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Para ser productivo, necesitas estructura.

Por Francisco Sáez

Estás trabajando en una actividad en la que te encuentras atascado, o en la que no te apetece continuar trabajando porque en estos momentos no tienes la mentalidad adecuada, o simplemente no tienes la energía necesaria para continuar trabajando en ello. Hay dos cosas que puedes hacer: descansar o cambiar de tarea.

Ambas cosas son fáciles de realizar si tienes una buena estructura organizativa. Una buena estructura te permite pasar sin problemas de una actividad a otra, sin poner en peligro toda tu planificación y sin perder de vista el panorama general.

Una buena estructura es algo en lo que se puede confiar. Te libera de la carga de recordar cada cosa y de hacer un seguimiento de todo. Si puedes confiar en un sistema, puedes dejar de intentar mantener todo en tu cabeza y concentrarte en lo que es importante, en realizar el trabajo.

Una buena estructura te permite fluirFluir es un estado en el que te sumerges tanto en lo que estás haciendo que pierdes la noción del tiempo, aplicas sin darte cuenta tus facultades al máximo, y el trabajo se lleva a cabo sin un esfuerzo aparente.

Esa estructura te la puedes crear tú mismo, o puedes apoyarte en una metodología de éxito ya probado, como Getting Things Done. GTD te aporta la estructura que necesitas para tener una buena organización personal, incluyendo un flujo de trabajo que te permitirá hacer lo correcto en el momento adecuado.

La estructura organizativa de GTD está formada por varios componentes a diferentes niveles, que se entremezclan formando un sistema robusto y confiable.

Un flujo de trabajo de para hacer las cosas

Cuando estamos bien organizados pasamos constantemente y sin apenas darnos cuenta por cinco fases mientras lidiamos con nuestra vida y nuestro trabajo: (1) Capturamos aquello que llama nuestra atención, (2) aclaramos lo que significa cada cosa y qué vamos a hacer con ellas, (3) organizamos los resultados, que nos plantean opciones sobre las cuales reflexionamos (4), y entre las que elegimos para actuar (5). Es por ello que el flujo de trabajo de GTD se compone de cinco pasos claros:

  1. Capturar. Grande o pequeño, importante o anecdótico, personal o laboral, captura en tu bandeja de entrada todo aquello que pueda representar algo que hacer.
  2. Aclarar. Se trata de definir qué es cada cosa que has capturado y decidir qué vas a hacer con ella. Esta fase finaliza con la bandeja de entrada vacía. El procedimiento de aclarar también está bien estructurado, como verás más adelante.
  3. Organizar. Significa colocar recordatorios de los elementos aclarados en las listas adecuadas, de manera aparezcan en tu vida en el momento adecuado. Este conjunto de listas es también parte de la estructura de GTD, como verás más abajo.
  4. Reflexionar. Consiste en revisar tus listas tan a menudo como necesites para confiar en tu sistema y sentir que todo está bajo control. La Revisión Semanal es otro proceso estructurado de GTD.
  5. Actuar o Ejecutar. Consiste en elegir la mejor acción a realizar entre todas las posibles opciones, de acuerdo con la situación en que te encuentras en cada momento. Este procedimiento también está bien definido.
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Un procedimiento para aclarar todo lo que entra en tu vida

Cuando estás aclarando las cosas que has capturado, necesitas plantearte dos cuestiones:

  1. ¿Qué es esto realmente? Debes pensar en qué significa esa cosa realmente para ti y definir claramente el resultado que quieres obtener.
  2. ¿Es accionable? Es decir, ¿puedes hacer algo al respecto?

Si no es accionable, tienes tres posibilidades:

  • Si es algo que no necesitas y no tiene valor para ti, entonces lo tiras a la papelera.
  • Si es algo que no requiere ninguna acción ahora, pero puede que necesites hacer algo en un futuro, entonces lo incubas.
  • Si se trata de información potencialmente útil que podrías necesitar en algún momento, entonces lo archivas como material de referencia.

Si es accionable, necesitas definir cuál es la acción siguiente y, después, tienes tres opciones:

  • Si la siguiente acción vas a realizarla tú y no requiere más de dos minutos, entonces la puedes hacer en el mismo momento.
  • Si la siguiente acción vas a realizarla tú y requiere más de dos minutos, entonces la aplazas o difieres.
  • Si no eres la persona adecuada para realizar dicha acción, entonces la delegas.

En caso de ser un elemento accionable, también necesitas preguntarte si con la acción siguiente definida vas a obtener el resultado deseado. Si es así, ya has finalizado; si no, necesitarás definir el resultado deseado y añadirlo a la lista de proyectos. Esto te servirá de recordatorio de que este trabajo todavía no habrá finalizado cuando hayas completado la siguiente acción.

Un conjunto de listas para tenerlo todo organizado

Las categorías organizativas se suelen implementar mediante listas, que contienen recordatorios de características similares. En GTD cada lista tiene una función específica y unos límites bien definidos, de forma que no puedan contener elementos de distinta naturaleza.

