encontrado en Internet:

-¿Es aquí la reunión de personas impuntuales?

-Fue ayer.

-¡Ah!

– Pero acabamos de llegar todos, pasa

Y como el sentido del humor es clave y no debemos perderlo en este nuevo año tampoco, termino con esta cita de Dave Barry: “Si tuviera que identificar en una palabra la razón por la que la raza humana no ha alcanzado y nunca logrará todo su potencial esa palabra sería reuniones”.

Fuente https://empresas.blogthinkbig.com/reunionitis-videoreuniones/