8 pasos para la gestión de la ineficiencia de nuestro equipo

Por Inma Ríos

¿Habéis tenido alguna vez en vuestro equipo alguien que no rendía cómo esperabais? Este tipo de situaciones conviene atajarlas cuanto antes para que no se conviertan en un problema de mayores dimensiones. Esto muchas veces no resulta fácil de gestionar pero hay técnicas que pueden ayudarnos bastante.

¿Por qué no rinden?

Podemos encontrarnos con varias razones que conducen a ese bajo rendimiento:

• No saben por qué lo tienen que hacer
• No saben lo que tienen que hacer
• No saben cómo hacerlo
• Piensan que su modo de hacerlo es mejor
• No hay consecuencias positivas por hacerlo
• Piensan que ya lo están haciendo
• Perciben que hay una consecuencia negativa si lo hacen
• Perciben que no hay consecuencias negativas si no lo hacen
• Falta de recursos para hacerlo
• Hay obstáculos fuera de su control

¿Cómo podemos hacer frente a esta situación?

En este post os voy a presentar una de las técnicas que tuve que utilizar muy pocas veces pero cuando lo hice resultó muy efectiva. Se trata de una metodología para gestionar el bajo rendimiento, es decir, cuando alguien de tu equipo no llega a los resultados que se esperan de él.

“Es importante que ayudemos a nuestros colaboradores a corregir desviaciones en su rendimiento antes de que las consecuencias sean irreversibles”

Antes de aplicarlo debemos asegurarnos que hemos propuesto objetivos claramente definidos siguiendo el modelo SMART (específicos, medibles, alcanzables, retadores y con plazos) y que hemos liderado a nuestro equipo de forma que facilitemos el mejor rendimiento posible.

Si a pesar de ello los resultados no son los esperados, es el momento de aplicar los siguientes 8 pasos:

Paso 1: Describe la Situación. Para ello es importante basarse en hechos y datos objetivos, es decir, no justificarlo con opiniones o sensaciones personales. En primer lugar explicamos cual era el resultado esperado, según los objetivos acordados previamente, y lo comparamos con los resultados obtenidos. Es crucial que podamos mostrar claramente y sin ningún tipo de duda el desfase entre situación actual y deseada.

Paso 2: Explica las consecuencias y los efectos de esos resultados. Que quede bien claro los motivos que nos hacer resaltar esta situación a nuestro colaborador así como las consecuencias que acarrea.

Paso 3: Escucha lo que tenga que decir tu colaborador sobre las causas que le han llevado a ese resultado. Es importante escuchar de forma activa, por un lado esto va a hacer que nuestro colaborador vea nuestro interés por conocer su versión y por otro lado nos dará la oportunidad de tener más detalles de lo que ha podido fallar, de sus necesidades o de otras información que quizá debamos conocer y que puedan llegar a ser relevantes. En definitiva, nos permitirá entender mejor la situación.

Paso 4: Revisión de Objetivos si después de escuchar a nuestro colaborador llegamos a la conclusión que los objetivos eran demasiado ambiciosos. En ese caso podríamos plantearnos redefinir esos objetivos a un nivel más accesible, sobretodo para evitar la frustración que puede generar tener objetivos inalcanzables. Se trata de acordar juntos cuáles serían los resultados apropiados y razonables.

Paso 5: Ofrece y pide alternativas para encauzar la situación. Para ello formularemos una serie de preguntas abiertas y animaremos a nuestro colaborador a que haga sugerencias para tomar acciones que ayuden a mejorar los resultados.

Paso 6: Plan de acción. Una vez revisados los resultados apropiados y diferentes alternativas, toca concretar y acordar las acciones que se llevarán a cabo para alcanzarlos. ¿Qué va a hacer? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? Además hay que dejar bien claras las consecuencias de no cumplir ese acuerdo.

Paso 7: Seguimiento. Finalmente se debe fijar una fecha para hacer seguimiento tanto del plan de acción como de los resultados obtenidos.

Paso 8: Agradece el esfuerzo y mantén la relación cordial con tu colaborador.

Darles la oportunidad de rectificar antes de tomar otras medidas más drásticas pueden conducir a un beneficio mutuo.

Fuente: https://www.linkedin.com/pulse/8-pasos-para-la-gesti%C3%B3n-de-ineficiencia-en-nuestro-equipo-inma-r%C3%ADos/