  • Acciones Siguientes. Lista de las acciones que necesitas realizar tú mismo lo antes posible. Es recomendable dividirla en listas más pequeñas según los contextos en que necesitas llevar a cabo dichas acciones (casa, oficina, ordenador, llamadas, personas, etc.).
  • Calendario. Lista de acciones que necesitas llevar a cabo en una fecha específica.
  • A la Espera. Lista de tareas que has delegado a otras personas o entidades.
  • Material de Referencia. Esta no es una lista de acciones, sino de información que necesitas almacenar porque te resulta interesante.
  • Algún Día/Tal Vez. Lista de cosas que no sabes si tienes que hacer, o que no necesitas hacer ahora mismo. Revisarás esta lista con cierta regularidad para decidir si necesitas hacer algo respecto a alguno de los elementos que contiene.
  • Proyectos. Lista de todos los resultados que todavía no has completado.
  • Material de Apoyo para Proyectos. Es aquel material de referencia asociado con tus proyectos activos, que debes tener a mano para gestionarlos correctamente y tomar las decisiones adecuadas sobre ellos.
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Un procedimiento para elegir qué vas a hacer ahora

De entre todas las acciones que podrías estar haciendo ahora, ¿cuál es la más interesante? GTD te propone un modelo de cuatro criterios para elegir la acción más apropiada en cada momento:

  1. ¿En qué contexto te encuentras? El contexto es el lugar físico o la situación en que te encuentras. Con este filtro reduces la lista a las acciones que realmente están a tu alcance.
  2. ¿Cuánto tiempo tienes? Si sólo dispones de 30 minutos tu lista se reduce a todas aquellas acciones que requieran menos de media hora.
  3. ¿Cuál es tu nivel de energía en este momento? ¿Cómo te encuentras? Hay tareas que requieren un gran esfuerzo y concentración, y otras que no necesitan demasiado. También hay momentos en que estamos más o menos animados, por el motivo que sea. Este filtro reduce de nuevo la lista de acciones a aquéllas que encajan con tu nivel de energía actual.
  4. ¿Qué es más importante ahora mismo? Ya has reducido la lista de tareas posibles a unas cuantas. ¿Con cuál te quedas? Pues con la que consideres más importante, según tus prioridades.

Un procedimiento para mantener tu sistema actualizado

El objetivo de la Revisión Semanal es mantener el sistema completo, actualizado, claro y limpio, de modo que puedas confiar plenamente en él. Consta de tres fases:

  1. Ganar claridad. Aquí aclaras y vacías todas tus bandejas de entrada que todavía contienen capturas.
  2. Ponerte al día: Revisas tus listas, eliminando aquello que ya está hecho o ya no es necesario, y añadiendo la información que falta:
    – Revisas tu calendario pasado (desde tu última revisión semanal) por si todavía hay algo que se deba hacer con las tareas completadas.
    – Revisas tu calendario futuro (a 4 ó 5 semanas vista) para evitar sorpresas con poco tiempo de reacción.
    – Revisas tus Acciones Siguientes.
    – Revisas activamente la lista A la Espera, reclamando lo que necesites o añadiendo recordatorios para actuar más adelante.
    – Revisas tu Lista de Proyectos, para reactivar proyectos sin acciones siguientes definidas y revisar el material de apoyo.
  3. Aplicar tu creatividad. Consiste en volver a evaluar los contenidos de la lista Algún día/Tal vez y reflexionar sobre qué nuevos proyectos puedes acometer.

Un sistema para definir tus prioridades

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GTD te propone definir seis niveles de perspectiva para que puedas reflexionar sobre lo que fundamenta tu vida personal y tu trabajo, y así tener claras las prioridades que deberían gobernar tus decisiones.

  1. Propósito. Es aquello que da sentido a tu vida.
  2. Visión. Es la imagen de ti mismo que te gustaría proyectar en un futuro no muy lejano, de tres a cinco años.
  3. Objetivos. Son los logros que quieres alcanzar a medio plazo, normalmente en uno o dos años, tanto en tu vida personal como en tu trabajo.
  4. Áreas de Enfoque. Son las diferentes facetas de tu vida que quieres mejorar o mantener a un buen nivel.
  5. Proyectos. Es cualquier resultado que requiere más de una acción para su resolución.
  6. Acciones. Todo lo que necesitas hacer en tu día a día para construir los niveles superiores.

Complejidad y hábitos, elementos clave para cambiar

Aunque hemos enumerado una buena cantidad de subsistemas dentro de la metodología GTD, no se trata de un sistema complejo en sí mismo. Sin embargo, la complejidad es algo inherente a tu vida y has de lidiar con ella.

Un sistema organizativo debe ser capaz de representar tu realidad, con toda su complejidad. No se trata sólo de recopilar cosas, sino de hacer conexiones y tomar buenas decisiones.

Si decides implementar un sistema de gestión personal como GTD, probablemente necesitarás cambiar tu forma de trabajar. Cambiar de hábitos es probablemente lo más difícil de hacer cuando empiezas a usar GTD, pero ten en cuenta que ninguna herramienta mejorará tu productividad si no cambias las rutinas diarias en las que se basa dicha herramienta. Es habitual que durante el proceso de aprendizaje haya momentos en que, sin querer, vuelvas a las viejas costumbres. Sólo tienes que ser consciente de ello y continuar insistiendo.

Fuente: El Blog de FacileThings.

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