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LA GESTIÓN DEL CAMBIO ES CRÍTICA PARA ASEGURAR EL RETORNO AL INVERTIR EN UN ERP

La correcta gestión del cambio es indispensable para que las empresas que han pasado por el proceso de implantación de un ERP tengan la capacidad de sacarle el mayor provecho posible y, por lo tanto, puedan tener un buen ROI de la inversión.

Los responsables de muchas compañías no se plantean que la puesta en marcha de un nuevo ERP pasa también por la necesidad de plantear un proceso que involucre a todos los miembros de la cadena de valor en la mejora de los procedimientos internos de la empresa. Piensan que basta con realizar los oportunos cambios en el sistema informático para poder aprovechar todas las funcionalidades del ERP, pero la verdad es que esto solamente pone de manifiesto las carencias endémicas del negocio, sobre todo a nivel de personal.

Invertir en formación y en establecer las pautas necesarias para que los trabajadores se adapten a la nueva situación y venzan su resistencia a los cambios es la principal medida que deben tomar los empresarios que han introducido un nuevo ERP en la gestión de su empresa. De esta manera, crecerá de manera exponencial sus posibilidades de conseguir todos los beneficios que deberían con la implantación de este nuevo sistema. Hay que tener en cuenta, también, que algunos ERP están diseñados para que se pueda facilitar la gestión del cambio.

Optimizar el ROI de un ERP gracias a los empleados

Minimizar los procesos de cambio en la gestión de la implantación de un ERP puede ofrecer pequeños resultados positivos a corto plazo, pero nunca garantizará un buen crecimiento a largo plazo del negocio.

No hay que olvidar nunca el papel clave que desempeñan los empleados de una empresa en el desarrollo del proceso de implementación de un nuevo sistema de gestión. De hecho, los factores que pueden determinar el retorno de la inversión hecha por la compañía en un ERP son los siguientes:

  • La velocidad de adopción de las nuevas tecnologías y de los procesos empresariales por parte de las personas y, por lo tanto, de los cambios que implican en su puesto de trabajo
  • La utilización real que hacen los trabajadores del nuevo sistema instaladO.
  • El grado de competencia que alcanza cada uno de los empleados en el uso del ERP adquirido
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Los responsables de la empresa deben evaluar estos factores para tener en cuenta las necesidades reales de sus empleados y su nivel de concienciación, conocimiento, deseo y capacidad de trabajar con el nuevo sistema implantado. De esta manera podrán establecer un sistema de gestión de cambios que deberá empezar a trabajarse incluso antes de la instalación del ERP.

Las claves de la gestión del cambio

Es imprescindible que cuando una empresa está sumergida en una iniciativa de cambio sepa trasladar a sus empleados la necesidad de este proceso en el que se van a sumergir, de tal manera que acaben deseándolo.

Igualmente, hay que proporcionarles todas las herramientas necesarias para que tengan los conocimientos adecuados para cambiar su comportamiento y adquirir las nuevas habilidades que les permitirán hacer el mejor uso posible del ERP. Asimismo, será necesario ofrecerles la mejor solución a su alcance para que sean capaces de retener el cambio y optimizar todas las nuevas posibilidades que se les han proporcionado.

El deseo de cambio, imprescindible

La mayoría de los responsables de empresas que deciden implantar un nuevo sistema de gestión no piensan en que sus empleados deben desear empezar a usarlo. Se limitan a creer que obedecerán su decisión sin pensar más allá, de manera automática. Sin embargo, no se dan cuenta de que los usuarios reticentes o completamente negativos a la idea de adoptar un ERP difícilmente acabarán teniendo un alto nivel de competencias en este sistema.

El refuerzo

Establecer un sistema de comunicación continuo y ofrecer la formación necesaria recurrente para hacer que las personas que tienen que usar el nuevo sistema se sientan seguras en el proceso de cambio es también un paso esencial para evitar una de las causas de fracaso más habituales en la implantación de un ERP.

El líder de la gestión del cambio

Igual que es necesario preparar a los empleados para asumir el nuevo sistema también es necesario que el responsable de liderar el proceso de cambio sea consciente de que debe adoptar un papel de líder. Por lo tanto, también debe prepararse para enfrentarse a las novedades y adaptarse a la presencia de un nuevo sistema de gestión de empresa. Esto significa, del mismo modo, la necesidad de desarrollar competencias específicas para la gestión de estos procesos.

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Un verdadero líder de un proceso de cambio debe ser un buen comunicador, gestor y entrenador de sus empleados. Su papel como coach será un elemento fundamental para que las personas que dependen de él sean capaces de percibir el cambio como un algo positivo. De esta manera, podrán derribar más fácilmente las barreras y obstáculos que se encuentren en el proceso de adaptación.

Coaching para empleados

A la hora de establecer las bases del coaching que debe ejercer un líder del proceso de cambio es necesario prestar especial importancia a los siguientes factores:

  • Conocimiento personal de la situación de cada empleado, para saber cuáles son sus necesidades concretas.
  • Ofrecimiento de soluciones diversas y razonadas, para que el trabajador pueda decidir la más adecuada según su criterio y, por lo tanto, se sienta implicado en el proceso.
  • Crear esperanzas reales de que el cambio será bueno tanto para la empresa como para los trabajadores. Destacar los beneficios tangibles es indispensable para conseguirlo, y esto puede incluir también la posibilidad de ofrecer una remuneración extra a cambio de cumplir ciertos objetivos.

Conclusiones

No es ningún secreto que la gestión del cambio organizacional es un ingrediente clave para una implementación exitosa de ERP.

Los empleados son generalmente abrumados con la cantidad de cambios requeridos por las implementaciones de un ERP, así que es importante elaborar una estrategia de comunicación adecuada. A medida que los cambios específicos deben ser claramente definidos para los empleados, las comunicaciones entregadas a cada grupo de trabajo y empleado individual también deben adaptarse a sus requisitos de trabajo específicos. El qué, cuándo, por qué y cómo de los cambios específicos para grupos de trabajo individuales deben ser comunicados a los empleados.

En definitiva, se puede decir que conseguir que la alta inversión económica que representa la adquisición e implementación de un nuevo sistema ERP en una empresa necesita ser valorada con todas sus consecuencias, si se quiere realmente conseguir un buen ROI. Esto implica ir más allá de la tecnología y pensar en la necesidad de preparar e involucrar a los empleados en todo el proceso de gestión del cambio de manera efectiva.

Fuente: https://www.datadec.es/blog/la-gestion-del-cambio-es-critica-para-asegurar-el-retorno-al-invertir-en-un-erp

 

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