8 consejos para iniciar y terminar las reuniones a tiempo.

¿Tus reuniones suelen empezar tarde y pasarse de tiempo? Esto no tiene por qué ser así. Las reuniones eficientes son una de las principales herramientas de productividad del trabajo en equipo. Así que ¡ya es hora de tomarse más en serio las reuniones!

Aunque, dependiendo de la naturaleza de la reunión, no todas deben tener una duración estipulada de antemano, en la mayoría de los casos sí hay que fijar la hora de finalización y, tanto si eres el organizador de la reunión o un asistente, debes comprometerte a iniciar y a terminar tus reuniones a tiempo. Pide a los asistentes que sean puntuales para poder terminar a tiempo. No tolerar la tardanza será establecer un estándar de comportamiento para el grupo, y los participantes probablemente cumplirán si las expectativas están bien definidas y ejecutadas en forma consistente.

A continuación se enumeran algunos sencillos consejos para ayudarte a iniciar y terminar las reuniones a tiempo.

Si eres el organizador de la reunión

1. Envía un recordatorio por correo electrónico treinta minutos antes avisando de que la reunión comenzará puntualmente a la hora prevista y de que todos los participantes deben llegar a tiempo.
2. Asegúrate de que la reunión comienza a la hora programada. Si has animado a otros a ser puntuales, no te avergüences a ti mismo llegando tarde ni esperes por los que se retrasan. Cierra la puerta de la sala de reunion a la hora programada. No hay nada como los que llegan tarde para interrumpir la atención y el flujo de una reunión. Considera la posibilidad de colgar una nota en la puerta indicando la hora de la reunión. Esto puede parecer duro, pero transmite con claridad lo en serio que te tomas iniciar tus reuniones a tiempo. Si los que llegan tarde no consideran tu reunión lo suficientemente importante como para llegar a tiempo, tal vez no deberían haberse comprometido a asistir.

Considera instaurar el «bote del retraso» al que los participantes de la reunión deben contribuir con un euro por cada minuto que llegan tarde. Cuando haya dinero suficiente, puedes comprar bollos o invitar a tomar algo a todos los asistentes… ¡cortesía de los últimos en llegar!

3. Aunque la reunión empiece un poco tarde, debes terminarla a la hora programada. Es desconsiderado asumir que las agendas de los participantes giran en torno a tu reunión, por lo que la concluirás cuando prometiste para que todos puedan reintegrarse a tiempo al resto de sus tareas.

Si eres un asistente

4. Revisa rápidamente el orden del día antes de ir a la reunión. Es una buena idea para que recuerdes por qué asistes. Una revisión del programa ayuda a los asistentes a estar mejor preparados para la reunión y, a su vez, ayudará a centrarla, permitiendo que todos los temas del programa se puedan desarrollar y que la reunión terminé a tiempo.
5. Sal hacia el lugar donde se celebre diez minutos antes de la hora de inicio. Así tendrás tiempo suficiente para ir el baño, conseguir una taza de café o hacer frente a cualquier problema que pueda surgir en el camino. Además, llegando de los primeros, conseguirás el mejor sitio en la sala.
6. Considera la posibilidad de hablar con los organizadores de reuniones que llegan tarde. Hay varias maneras de hacer esto con tacto, sin insultar a nadie. Por ejemplo, si el organizador llega siempre 10 minutos tarde a sus reuniones semanales, pregúntale si no sería más conveniente comenzar 15 minutos más tarde la próxima semana.
7. Durante la reunión trata de hacer sólo preguntas y comentarios pertinentes. Si tu comentario no está directamente relacionado con el tema que os ocupa, no tienes por qué hacerlo. Cambiar de tema, planteando cuestiones que no vienen a cuento, es una de las principales razones por las que las reuniones se pasan de tiempo. Si podéis evitar saliros del camino marcado, todos pasaréis menos tiempo en reuniones.
8. Termina la reunión en el punto en que fue programado. Cuando el organizador te invitó a reunirte, te dijo el momento en que el encuentro iba a terminar. Fue con esa condición por la que aceptaste la reunión y comprometiste tu tiempo. Si tienes otro trabajo al que debes asistir, dile cortésmente al organizador que tu participación ha terminado y que tienes que salir porque otra actividad programada y comprometida reclama tu atención.

Al actuar sobre estas ideas, estarás indicando la importancia de la puntualidad de las reuniones y, con mucha probabilidad, influirás en otros cuyas reuniones con frecuencia se pasan de tiempo. Y ten muy en cuenta que si nadie hace nada para cambiar la situación todo continuará igual y tus reuniones seguirán siendo una odiosa pérdida de tiempo.

Fuente: https://medioenseriomedioenbroma.com/2015/03/02/8-consejos-para-iniciar-y-terminar-las-reuniones-a-tiempo/