Los 6 objetivos de los indicadores de gestión logística

Evaluar los logros, medir el progreso o detectar fallos o desviaciones son algunos de los objetivos de los indicadores de gestión logística. Su aplicación parte de la estrategia, se nutre de la visión y misión empresariales, para integrarse en el corazón de los procesos operativos, de donde extraen todo el valor que ayudará a la organización a aprovechar oportunidades y luchar contra las posibles amenazas que puedan surgir.

La toma de decisiones y la correcta organización logística en un entorno industrial no pueden basarse en corazonadas o intuiciones. Los datos objetivos obtenidos de mediciones periódicas sirven de guía para obtener una instantánea de la realidad, punto de partida para la toma de acción.

Con demasiada frecuencia, la gestión de la calidad se interpreta como la planificación y la observación de un conjunto de medidas destinadas a ofrecer productos o servicios de acuerdo con unos determinados estándares de calidad, establecidos de un modo unilateral por los responsables de la compañía. Sin embargo, la realidad es mucho menos relativa y ambigua y, como veremos enseguida, la jurisdicción de la gestión de la calidad traspasa con creces los límites de la mera producción o la prestación de determinados servicios, algo que condiciona de un modo determinante la selección de los indicadores de calidad más adecuados.

¿Qué son los indicadores de gestión logística?

Antes de ahondar más en los objetivos y cómo implementar los indicadores de gestión logística, hay que conocerlos más en profundidad. Los indicadores de gestión logística son medidas de rendimiento que se pueden cuantificar y que siempre van relacionados con la actividad logística. Su objetivo está claro: evaluar el desempeño y el resultado que se obtiene en cada uno de los procesos de la empresa. De esta manera, gracias a la información que dan estos indicadores se pueden tomar decisiones e ir puliendo los procesos logísticos de tal manera que se alcance la excelencia en cada uno de ellos.

Para que estos indicadores funcionen es necesario tener claro los objetivos de los KPI’s clave del desempeño logístico:

1. Aumentar la competitividad de la empresa.
2. Minimizar errores.
3. Aumentar los niveles de calidad.
4. Disminuir el gasto.
5. Incrementar la productividad.
6. Mejorar el rendimiento.

Para conseguir estas metas hay que procurar que la medición de estos KPIs en Supply Chain sean:

•  Relevantes: que aporten datos significativos, útiles y clarificadores.
•  Realistas: que sea posible efectuar las mediciones en condiciones de coherencia de tiempo, recursos y presupuesto.
•  Cuantificables: deben poder ser expresados en números o porcentajes.
•  Periódicos: una medición aislada en el tiempo no aporta la información necesaria, por eso la recogida de datos debe mantener una cierta frecuencia que habrá de determinarse desde la definición del indicador.
•  Atribuibles: cada KPI debe tener uno o varios responsables de las mediciones, los cuales deberán reportar a una o varias personas al cargo de registrar y analizar esas métricas.
•  Asociados a variables temporales o permanentes: en función de su validez y necesidad de revisión.
•  Sujetos a un formato específico: que responde a las necesidades a que dan cobertura.
•  Consistentes: utilizando siempre la misma fórmula, para hacer posible la comparación de los resultados que aportan a lo largo del tiempo.

Indicadores de calidad: una visión integral de la cadena de suministro

Los indicadores de calidad, como decíamos, se reducen con demasiada frecuencia a evaluar la calidad del producto final o el servicio prestado en función de los estándares establecidos en el manual de calidad de una compañía, la herramienta principal que determina la selección de los indicadores más adecuados para cada caso.

Es, pues, en el manual de calidad donde radica el fundamento para la adopción de una política de calidad adecuada, un manual que en su elaboración debería primar la consideración de los estándares definidos por las agencias internacionales y no otro tipo de criterios particulares. Como hemos visto en anteriores ocasiones, la observación de la norma ISO 9001 es, en estos casos, imprescindible, una norma que obliga a considerar el conjunto de operaciones, procesos y actividades implicadas en la cadena de suministro de un modo integral.

Si tenemos en cuenta que el objetivo último de cualquier modelo de gestión de calidad es incrementar el nivel de satisfacción del cliente, cualquier eslabón de la cadena cobra una importancia más que relevante para obtener un resultado final óptimo. Y en el caso de las compañías especializadas en logística y transporte, esto deviene especialmente trascendental.

