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El arte de preparar y liderar reuniones importantes

Por Manel Muntada

Conducir reuniones con la finalidad de ayudar a un equipo a orientar futuros y estrategias conlleva lidiar siempre con intensos momentos de incertidumbre de duración variable, quizás una de las situaciones de más sudoración en este polifacético oficio de consultor.

Cuando se llevan a cabo reuniones de este tipo siempre surge el choque entre las expectativas respecto a la infalibilidad de la metodología y la cruda realidad de que sin chicha cognitiva no hay metodología que funcione.

Ante esta situación suele haber la tendencia de querer ver al conductor de la reunión como el inefable druida de cuyos acertados conjuros dependerá que todo llegue a buen puerto. Una responsabilidad que hay que tener en cuenta ante estas lides donde la incertidumbre nos amenazará en más de un momento.

Acuciado por esta perspectiva, a lo largo de los años he logrado montar un ritual entorno a este tipo de situaciones, que he vuelto a llevar a cabo hace poco y que reproduzco aquí por aquello de compartir:

1. Analizar el material disponible y obtener una idea aproximada, unas conclusiones de hacia dónde debería ir el tema. Se trata tan sólo de hacerse una composición del asunto a tratar como si fuera propio. De hecho esta actitud es la deseable [que no la que normalmente se tiene] para cualquiera que deba asistir a la reunión.

2. Preparar varios [3] escenarios posibles de reunión con sus objetivos, estructura y resultados esperados y contrastarlos con la organización hasta escoger uno. Es importantísimo reducir desde un principio la incertidumbre y orientar las expectativas hacia unos resultados determinados.

3. Solicitar a l@s participantes que elaboren un material previo sobre el que trabajar, tanto si la reunión es de cuatro horas como si dura una jornada y media. Esto despierta una expectativa a tener que exponer y genera una tensión fabulosa y necesaria a los objetivos de la reunión. Nada peor que un grupo a la espera de que alguien dé la salida sin haber hecho antes un precalentamiento. Además, este aspecto permite ceder la palabra desde un primer momento a los participantes. Ya se sabe que, como más se tarde en ceder la palabra más costará hablar.

4. Elaborar un programa donde se especifiquen objetivos y tiempos. Suele ser común encontrarse con reuniones estratégicas con objetivos pero sin temporalización, toda una invitación a la divagación y al no logro.

5. Armarse de material: easyflips, rotuladores gruesos y finos, postIts, adhesivos, etc. Aunque se tenga una metodología preparada, si una cosa he aprendido a lo largo de los años es a que una buena previsión supone prever cambios en el programa…

6. Llegar una hora antes. Esto permite ver la sala, repartir los materiales, hacerse con el espacio, preparar el cañón, situar el papelógrafo, controlar la luz, pasearse por el escenario…y lo que es más importante, permite esperar a los participantes [los más puntuales suelen llegar quince minutos antes] y contactar con ellos personalmente antes de pasar a tener una dimensión pública.

7. Dilucidar cualquier duda sobre los objetivos de la sesión, dejar claros los tiempos y, sobre todo, no imponer nada. Se trata simplemente de relacionar claramente el método con los objetivos y los recursos disponibles.

8. Anotar todas las aportaciones. Personalmente soy partidario de estar la mayor parte del tiempo de pié, esto me ayuda a distribuir la palabra, a mantener la atención y recoger las diferentes ideas en un lugar visible para tod@s [pizarra, papelógrafo, etc] también me mantiene en tensión y movimiento para agrupar las ideas en categorías etc. Además, suelo empapelar la sala con las aportaciones, la manifestación palpable de que las palabras no se las lleva el viento sino que quedan adheridas a la pared imprime tonicidad a la reunión y marca de manera evidente la orientación a resultados.

9. Confiar en el equipo y corresponsabilizarlo de la marcha de la reunión. Ante grandes dudas lo mejor es plantearlas rápidamente y dar tiempo para que el equipo, dividido en grupos, plantee en un tiempo determinado posibles soluciones. Ha de quedar claro [sobre todo para el consultor] que conducir una reunión no supone tener respuestas a todo, de hecho sólo consiste en estructurar y facilitar el proceso de diálogo, reflexión y toma de decisiones de los participantes. Esto ayuda…mucho, aporta serenidad y reduce el estrés que genera la incertidumbre.

10. Aprovecharlo todo, si se trata de una jornada de varios días sacar conclusiones generales al final del primer día ayudará a conocer el estado psicológico de los participantes y a unificar criterios. Evaluar la reunión al final servirá también para reflexionar sobre la mejora del equipo en este tipo de escenarios.

Y, ¿qué más podría decir? Pues que escribir un post como éste también ayuda y es que, desprenderse, así, de lo que uno hace facilita que uno conscientemente se adapte a si mismo… ¿cómo llamarlo? ¿Auto mimetismo?

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