Desde la planificación hasta la recepción de la mercancía por parte del cliente, e incluyendo por supuesto las operaciones de logística inversa que se lleven a cabo, todos y cada uno de los procesos y las actividades implicadas en la prestación del servicio desempeñan un papel crucial a la hora de cumplir con unos estándares de calidad objetivos. Por este motivo, y a modo de ejemplo, podemos enumerar algunos de los indicadores de calidad ineludibles que deben figurar en todo cuadro de mando destinado a la monitorización de operaciones logísticas y de transporte:

• Relación costes-beneficios: la reducción de costes o la búsqueda de mayores beneficios no debe, en ningún caso, repercutir en los niveles de calidad exigibles. Por ello, los indicadores de calidad seleccionados para este fin deben poner en relación estos aspectos, procurando fijar unos mínimos de calidad inquebrantables y obligando a buscar modos alternativos de reducir costes y ampliar márgenes de beneficio que no afecten a la prestación de un servicio de calidad.
• Tiempos: la reducción del tiempo en la gestión, la carga y la distribución de mercancías redunda indefectiblemente en la mejora de la calidad del servicio, por lo que este ítem debe contar con los indicadores oportunos en el conjunto de los KPI de calidad que se implementen.
• Nivel de satisfacción del cliente: es imprescindible contar con indicadores que permitan medir de un modo objetivo el grado de satisfacción del cliente con el servicio prestado. En este asunto entran en juego tanto indicadores de tipo cuantitativo (número de quejas recibidas, atenciones prestadas por parte del servicio de atención al cliente…) como indicadores cualitativos (observaciones del cliente, comentarios recibidos a través de distintos canales…).
• Operaciones de logística inversa: estas operaciones deben contar con indicadores específicos que evalúen aspectos como los tiempos de recogida y devolución de mercancías al punto de origen, costes repercutidos al cliente, márgenes de beneficios-pérdidas, impacto medioambiental de estas operaciones

Los indicadores de gestión logística más importantes

No existe una fórmula única para todas las empresas. Los objetivos, así como los KPI, varían en función de diferentes aspectos. Se han realizado varios estudios sobre el desempeño de la logística y los resultados son que no existe un único KPI que cubra todos los departamentos de logística.

Sin embargo, existen algunos indicadores clave de desempeño comunes a la mayoría de empresas e industrias. Algunos de ellos son los que permiten conocer más acerca de temas como: el ahorro de costes, calidad de servicios, perfección de la entrega y control de inventario.

Además, es preciso tener en cuenta que la importancia de estos KPI para la eficacia general de un departamento de logística o una empresa de la cadena de suministro está sujeto a variaciones, y, por ello, puede cambiar con el tiempo. Esto significa que, sean cuales sean los indicadores elegidos, esta lista deberá evaluarse y modificarse periódicamente.

A la pregunta específica de «¿qué KPI de logística utilizar en mi empresa?», habría que explicar que, obviamente, la respuesta de los mejores indicadores de logística dependen del sector, del mercado, del tipo de empresa, de la estrategia, etc. Pero vamos a proponer cinco áreas de logística sobre las que deben centrarse los principales KPI. Se trata de las siguientes:

1. KPIs de producción:  los KPI de producción son aquellos que permiten el seguimiento de los procesos de producción para tomar la decisión de seguir con la estrategia que se viene aplicando o de cambiarla para obtener mejores resultados. 

•  Capacidad máxima de producción.
• Capacidad de producción utilizada.
•  Rendimiento de equipos.
•  Rotación de bienes y productos.
•  Costes de control de calidad.
•  Estado de la producción.

2. KPIs de almacenamiento e inventario: los KPI de almacenamiento e inventario permiten a las empresas controlar la marcha del almacén y el stock. El estudio de estos indicadores ayuda a obtener una idea más precisa de la idoneidad del inventario y la función de almacén y su adecuación a las necesidades reales del supply chain.

•  Costes de almacenamiento globales.
•  Costes de inventario globales.
•  Coste de unidad almacenada.
•  Coste del control de almacén.
•  Coste del control de inventario.
•  Coste de mantenimiento de instalaciones.
•  Estado del almacén.
•  Estado del inventario.

3. Indicadores de gestión logística de abastecimiento y compra: estos KPIs son esenciales para comprender el rendimiento del sistema en estas áreas, permitiendo confirmar si los costes están justificados y facilitando la detección de cualquier anomalía. Se trata de aquellos indicadores cualitativos y cuantitativos que sirven para medir el rendimiento de los procesos de compras y elementos que influyen en él:

•  Costes de abastecimiento globales.
•  Costes unitarios.
•  Costes de control de calidad.
•  Costes de certificaciones.
•  Estado de los pedidos a su recepción.
• Ratio de ventas sobre gasto
• Desviación respecto al presupuesto
• Ahorro total de costes
• Calidad del suministro
• Cumplimiento del servicio

4. KPIs de transporte y distribución: el estudio de estos indicadores permitirá ganar visibilidad sobre la capacidad de respuesta de la cadena y su flexibilidad.

•  Costes de transporte.
•  Costes operativos.
•  Costes unitarios.
•  Costes exportación.
•  Estado de la función transporte.
•  Estado de la función distribución.

5. KPIs de entrega y servicio al cliente: los indicadores que se proponen en este área relacionan los costes asociados con las operaciones con la fiabilidad alcanzada por las mismas, que repercute directamente en la satisfacción del cliente. Son ideales para comprender si el rendimiento y la calidad del servicio cumple las expectativas de los clientes

•  Costes por operación del centro logístico.
•  Costes logísticos globales.
•  Costes documentales.
•  Estado de las entregas.

Otros ejemplos de indicadores gestión CdS

Un compendio bastante completo de indicadores de gestión para el supply chain puede encontrarse en el libro «Un enfoque integrado BSC-AHP para la evaluación de la gestión de la cadena de suministro» de Milind Kumar y Rajat Bhagwat. Los autores, desde su conocimiento de la materia, proponen los siguientes:

KPI de finanzas

• Retorno de la inversión (ROI).
• Ajuste con el presupuesto.
• Grado de colaboración entre empresa y proveedor.
• Costo de operación por hora.
• Información sobre la gestión de costes.
• Tasa de rechazo de cada proveedor.

KPI de clientes

• Percepción de valor del producto recibido por el cliente.
• Gama de productos y servicios.
• Tiempo de entrega del pedido.
• Flexibilidad del servicio específico al cliente.
• Eficiencia en la entrega de la factura.
• Fiabilidad de los envíos.
• Capacidad de respuesta en las entregas urgentes.
• Información sobre la gestión de costes.
• Calidad de la documentación de entrega.
• Calidad de los productos entregados.
• Entregas con cero defectos.

KPI de compras

• Ratio de ventas sobre gasto
• Desviación respecto al presupuesto
• Ahorro total de costes
• Calidad del suministro
• Cumplimiento del servicio

KPI de procesos

• Tiempo de ciclo total de la cadena de suministro.
• Tiempo de entrega del proveedor frente al estándar de la industria.
• Tasa de entregas del proveedor con cero defectos.
• Precisión de las técnicas de predicción.
• Tiempo del ciclo de desarrollo de productos.
• Tiempo de ciclo de los pedidos.
• Costo total del inventario
• Costo de inventario de materias primas e insumos.
• Costo de inventario de productos en tránsito.
• Costo de inventario de productos terminados.
• Costo de los residuos.
• Porcentaje de las compras retornadas.

KPI de Desarrollo interno

• Capacidad de respuesta a los problemas técnicos.
• Iniciativas viables para la reducción de costes.
• Procedimientos de reserva de proveedores.
• Métodos de entrada de pedidos.
• Precisión de las técnicas de predicción.
• Tiempo del ciclo de desarrollo de productos.

Establecimiento de indicadores de gestión logística

Dentro de cada indicador son varios los puntos que hay que establecer. Dicho de otra forma, hay que construir el indicador sobre unos puntos sólidos para que, después de implementarlo, pueda aportar la información que realmente se precisa de él. Una guía básica para la construcción de los indicadores podría ser la siguiente:

• Objetivo del establecimiento del indicador.
•  Definición.
•  Fórmula de cálculo.
•  Periodicidad de toma de registros.
•  Responsable de la recogida de datos.
•  Fuente de información.
•  Fuentes de verificación.
•  Obligaciones de reporting.

Lo ideal, una vez se cuenta con la información proporcionada por cada indicador, es no sólo hacer un análisis basado en comparativas internas de la propia evolución empresarial, sino ampliar este estudio a todo el sector, y cotejar los datos recogidos con los de mercado y, si es posible, los de los competidores, para lograr unos resultados más completos que garanticen un mejor respaldo a la toma de decisiones estratégica.

La importancia de un buen cuadro de mando para la medición del desempeño en la cadena de suministro

Las herramientas de estos sistemas de medición se recogen en el diseño del cuadro de mando que agrupa estructural y gráficamente los KPI y los informes pertinentes. Éste deberá ir actualizándose constantemente para una óptima gestión de la cadena de suministro.

Condicionados por los avances en TIC, cobra una gran importancia el Business Intelligence, es decir, los sistemas de inteligencia empresarial, por la forma de administrar y aglomerar al conjunto de herramientas y estrategias destinadas a la gestión del Big Data y al seguimiento de los indicadores. De esta manera, toda la organización, en cualquier momento y lugar puede consultar la información desde todo tipo de dispositivos electrónicos.

Fuente: https://retos-operaciones-logistica.eae.es/los-6-objetivos-de-los-indicadores-de-gestion-logistica/